На что ты идешь, рабочее время?

Вы знаете, что из 480 мин. всего рабочего времени в среднем 120 мин. уходят вхолостую, в том числе и на ожидания, и 40 мин. на перерыв? Итак, вам остается 320 мин. активного рабочего времени. Если вы хотите, то можете детально разбить его. Специалисты рекомендуют пользоваться в этих случаях штриховыми перечнями. Необходимо в течение недели каждые 15 мин. отмечать штрихом тот вид деятельности, которым вы в настоящий момент заняты. Тогда вы четко увидите, сколько времени тратится, например, на обдумывание, чтение, письменные работы, телефонные звонки и разговоры, поиски документов и совещания.

Впрочем, я не знаю почти никого, кто бы последовательно довел эту кропотливую и требующую прилежания работу до конца. И даже если вам удалось все это проделать, то одно это вряд ли поможет вам продвинуться вперед.

Я утверждаю: вы точно знаете, где у вас бездарно пропадает время. И вы знаете значительно лучше меня, что вам следует против этого предпринять. Если вам приходится много разговаривать по телефону, то в конце концов вы научитесь лучше готовить свои беседы, меньше болтать попусту и вести частные разговоры из машины, где вы все равно не сможете сделать ничего более разумного.

Если большую часть времени вы тратите на переговоры и совещания, тогда должны лучше готовиться к ним и прежде всего взвесить, действительно ли так уж необходимо ваше присутствие на каждом совещании или это просто потребность вашего «Я».

Если вас в течение длительного времени отвлекают разговорами ваши коллеги, руководство или сотрудники, попытайтесь воспитать в них уважение к вашему времени. Частные разговоры — это хорошо и они должны быть. Ведь они создают соответствующую производственную обстановку. Но их лучше вести во время перерыва в работе.

Позвольте продемонстрировать вам, как в результате небольших, но частых прерываний снижается производительность вашего труда. Жюль Баруа называет это эффектом «ножовочного полотна».

Ваша производительность труда с началом деятельности повышается до 100 %. Любое прерывание деятельности снижает ее вновь до 0 %. Если во время какой-то работы вас каждые 10 мин. прерывают, то почти 30 % вашего времени и энергии тратятся впустую.

Противостоять этому вы сможете только в том случае, если разобьете свое рабочее время на 40-минутные отрезки, в течение которых никто и ничто не будет вас прерывать во время работы.

Прерывания

Если вы введете 40- или 90-минутные «беспомеховые» временные отрезки, то ваша производительность труда повысится. Однако не забудьте предупредить своих сотрудников или коллег, когда вас опять можно прервать. Чем точнее вы сами будете соблюдать это время, тем скорее ваши сотрудники начнут делать то же самое.

Между прочим, у вас есть график вашей дневной производительности труда? Как, вы даже не знаете, что это такое? Тогда самое время познакомить вас с этим.

Понаблюдайте как-нибудь в течение рабочего дня, как меняется ваша работоспособность от часа к часу. У большинства людей график производительности выглядит следующим образом:

Так выглядит график большинства людей. Если оке ваги график несколько отличается от данного, то ничего страшного в этом нет. Это абсолютно нормально. Главное в том, что вы его знаете и можете с наибольшей выгодой использовать.

Таким образом, наивысшая производительность труда служащего со средней зарплатой приходится на период от 8 до 12 ч дня. А что он делает, не имея об этом ни малейшего понятия? Совершенно несущественные вещи — несколько необязательных телефонных звонков, чтение газеты, сортировка почты, пустая болтовня с коллегами. В конце концов есть еще время и после обеда, не правда ли? Однако посмотрите внимательно на график, и вы увидите, что для выполнения важных заданий сил уже не хватает. А это означает, что к вечеру рабочий стол будет так же завален бумагами, как и утром.

Если вы будете выполнять важное задание в период наивысшей производительности и незадолго до ее падения сделаете двигательные упражнения, то я гарантирую, что вы сделаете в два раза больший объем работы за вдвое меньший промежуток времени.

Позвольте предложить несколько альтернативных вариантов.

1. Вы можете десять раз глубоко вздохнуть и выдохнуть. И если я говорю глубоко, то имею в виду именно глубокий вдох. Выдохните весь воздух, а затем вдохните насколько хватит сил. Вы тотчас же почувствуете заметный прилив энергии.

2. Вы можете сделать небольшую пробежку вокруг здания фирмы. Правда, летом этот метод сопряжен с небольшим недостатком, так как вам придется вернуться на рабочее место вспотевшим.

3. Вы можете сделать несколько изометрических упражнений. Приложите правую ладонь к голове со стороны правого виска и надавите головой на руку. Затем проделайте то же самое левой рукой. Или попробуйте оторвать от пола двумя руками стул, на котором сидите. Это вам, конечно, не удастся, но почти все ваши мускулы при этом получат мощный прилив крови.

4. Я предпочитаю пользоваться в этих случаях мини-батутом, на котором проделываю ряд самых простых двигательных упражнений. Уже через 3 мин чувствуется заметный прилив энергии.

Наверное, уже достаточно по теме «Управление временем»? Одно то, что вы осознали, что вы сами можете что-то изменить, подействует самым благоприятным образом на ваши будни!

Перейдем к последней главе этого раздела...

3. Ready for take-off!

Правильно, это английский. Выражение заимствовано из лексикона летчиков и означает «К старту готов!» Вы готовы к старту в новые измерения?

Этот метод я подсмотрел в авиакомпаниях, и с тех пор многие мои клиенты с успехом его копируют. Составьте так называемые памятки по всем производственным процессам. Затраты с вашей стороны небольшие, а преимущества — неизмеримы.

Во-первых, вы будете уверены, что сами ничего не забудете. Во-вторых, вы сможете в любую минуту передать работу другому сотруднику. Контроль предусмотрен самой памяткой, так как работник приступает к следующему пункту только после того, как выполнит предыдущий. И в-третьих, памятка будет способствовать вашему имиджу, так как клиент увидит, что вы придаете значение небольшим, но важным деталям.

Однажды я поступил на работу в одну фирму в качестве регионального руководителя по сбыту. В первый день никто не знал, что я приду. Уже не говоря об офисе, который мне должны были предоставить. Подобная халатность имела место и все последующие недели, так что через четыре месяца я оставил эту службу. Спустя три месяца после моего увольнения фирма обанкротилась. Возможно, все было бы по-другому, если бы кто-нибудь там имел представление о памятке, которую я привожу ниже.

ПРИХОД НОВОГО СОТРУДНИКА
	Кто?	Когда?	Выполнено
Подготовка рабочего места.
Составление плана профессиональных обязанностей.
Подготовка описаний рабочих процессов.
Информирование действующих сотрудников об изменениях.
Приветствие новых сотрудников.
Ознакомление с рабочим местом и местами отдыха.
Представление новых сотрудников действующим.
Урегулирование формальностей:
• документы; • медобслуживание; • выплата денежного довольствия.
Информирование новых сотрудников об обязанностях.

Составьте подобные памятки и постоянно пользуйтесь ими. Вы увидите, процент возможных ошибок снизится вдвое.

Уф, кажется, это уже восьмой раздел. Вы не устали? Тогда в следующем разделе...

Резюме для нетерпеливого читателя:

1. Каждый день составляйте список заданий или работ, которые вы хотите сегодня выполнить. Начинайте с самых важных.

2. Если вы действительно верите в то, что сможете что-то улучшить в вашей системе управления временем, то проанализируйте рабочую обстановку и ваш стиль работы.

3. Подумайте, какие виды работ вы могли бы без ущерба делегировать или вообще от них отказаться.

4. Введите в распорядок дня «беспомеховые» временные отрезки. Старайтесь строго соблюдать их! Вместе с тем, подумайте и об «открытом разговорном времени», когда сотрудники могут прийти к вам.

5. Составьте график своей производительности труда. Выполняйте важные задания во время наивысшей производительности.

6. Приостанавливайте падение производительности с помощью двигательных пауз. В этом случае вы без особых усилий выиграете время и получите дополнительную энергию.

7. Составьте для повторяющихся заданий памятки. Тогда, во-первых, ничего не забудется и, во-вторых, легче будет делегировать выполнение заданий.

Пятая жалоба служащего со средней зарплатой:

IX. «Я чувствую себя всегда таким уставшим!»

Советы ленивым...

Вы настолько устали, что не можете ответить на пару вопросов? Тогда сначала выспитесь как следует и потом продолжите чтение...

Доброе утро! Выспались? Тогда быстро отметьте, что вам еще нужно, чтобы добиться успеха:

□ больше интеллигентности,

□ больше специальных знаний,

□ больше сил и энергии,

□ больше мужества и хладнокровия,

□ больше времени (если да, то для чего?).

Когда я задаю этот вопрос на своем семинаре, то ответы выстраиваются чаще всего в следующей очередности:

1. Больше сил и энергии.

2. Больше мужества и хладнокровия.

3. Больше времени для размышлений о себе самом и долгосрочных целях.

4. Больше служебных знаний.

5. Больше интеллигентности.

Интересно, да? Однако для вас, возможно, несколько утомительно. Потому что с этого момента вам уже труднее будет ссылаться на недостаток интеллигентности в качестве извинительной причины за все несделанное.

Почему же так многим не хватает сил и энергии? Вам не приходилось задумываться над этим? Тогда попробуем подробно разобраться в этом в следующей главе. Согласны?

1. Почему многим недостает необходимой энергии?

Ответ на этот вопрос может вас удивить: потому что большинство людей работает только для того, чтобы оплатить свои месячные счета. То есть они занимаются какой-то скучной деятельностью, которая их абсолютно не удовлетворяет. А теперь вернитесь к первому разделу книги, где мы составляли перечень источников энергии. Упоминается там ваша работа? Если нет, то почему? Или, другими словами, почему вы продолжаете ею заниматься, если она не приносит вам удовольствия? Вы думаете, что будете жить вечно? Что вы все еще имеете возможность приготовиться к настоящей жизни? Или вы работаете ради пары пенсионных лет? Если так, то, вероятно, лет в 65 вы уже разучитесь наслаждаться жизнью.

Поймите меня правильно. Я не стремлюсь подтолкнуть вас к тому, чтобы вы все бросили. Однако, когда мне приходится прогуливаться по нашим городам, то я оказываюсь одним из немногих, кто все время улыбается, насвистывая себе под нос какую-то песенку. Большинство же людей, кажется, воспринимают свое существование скорее как нагрузку.

Одна из читательниц моей книги «К большому успеху в малом бизнесе» написала мне, что эта книга, хотя и обладает огромным мотивационным воздействием, в то же время опасна. По ее мнению, поддавшись первой эйфории, профессию сменят те люди, которые до этого «спокойно сидели» на своих местах. Боже ты мой! Да разве цель нашей жизни в том, чтобы «спокойно сидеть»?

Тем не менее я попробую сейчас объяснить, что необходимо для профессиональной самостоятельности. Попытайтесь ответить на эти вопросы, прежде чем пуститься в «авантюру»:

1. Ваша продукция или услуги действительно пользуются спросом? Существует ли спрос в данный момент? Или он может быть вызван путем умелых действий?

2. Ваше дело действительно интересует вас, потому что оно делает вас счастливым? Или вы пришли сюда за деньгами?

3. Если вы удачливы в деле, то сколько вы должны продавать, чтобы держаться на приличном уровне? Вы справитесь с этим?

4. Вы верите в себя? Достаточно ли у вас уверенности в своих силах?

5. Вы готовы мириться с временными финансовыми затруднениями? Вы можете представить себе свое существование на грани прожиточного минимума?

6. Вы знаете, сколько стоит ваша работа? Можете ли вы себя правильно продать?

7. Вы знаете, как выписываются счета и уведомления об оплате? Вы можете соответствовать своим требованиям?

8. Обладаете ли вы необходимыми профессиональными знаниями? Вы знаете, как нужно предлагать товар или услуги, чтобы их сразу купили?

9. Можете ли вы вообще продавать? Или все ваше, умение сводится к тому, чтобы без остановки говорить о себе и своем товаре?

10. Действительно ли вы можете работать самостоятельно? Или вам постоянно требуется кто-то, кто бы вас подталкивал?

11. Любите ли вы рисковать? Или для вас безопасность всегда на первом месте?

Я думаю, что этих вопросов должно хватить, чтобы сделать вас немного осмотрительнее. Да? И прежде чем ваш шеф отвлечет вас от чтения этой страницы, я хотел бы сказать, что знаю множество людей, которые, будучи служащими на фирме, чувствовали себя довольными и счастливыми. Причина всегда заключалась в том, что они знали источники энергии и регулярно к ним «прикладывались».

Кроме того, эти люди рассматривают себя как самостоятельных предпринимателей, находящихся на службе у чужой фирмы. В известном смысле это соответствует действительности, потому что они предоставляют свои услуги независимо от того, имеют они собственную фирму или нет. Антиподом самостоятельного предпринимателя мог бы быть «зависимый непредприниматель». Но я уверен, что вы не относитесь к этой категории, иначе бы вы не добрались до этой страницы.

Теперь вы знаете, что необходимо делать в первую очередь, чтобы получить больше энергии. Разрешите дать вам на дорогу еще пару советов.