Общая характеристика современных документов.
История возникновения и развития документов
Документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" –оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитии системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов. После "Русской правды" древнейшим документом считается "Грамота великого князя Мстислава Владимировича и его сына Всеволода 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("Вот я") становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. С 1811 г., после принятия "Общего учреждения министерств", активно формируются характерные черты канцелярского стиля. В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е гг. ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.
Слово «документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении этот термин имеет несколько значений:
1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…
2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.).
3. Письменное свидетельство о чем-нибудь...
Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых разных областях человеческой жизни. Для юриста, например, это, в первую очередь, средство доказательства, для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.
Но для всехдокумент – это «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».
Функции документов:
1) они являются источниками и носителями информации;
2) они являются свидетельством, доказательством определенных фактов и, следовательно, имеют большое правовое значение;
Документы служат материалом для обработки и извлечения необходимой информации.
К документам и их составлениюпредъявляются такие требования:
1) документ должен выдаваться уполномоченным органом или лицом в соответствии с его компетенцией;
2) документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов;
3) документ должен быть достоверным, базироваться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.Информация, которая содержится в документах, должна быть полной;
4) документ должен составляться по установленной форме,выполнение которой является обязательной для всех;
5) документ должен быть безупречно отредактированным и оформленным.Внешний вид документа свидетельствует о стиле работы предприятия и личной культуре его сотрудников.
Классификация документов
Можно выделить следующие группы основных документов управления:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчёты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
Каждый документ имеет свою композицию, т.е. построение, обусловленное его материалом, логичное размещение всех его составных частей. Наиболее рациональным считается композиционное построение, состоящее из трех частей:
-заголовочной (включает реквизиты, размещенные до реквизита «текст»;
- основной (включающей «текст» и «приложения»);
- оформляющей («дата», «подпись», «печать»).
Требования к составлению документов.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.
Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,
текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.
Реквизиты документов – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).
Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.
К обязательным реквизитам служебных писем относят следующие:
| Наименование реквизита | Пример |
| 1) наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя) | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР |
| 2) полное наименование учреждения адресанта (отправитель) | ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ |
| 3) название структурного подразделения | Кафедра русского языка |
| 4) справочные данные организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные) | 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 |
| 5) название вида документа | (только для гарантийного письма) |
| 6) дата | 01.02.2016 |
| 7) индекс (номер) документа | № 1153/1 12 |
| 8) место составления или выдачи документа | г. Донецк |
| 9) адресат (получатель документа) | Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
| 10) заголовок к тексту | Об участии в студенческой олимпиаде «Русский язык и культура речи» |
| 11) текст | Кафедра украинского и русского языков ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года. |
| 12) отметка о наличии приложения | Приложение: 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
| 13) подпись | С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. К.Н. Макаров |
| 14) печать | М П |
Напомним правила оформления этих реквизитов.
Реквизит «название министерства или ведомства»
Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя). Расположение – в верхней части документа.
Реквизит «наименование учреждения адресанта»
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование.
Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве о регистрации. В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. Адресантом (во внутренних документах) может быть и структурное подразделение (составная часть предприятия или организации).
Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «название министерства и ведомства».
Реквизит «справочные данные об организации»
Совокупность перечисленных в реквизите данных (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора − коммерческие данные).
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа.
Реквизит «название вида документа»
Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «справочные данные об организации» и указывают от границы левого поля или посредине страницы, например, Заявление, ЗАЯВЛЕНИЕ, заявление.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата документа»
Дата –один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т. п. − оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака либо 4 знака) Например, дату 6 апреля 2010 года следует оформлять 06.04.2010.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 2010 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
В личных документах дату проставляют под текстом слева. В записках –под названием вида документа, в письмах − по справочным данным адресанта.
Реквизит «индекс (номер) документа»
Индексом (регистрационным номером) является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата» или с названием вида документа.
Реквизит «место составления или выдачи документа»
Указанный реквизит используется в большинстве документов. Место составления указывается тогда, когда его нельзя определить по наименованию организации автора. На внутренних документах место составления обычно не указывается. Этот реквизит располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера документа.
Реквизит «адресат»
Этот реквизит включает наименование и почтовый адрес получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес.
Например: 83062, г. Донецк, ул. Куйбышева,31.
Адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору ООО «Эра»
г-ну Скорину И.В. 83062, г. Донецк, Куйбышева, 31
Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» или «г-ну».
Если документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам − почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
83063, г. Донецк, ул. Куйбышева, д. 22, кв. 17
Лунину П. В.
При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.
Реквизит «адресат» печатается в верхней части листа документа.
Реквизит «заголовок к тексту»
Заголовок − краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например: «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например: «Акт инвентаризации», «Договор аренды», «Протокол заседания совета директоров».
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Реквизит «текст»
Является основным в документе. Оформляется в виде связанного текста, таблицы, анкеты.
Реквизит «отметка о наличии приложения»
Если к документу имеются приложения, то после текста ставится отметка об их наличии.
Реквизит «подпись»
Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например:
Директор подпись А. В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью,
если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ+» подпись А.И. Смелов
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» или «приложение».
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Совокупность реквизитов, размещенных в установленной последовательности, образует формуляр. Типовые формуляры служат базой для составления бланков отдельных видов документов.
Бланк – это лист бумаги с указанными на нем реквизитами, которые содержат постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки справок, приказов, служебных писем, протоколов. Использование бланков придает официальность, облегчает их составление.
Образец оформления основных
реквизитов документа (на примере письма)
| МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра русского языка 83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78 | |
| Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко |
01.02.2016 № 1153/1 12
г. Донецк
Об участии в студенческой
олимпиаде «Русский язык и культура речи»
Кафедра русского языка ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года.
| Приложение: | 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз. |
| С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. | _____________ (подпись) | К.Н. Макаров |
| М П |