Как создать систему видео, аудио и текстовых инструкций на предприятии?

Наверняка, Вы слышали, что многие люди, после обучения тому или иному производственному процессу, просят показать еще раз или повторить. Однако, есть те, кто не переспрашивает. Обычно это те люди, которые делали себе заметки и вели конспекты.

Этот факт свидетельствует о том, что восприятие у разных людей разное. Кинестетики, аудиалы, визуалы и смешанные типы усваивают информацию разными способами. Кинестетики берут в руки со словами «дайте посмотреть» или записывают, усваивая информацию через чувственное восприятие. Или повторяя за обучающим, нарабатывают ту или иную прикладную компетенцию.

Визуалам достаточно пронаблюдать некий процесс. Их фотографическая память феноменальна, а на слух информацию они не воспринимают. Кинестетики и визуалы – это те сотрудники, к которым применима поговорка “Влетает через одно ухо, а через другое вылетает». Проблема не в отсутствии заинтересованности, неразвитости, а в том, что звучащая речь трудна для их восприятия. Такими они родились. А вот тем, кто воспринимает информацию через органы слуха – аудиалам – фактически бесполезно показывать или записывать, или читать инструкции, им необходимо рассказать.

Что же сделать, чтобы сэкономить на времени на объяснениях, на зарплатах тренинг-менеджеров, не отрывать квалифицированных сотрудников от работы для обучения новичков, особенно при текучке кадров низко квалифицированных сотрудников, иных затруднениях?

Например, как обучить корейцев российской методике трехступенчатой омолаживающей терапии с введением препаратов в биоактивные точки тела, или для обмена опытом между нейрохирургами, когда личное присутствие на обучении или операции по каким-либо причинам затруднительно или просто невозможно.

Эффективное обучение методикам и производственным процессам осуществляется с помощью видео и аудио инструкций.

Инструкции, как описание бизнес-процессов, нужны не только для обучения – это еще и прекрасный способ проанализировать производственные процессы в организации. Заняться этим должен собственник, первое лицо предприятия. Именно он лучше всех знает обо всей цепочке процессов, происходящих в компании. К тому же, наемные сотрудники чаще всего делают эту работу «спустя рукава». И только собственник, нацеленный на успех своего бизнеса, на отстройку от конкурентов, может лучше всего описать и проанализировать бизнес-процессы своего предприятия.

Начинать описание бизнес-процессов следует с конца, постепенно передвигаясь к предыдущим шагам, приведшим к результату. Нарисуйте схему, где в самом верху разместите тот результат, к которому приводит определенный бизнес-процесс. Ниже укажите последний шаг, после которого Вы приходите к результату, еще ниже – предыдущий шаг и тд. Таким образом, Вы описываете все шаги процесса. Вы будете удивлены, но в результате может выясниться, что некоторые шаги «лишние», что можно не осуществлять некоторую работу, при этом, приходя к тому же результату. Таким образом, Вы оптимизируете свои бизнес-процессы.

Конечный результат

Последний шаг (n)

Предыдущий шаг (n-1)

И так далее до начала (1)

Начало

После того, как Вы расписали все производственные процессы в виде блок-схем, цепочки действий. Необходимо определить какие из инструкций Вы оставите в таком виде, какие будут текстовыми блоками, какие видеоинструкциями и какие аудиоинструкциями.

Видеоинструкции – это обычно запись экрана, с определенной последовательностью действий. Например, запись правильности формирования бухгалтерского баланса. Такая инструкция поможет Вам быстро и эффективно ввести в курс дела нового сотрудника, даже не самого опытного. Также, при помощи видеоинструкций, Вы можете объяснить новому человеку, как нужно общаться, какая последовательность действий при продаже и тд. Аудиоинструкции – голосовая запись, чаще всего, подкрепляющая текстовую инструкцию.

Видео-, аудио- и текстовые инструкции – создаются для грамотной, эффективной работы организации. Хотя, на первых порах ввода инструкций в работу, Вы можете столкнуться с негативным восприятием нововведений от сотрудников, даже с саботажем. Главное – объяснить коллегам, какую пользу несет применение инструкций и отладка бизнес-процессов. Какие действия теперь не нужно будет совершать, какие этапы в работе исчезнут, какие станут эффективнее, где не нужно лишних согласований и тд. Обязательно назначьте ответственного по каждому этапу работ.

Конечно, Вы можете заснять обучение на телефон - создать самостоятельно аудио-видео файл, перебросив в компьютер, сохранить в папку «обучение» и показывать новым сотрудникам, или вывести на плазму и показывать на выставке. Дополнительных средств и знаний требует наложение субтитров или звучащего перевода на другой язык, или создание единого фильма из отснятых роликов - монтаж файлов, а также профессиональная съемка. Для этого существуют профессионалы, специализирующиеся именно на создании обучающих роликов.