Хороши все, кроме бесполезного
Их следует различать и проводить, учитывая основные
управленческие функции.
1. Совещания по планированию.
Вопросы: Каковы наши цели? Какие изменения происходят
во внешней среде? Как они отражаются и будут отражаться на
нашей фирме? Какую стратегию и тактику следовало бы нам
выбрать для достижения целей?
Совещания по мотивации труда.
Вопросы: В чем нуждаются работники? В какой мере их по-
требности удовлетворяются? Как повысить включенность людей
в дело и приверженность к работе?
Совещания по внутрифирменной организации.
Вопросы: Как целесообразно структурировать организацию?
Как скоординировать действия структурных подразделений?
Принятие каких решений следует делегировать руководителям
подразделений? Следует ли пересматривать структуру органи-
зации из-за изменений во внешней среде?
Совещания по контролю
За деятельностью работников.
Вопросы: Как нам следует измерять интересы работников?
Как часто давать оценку результатов? Как повысить качество
работы? Насколько мы преуспели в достижении поставленных
целей? Причины наших отставаний и как их ликвидировать?
Совещания, специфические для предприятия
Или фирмы.
Участник совещания обязан:
быть конструктивным,
отвечать за свои ошибки,
быть терпеливым к инакомыслию,
нести личную ответственность за все происходя-
щее,
помнить, что он вовлечен в коллективный процесс,
и потому не имеет права ни на один вид монополии.
Он имеет право:
на ошибки,
быть независимым,
выдвигать любые идеи,
пересмотреть свою позицию,
на обдумывании своих заявлений,
отстаивать личную точку зрения
Памятка
ФОРМУЛА ЭФФЕКТИВНОСТИ
СОВЕЩАНИЯ И
ПЯТЬ ОРИЕНТИРОВ
ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Затраты времени, энергии, денег
Качество и кол-во принятых решений
Совещания
Повысить эффективность - значит повысить способность
управленческой команды принимать решения, снижая при этом
все непроизводительные затраты. Вот тот путь, по которому
нужно идти. Что для этого нужно?
Подобрать дееспособную команду.
Обеспечить ясное понимание ее задач.
Иметь оптимальную стратегию принятия реше-
Ний.
Создать условия для творческой работы.
Умело осуществлять руководство групповым
Взаимодействием в процессе принятия решений.
Все это лишь общие ориентиры и задачи, которые стоят пе-
ред тобой как руководителем совещания.
УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЕМ
27 "ДВИЖЕНИЙ" ЕГО РУКОВОДИТЕЛЯ
До совещания
1. Требуется ли вообще проводить заседание?
2. Какая есть альтернатива совещанию?
3. Должен ли я лично принимать в нем участие?
4. А, может быть, свести свое участие до минимума?
5. Сократить число участников до минимума?
6. Удобно ли выбрано время или следует перенести?
7. Закрыто ли для посторонних помещение?
8. Имеется ли наглядная информация?
9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения?
11. Сделана ли рассылка приглашений с указанием тем и
целей совещания?
9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения?
11. Сделана ли рассылка приглашений с указанием тем и
целей совещания?
Во время совещания
12. Начать точно вовремя.
13. Сообщить о стоимости минуты.
14. Согласовать правила работы.
15. Назначить ответственного за регламент и протокол.
16. Исключить ненужные паузы и "убийственные" фра-
зы.
17. Не упускать критические моменты в дискуссии.
18. Контролировать движение к поставленным целям.
19. Повторно называть решения и намеченные меры.
20. Подвести итоги.
21. Завершить в точно назначенное время.
22. Заключительное слово на позитивной ноте.
После совещания
23. Перепроверить ход и результаты совещания.
24. Составить протокол результатов.
25. Размножить и разослать краткий протокол.
26. Контролировать выполнение решений.
27. Невыполняемые пункты выдвинуть на следующем
совещании.
КАК СДЕЛАТЬ СОВЕЩАНИЕ
УСПЕШНЫМ?»
Причин, приводящих к неуспеху совещания, довольно мно-
го. Назовем их барьерами или преградами, устранять которые ты
должен научиться. Управлять совещанием - все равно, что
управлять оркестром.
Если оркестр играет правильно, то дирижер ведет его. Но
как только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер оста-
навливает игру и делает замечание, и так до тех пор, пока не
прозвучит
нужная мелодия.
Ты - тоже дирижер своего оркестра, и пока ты не отработа-
ет! процесс принятия высококачественных решений без излиш-
них не производительных затрат, тебе предстоит устранять
барьеры, которые мешают.
Не жалей времени и сил на это. Твои затраты окупятся сто-
рицей, так как ты создашь высокоэффективную команду управ-
ленцев. Сам станешь высокопрофессиональным спикером и
сможешь вести любые совещания, заседания, сессии и съезды.
Источники удачного или неудачного совещания находятся в
трех сферах: