Языковые конструкции в тексте деловых писем.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются:

· от третьего лица единственного числа, например: Завод «Прогресс» не возражает...; Кооператив «Поиск» гарантирует... Совместное советско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает...;

· от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят...;

· от первого лица множественного числа, например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...

Если автор – лицо физическое, то действия передаются:

· от первого лица единственного числа, например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...;

· от первого лица множественного числа, например: Поздравляем... Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...

I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки:

· Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно...

· Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...

· Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от... за №...

· Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за №... в связи с...

Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.:

· Мы получили ваши письма от ...

· Ваше письмо от... за №... нами получено и...

· Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ...

· Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (... спецификаций на...)

· C благодарностью подтверждаем... (...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...)

· Завод «Прогресс» подтверждает... (...условия поставки оборудования...)

Выражение благодарности:

· Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо)

· Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ)

· Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)

Выражения, объясняющие мотивы:

· В порядке оказания технической помощи...

· В связи с тяжелым положением...

· В связи с проведением совместных работ...

· В соответствии с письмом заказчика...

· В соответствии с протоколом...

· В целях усиления охраны государственного имущества...

· В ответ на вашу просьбу...

· В подтверждение нашего телефонного разговора...

· В подтверждение нашей договоренности...

· Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля, заказываем...)

· На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между...)

· В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 20 января 2016 г. предлагаем...)

II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:

· Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах...

· Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...

· Суть нашего предложения заключается в следующем...

· В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением...

· Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...

· Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась...

· В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по...

Интерпретация собственной позиции:

· Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

· Нам представляется оправданным...

· Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам...

· В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для...

· Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...

· Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями...

· В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...

· Мы не можем поставить вам...

Интерпретация действий другой стороны:

· Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм...

· Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...

III. Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:

· Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...

· Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке...

· Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе...

· Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу...

· Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...

· Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения...

· Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...

· Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа...

· Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса...

Выражение просьбы:

· Просим... (...проверить ход выполнения работ...; ...выслать в наш адрес более подробную информацию...; ...принять меры...)

· Прошу... (...сообщить данные о производительности...)

Отправка документов или материальных ценностей:

· Направляем... (...чертежи сборки машин...)

· Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)

· Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)

Напоминание:

· Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... )

· Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...; ...срок представления рукописи истекает...)

Извещение:

· Сообщаем, что... (...к сожалению, не можем вам выслать...; ...задержка в отгрузке произошла в связи с...)

· Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...; ...ваше предложение принято... )

Гарантия:

· Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... )

Предложение:

· Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. ...)

· Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...)

· Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по...)

Приглашение:

· Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; ...Вас принять участие в обсуждении проекта...)

· Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)

Отказ и отклонение предложения (проекта):

· Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

· Присланный вами проект ... не может быть утвержден нами по следующим причинам: ...

Заключительные слова:

· Убедительно просим вас не задерживать ответ...

· Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...

· Надеемся, что наша просьба будет выполнена

Формула вежливости. Заключительная часть.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

…………………….

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим вас не задерживать ответ...» или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)».

Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и других языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Если в начале письма была использована форма «Уважаемый...», то завершать письмо формой «С уважением...» не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, нелепа. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

ПРИМЕРЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

ПИСЬМО ИНОСТРАННОМУ ПАРТНЕРУ Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления. Современный стиль оформления предполагает размещения реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

имени и фамилии получателя;
наименования компании;
номера дома, улицы;
города;
штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;
страны.

При написании писем все чаще используется "открытая пунктуация", т. е. без запятых. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены. В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращенным RSVP (пожалуйста, ответьте). Пример письма

RIVER BANK HOUSE Your ref: RM/si Our ref: DB/ap/175		67,UPPER THAMES STREET, London, EC 4 V 3AH Telephone: 01 248 2217 (30 lines) Telex: 886678 LDN
Mr R. Morrison P. Marlow & CO. LTD 21 Bird Street London E1 6 TM		17 May 2016
Dear MR Morrison _Order 345 Unfortunately, we have not yet received the compurters "OPTIMA 133" which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money. We look forward to hearing from you. Yours sincerely D. Barker Mr Derec Barker Manadger Encl. Order 345 Carbon copy M. Pryor

Перевод на русский язык

РИВЕР БАНК Ваш номер: RM/si Наш номер: DB/ap/175		67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ, Лондон, ЕС 4 V 3AH Телефон: 01 248 2217 (30 линий) Телекс: 886678 LDN
Господину Моррисону П. Марлоу & К. Лтд 21 Берд Стрит Лондон Е1 6 ТМ		17 мая 2016
Уважаемый г-н Моррисон, О заказе No.345 К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры "ОPTIMA133", которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги. Жду Вашего ответа. Искренне Ваш Д. Баркер Г-н Дерек Баркер Управляющий Прил. копия заказа 345 Копия М. Прайеру

РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.

Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.

Оформление

Рекомендательное письмо представляет собой одну из разновидностей деловых писем, поэтому все правила оформления деловых писем полностью распространяются и на рекомендательные письма.

Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к конкретному адресату. Однако если адресат известен, то желательно указать его реквизиты.

Если рекомендация исходит не от частного лица, а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке организации.

Рекомендуемый объем письма - одна страница машинописного текста.

Структура письма

I. Заголовок

Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа: Рекомендательное письмо.

Для рекомендательных писем от частных лиц заголовок ограничивается лишь названием документа.

II. Текст письма

Текст рекомендательного письма начинается с красной строки и должен содержать следующие основные пункты:

1. Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого.

2. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала. Например:

Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор»
с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по
16 марта 2002 г. – в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. – в должности старшего менеджера того же отдела,…

Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера – в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством,…

3. Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т.д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества (например: самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.). Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.

4. Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.

5. Выводы: краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете). Например:

Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (или …имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.

6. Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

III. Подпись.

Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо. Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА

Информационное письмо ставит своей задачей своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают с целью рекламы деятельности отдельных организаций. Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Информационные письма подразделяются на:

· письмо-сообщение (письмо-извещение, письмо-уведомление) – готовится при необходимости информирования о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес для отправителя и адресата. Примером таких писем являются: сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Может быть отправлено из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т.п.;

· письмо-подтверждение – подтверждает какой-либо факт, действие; получение документов, материалов, товаров и т.п. Чаще всего является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру;

· письмо-заявление – объясняет причины, формулирует позицию автора по каким-либо вопросам, акцентирует внимание адресата на решении определенных задач и т. п.;

· письмо-напоминание – направляется, когда не удается в оговоренные ранее сроки получить необходимый ответ или добиться выполнении принятых решений, договоренностей. Цель такого письма – тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства;

· рекламно-информационное письмо– содержит рекламную информацию о производимых товарах или услугах, информирует клиентов о позитивных изменениях в ценовой политике, расширении ассортимента товаров или услуг.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

· В ответ на Ваше письмо...

В дополнение к нашему письму...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...
Согласно протоколу о взаимных поставках...

или

В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...
Для решения спорных вопросов...
В целях безопасности прохождения груза...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме
1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

Сообщаем, что...
Извещаем...
Уведомляем...
Информируем...
Ставим Вас в известность, что...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...
Доводим до Вашего сведения, что...
Нам приятно сообщить (Вам), что...
Имеем честь сообщить (Вам), что...
С радостью сообщаем (Вам) о...

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

· ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что...

ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о...

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.

В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.

При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:

· Мы получили Ваши письма от ...

· Ваше письмо от ... получено нами

· Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от ...

· (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта)

· Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки...

· С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...

· ОАО «Логос» подтверждает получение товаров ...

При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:

· Подтверждаем...

· Посылаем Вам наше подтверждение...

· С удовлетворением подтверждаем...

· Фирма «Орион» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с ... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны

· Объединение «Петросервис» не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

· АТП республиканского центра рассмотрело письмо директора предприятия... от... и сообщает...

· В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...
Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

ПИСЬМО-ЗАЯВЛЕНИЕ

Письмо-заявление относится к разряду информационных писем. Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения).

Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации.

Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу (к примеру, в поддержку делового партнера).

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Правила оформления. Структура делового письма).

1. Во вводной части письма в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления. Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

· В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место...

Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями,...
Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия,...
Исходя из долговременных интересов корпорации...
Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами,...
Руководствуясь высшими целями,...

...официально заявляю (заявляем) следующее...
...считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить...
...уполномочен (уполномочены) заявить...
...исходим из необходимости решительно заявить о...

...намерении руководства...
...планах предприятия...
...стремлении нашей организации...
...желании дирекции учреждения...

...это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением...
...имею (имеем) честь сделать следующее заявление...

...относительно ...
...в связи с ...
...касающееся ...
...по поводу ...

...в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о...
...настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия...

Стандартным началом письма-завления может быть также фраза «Настоящим посланием (письмом) заявляем (заявляю) о...».

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

2. Заключительная часть также может включать в себя одну из стандартных формулировок, например:

· Прошу (Просим) принять данное заявление к сведению для...

Направляем Вам документы, ...

подтверждающие...
свидетельствующие... и т. п.

Письма-заявления относятся к информационным письмам, требующим реакции (ответа) адресата.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
(письмо-предупреждение)

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма – тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка «вторично».

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:

– ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;

– более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;

– информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.

Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).

Письмо-напоминание состоит из двух частей:

1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

· Напоминая о сроках...

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание ...
Настоящим письмом напоминаем...
Настоящим письмом предупреждаем...
Считаем необходимым уведомить...
Полагаем настоятельно необходимым напомнить...
Вынуждены официально предупредить...
Настоящее напоминание имеет целью...
Данное напоминание служит для...
Это предупреждение носит официальный характер и направлено на...
Напоминая об этом, просим...
Напоминаем, что ...

...согласно договору... Ваше предприятие должно...
...Ваша задолженность по оплате ... составляет...
...срок оплаты ... истекает...
...в соответствии с ... Вы должны... и т. п.

Несмотря на неоднократные напоминания ...

...Ваша фирма до сих пор не представила...
...мы до сих пор не получили... и т. п.

2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

· Просим в ...-дневный срок подтвердить ...

Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на...
Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...
Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания...
Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание...
Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения...
Предлагаем Вам закончить предусмотренные ... работы к ...
Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи...
При неполучении Вашего ответа ...