Создание форм и отчетов в СУБД Access

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра [2].

Формы создаются на основе спроектированных баз данных. Access предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Наиболее простой способ создания формы осуществляется при помощи мастера форм. Использование мастера форм позволяет создавать довольно гибкие формы, используя поля из разных таблиц, различные виды форм и стили оформления. На рис. 8 показана сложная форма, созданная из формы, основанной на дочерней таблице «Ведомость ремонта автосцепки», внутрь которой внедрена форма, основанная на родительской таблице «Сведения о заказчике».

Рис. 8. Сложная форма в режиме конструктора

Элементы управления – это объекты пользовательского интерфейса, позволяющие вводить или отображать данные. Элементы управления находятся на вкладке Конструктор в группе Элементы управления.

Использование элементов управления в формах позволяет значительно расширить функциональность форм, а также добавить отображение необходимых данных. В режиме Конструктора форм можно снабдить проектируемую форму заголовком или пояснительным текстом, используя инструмент Надпись. Некоторые поля можно выделить с помощью элементов управления – Линия или Прямоугольник. При распечатке данных всегда полезно знать, когда данные были введены, установить эти параметры можно с помощью кнопки Дата и время.

Другим элементом управления при проектировании форм является Поле со списком. Этот элемент управления применяется, в том случае, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Как правило, этими списками являются различного рода справочные данные.

Поле со списком создается следующим образом. В режиме конструктора форм выделить правый прямоугольник того поля, которое будет оснащено элементом управления Поле со списком и, щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется меню, из предлагаемого списка следует выбрать Преобразовать элемент > Поле со списком. Далее через опцию свойства необходимо вызвать Окно свойств и находясь на вкладке Данные установить Тип источника строк – Список значений (рисунок 9).В свойстве Источник строк указать список значений в следующем формате – 1001; 1002; 1003; 1004; 1005.

Рис. 9 – Окно свойств поля со списком «Шифр детали»

Созданный элемент Поле со списком позволяет изменять шифр детали, находясь в режиме просмотра форм с автоматическим изменением его значений в связных таблицах.

Если, работая в форме, нужно вывести данные из другой формы или ввести их в другую форму, то можно создать в исходной форме командную кнопку, открывающую поля другой формы. Для создания такой кнопки нужно перейти на вкладку Создание и щелкнуть мышью на элементе управления Кнопка. Удерживая нажатой кнопку мыши, прочертить прямоугольник в том месте, где должна располагаться командная кнопка. Откроется меню Создание кнопок. Далее следует выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки, например для открытия формы, выбрать в списке Категории – Работа с формой, в списке Действия – Открыть форму. Затем щелкнуть на кнопке Далее.

В следующем окне диалога предлагается выбрать открываемую форму из числа ранее созданных форм. Открываемая форма должна быть основана на связанной таблице, имеющей ключевое поле, связанное с ключевым полем таблицы исходной формы. Далее следует установить опцию Текст, ввести текст, который будет на кнопке и нажать кнопку Готово.

Командная кнопка действует следующим образом. После ввода в ключевое поле исходной формы его значения, нажатие этой кнопки выводит на экран подчиненную форму с данными, относящимися к ключевому полю. Подчиненнойназывают форму, вставленную в другую форму. Подчиненная форма создается при помощи кнопки Подчиненная форма, которая расположена на вкладки Конструктор в группе Элементы управления либо путем перетаскивания необходимой формы из области переходов в главную форму.

Отчет, в отличие от таблицы, представляет данные с итоговыми вычислениями; однотипные данные могут быть сгруппированы с выводом промежуточных итоговых сумм для каждой группы. Имея заголовок, верхний и нижний колонтитулы, а также вычисляемые итоги, отчет в распечатанном виде предоставляет больше информации, чем таблица. Основываясь на таблице, отчет может выбирать из нее только необходимые данные за определенный период.

Для создания отчета в Access необходимо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть Мастер отчетов.

Мастер отчетов – это средство Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

В поле этого окна Выбор таблицы/запроса следует выбрать нужную таблицу, на основе которой будет создан отчет, и щелкнуть на кнопке Далее. Затем мастер по созданию отчета предлагает ряд диалогов, с помощью которых можно выбрать вид отчета (например, табличный или колончатый), выводимые поля (все или только некоторые), провести сортировку данных в полях (в алфавитном порядке или в порядке возрастания номеров), выбрать стиль отчета (например, строгий). При ответах в диалогах нужно щелкать на кнопке Далее до тех пор, пока эта кнопка не станет недоступна - значит все вопросы закончились и остается щелкнуть на кнопке Готово.

Готовый отчет можно просмотреть (активен Режим просмотра). Доработать вид отчета можно в режиме Конструктора отчетов, куда можно перейти из окна База данных, щелкнув на кнопке, Конструктор.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор.

Изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления можно в окне свойств. В макет отчета можно добавить поля базовой таблицы или базового запроса из области Список полей. После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Находясь в режиме Конструктора отчетов, можно снабдить проектируемый отчет заголовком (его следует поместить в области Заголовок отчета), верхним колонтитулом, выводящим заголовки столбцов вверху каждой страницы, (размещается в области Верхний колонтитул), нижним колонтитулом, выводящим итоговую информацию внизу каждой страницы, (область Нижний колонтитул обычно содержит номер текущей страницы), областью примечаний, где располагается итоговая сумма отчета. На рис. 10 показан отчет в режиме конструктора с организацией итогового поля, подсчитывающего количество записей в поле «Виды неисправностей».

Рис. 10. Окно просмотра отчета в режиме конструктора

Сохранение изменений. Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета. Для сохранения макета отчета необходимо нажать кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Сохранить или нажать сочетание клавиш CTRL+S. Можно вместо этого нажать кнопку. Сохранить в окне Панель быстрого доступа. Если отчету еще не присвоено имя, необходимо ввести его в поле Имя отчета, а затем нажать кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под другим именем. Для сохранения макета отчета под другим именем необходимо нажать кнопку Microsoft Office, а затем выбрать команду Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение ввести имя в поле Сохранение объекта в, а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажать кнопку ОК.

Печать отчета. Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). В программе Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить