Очередность в распределении времени

Когда на ваше время и внимание претендует несколько людей, лучше всего создать систему, которая справедлива для всех. У Сэлли из группы стенографисток полдюжины «начальников», которые дают ей работу в порядке живой очереди. Однако, когда заказ поступает от главы фирмы, то он получает «зеленую улицу». Если же два других «начальника» одновременно требуют ее услуг, то она либо предлагает им самим найти выход, либо идет к руководителю фирмы, чтобы он разрешил конфликтную ситуацию.

Очередность в распределении времени, как и справедливость в распределении других благ, особенно важна для детей, которые часто соперничают за внимание и время своих родителей. Например, за нашим обеденным столом есть одно место, рядом со мною и моей женой, которое больше всего любят все наши дети. Мы бы хотели, чтобы все они сидели около нас все время, но это невозможно. В интересах справедливости это место по очереди занимает каждый из троих.

Мы стараемся также равномерно распределить время и внимание между детьми перед тем, как они укладываются спать. К счастью они все ложатся спать в разное время. Мы поочередно заводим будильник на пятнадцать минут, которые целиком посвящены прощанию перед сном с каждым из них.

Вне зависимости от того, какой способ вы изберете для того, чтобы оградить себя от чрезмерных просьб, следует в то же время проявлять внимание и предусмотрительность в отношении других людей. Если вы будете стараться уважать интересы других людей и не допускать пустой растраты их времени, они также будут проявлять предупредительность к вам и уважать ваше время. А разве вы не стремитесь получить больше времени, чтобы делать ваши дела?

Глава 12.

Как найти тихий час для себя

Допустим, в соответствии с вашим расписанием вы выделили особое время для напряженных размышлений. Вопрос в том: «Оставят ли вас в покое, чтобы вы могли по-настоящему сосредоточиться?» Как прекрасно знает всякий служащий, поток посетителей и телефонные звонки не прекратятся только потому что вы решили побыть наедине с самим собой. Кроме того, возможно, что вы не захотите пребывать в гордом одиночестве. Большинство людей испытывают потребность в обществе других людей, когда они занимаются своими делами. Надо лишь продумать, как регулировать ваше общение с другими людьми.

«У тебя найдется минутка?» – этот вопрос на самом деле означает: «Можно я привлеку твое внимание к предмету, обсуждение которого займет неопределенно долгое время?» Поэтому в следующий раз, когда вы услышите вопрос: «У тебя найдется минутка?», вы можете сказать: «А на это действительно потребуется минутка?», или «Конечно, минутка у меня найдется, но если это дело потребует больше времени, давай займемся им попозже».

Кто чаще всего врывается в вашу жизнь? Может быть это – Наименее Значительные Лица? Вам стоит это выяснить. Если перерывы в вашей работе, вызываемые внешним вмешательством, создают вам серьезные трудности, то постарайтесь вести учет звонков и посетителей. Руководитель одного благотворительного фонда мистер Джэксон вел такой учет в течение недели. Он записывал имена тех, кто его отвлекал от дел и по какой причине, а затем отмечал, были ли у него заранее намечены беседы и встречи с этими расхитителями времени. Результаты учета подтвердили справедливость правила 80 20. Восемьдесят процентов вмешательств в его дела осуществляли 20 процентов посетителей и телефонных собеседников. Наибольший урон нанесли два человека: его помощник и другой подчиненный.

Такая активность вполне поддается регулированию, и я вам покажу, каким образом это можно делать. Но даже если у вашего начальника есть привычка вызывать вас утром в свой кабинет и уничтожать тщательно подготовленный вами план действий, неожиданно давая вам задание, выполнение которого займет большую часть дня, вам не стоит совершать харакири. Попробуйте испытать на практике следующие идей.

Постарайтесь тактично убедить вашего начальника в том, что гораздо лучше будет не только для вас, но и для него, если вы будете заранее знать о его заданиях. В этом случае вы сможете более реалистично оценивать ваши возможности и планировать свой день. Возможно, что ваш начальник (или клиент) придает неоправданно большое значение делам, которые можно сделать не в спешке, а в порядке очередности.

Вам следует подумать и о том, не является ли привычка начальника сваливать на вас неожиданные задания результатом того, что вы сами его приучили к такому поведению. Если это так, то постарайтесь сделать себя трудно уловимым или попытайтесь перепоручить другим исполнение этих заданий. Аналогичным образом следует действовать и в отношении чрезмерно требовательного покупателя.

Проблемы мистера Джэксона были легко разрешимы. В прошлом у помощника была привычка врываться в кабинет мистера Джэксона как на пожар, как только возникала какая-либо проблема. Теперь мистер Джэксон вместе с помощником составил расписание, которое предусматривало три посещения начальника в течение дня: в 9.30, 13.30 и 15.30. Помощник мистера Джэксона должен был накапливать все возникавшие проблемы к этому времени, за исключением чрезвычайных ситуаций. Лишь в том случае, когда помощник был твердо убежден, что дело не требует отлагательств, он позволял себе внеочередной визит к мистеру Джэксону.

С другим подчиненным дело было посложнее. Служащий по фамилии Андерсен не чувствовал уверенности в себе. Для того, чтобы он выполнял свои обязанности, ему надо было постоянно говорить, что он все делает правильно. Он постоянно отвлекал внимание мистера Джэксона делами малозначительными, которые ему казались срочными, настаивая, чтобы начальство немедленно ими занялось. Кроме того, Андерсен был крайне нерешителен и был не в состоянии принять собственное решение. Во время своих частых визитов он упорно пересказывал множество ненужных деталей каждого дела, хотя мистер Джэксон не нуждался в них для того, чтобы принять решение.

В целом Андерсен был неплохим работником, и мистер Джэксон не хотел задевать его откровенным требованием, чтобы он перестал его тревожить по пустякам. Наконец, мистер Джэксон решил, что постоянное общество Андерсона – это недопустимая для него роскошь. Или же Андерсон будет действовать самостоятельно, или же его придется заменить кем-то, кто не будет так безжалостно отнимать у мистера Джэксона его время. При всем его хорошем отношении к Андерсону, Джэксон не мог больше терять на него столько времени. В конечном счете Андерсон был перемещен в другой отдел, в котором он чувствовал себя более уверенно, хотя эта работа не была столь уж захватывающей.

Учет, который вел другой начальник, мистер Фрэнк, позволил вскрыть другие проблемы. Каждые две-три минуты его беспокоил один из его многочисленных сотрудников. Он принял решение перестроить работу таким образом, чтобы передать больше ответственности своим заместителям, и стал постоянно предлагать сотрудникам обращаться к ним по всем вопросам. Раз в неделю он стал проводить собрания сотрудников, потому что сделанные им записи убедили его в том, что многие из них обращались к нему для того, чтобы узнать кто чем занимается. Кроме того, мистер Фрэнк стал рассылать памятные записки всем сотрудникам по текущим делам, так как он понял, что нехватка информации ведет к ненужным перерывам в его работе.