Книги учета доходов и расходов (таблиц и справки)
Правила заполнения разд. I "Доходы и расходы" Книги учета доходов и расходов приведены в п. п. 2.1 - 2.11 Порядка заполнения.
Раздел состоит из четырех таблиц и справки к разд. I.
Таблицы разд. I предназначены для хронологического отражения операций налогоплательщика, в результате которых он получил доходы или понес расходы, учитываемые при исчислении "упрощенного" налога.
Таблиц четыре - по одной для каждого квартала налогового периода. Таким образом, в каждом новом квартале в разд. I вашей Книги учета доходов и расходов будет добавляться новая таблица. Ее форма будет зависеть от того, о каком отчетном (налоговом) периоде идет речь (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
Фрагмент разд. I
I. Доходы и расходы
| Регистрация | Сумма | |||
| N п/п | дата и номер первичного документа | содержание операции | доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| Итого за I квартал |
I. Доходы и расходы
| Регистрация | Сумма | |||
| N п/п | дата и номер первичного документа | содержание операции | доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| Итого за II квартал | ||||
| Итого за полугодие |
I. Доходы и расходы
| Регистрация | Сумма | |||
| N п/п | дата и номер первичного документа | содержание операции | доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| Итого за III квартал | ||||
| Итого за 9 месяцев |
I. Доходы и расходы
| Регистрация | Сумма | |||
| N п/п | дата и номер первичного документа | содержание операции | доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (руб.) | расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (руб.) |
| Итого за IV квартал | ||||
| Итого за год |
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
Как видим, все таблицы имеют схожую форму. Заполняются они также схожим образом. Отличие заключается только в порядке заполнения последних итоговых строк каждой таблицы.
Рассмотрим общие правила заполнения таблиц разд. I по графам.
| Графа | Что указывается |
| Регистрация | |
| Порядковый номер регистрируемой операции (п. 2.1 Порядка заполнения). Обратите внимание! Хотя это прямо и не указано в Порядке заполнения, полагаем, что нумерация по всем таблицам разд. I должна быть сквозная. То есть если номер последней операции за I квартал, например, 102, то во II квартале первым в графе 1 следует указать номер 103. Это связано с тем, что налоговая база по "упрощенному" налогу рассчитывается нарастающим итогом (п. 5 ст. 346.18 НК РФ) и при расчете значения по строкам "Итого за (полугодие, 9 месяцев или год)" учитываются данные по всем операциям с начала года до соответствующей отчетной даты | |
| Дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция (п. 2.2 Порядка заполнения). Определение первичного документа в налоговом законодательстве отсутствует. Поэтому для целей заполнения Книги учета доходов и расходов целесообразно ориентироваться на правила составления бухгалтерских первичных документов, которые закреплены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". На это указывает и Минфин России в Письме от 21.06.2007 N 03-11-05/135 <*>. Поскольку для исчисления "упрощенного" налога имеет значение дата оплаты, а не дата совершения самой операции (п. п. 1, 2 ст. 346.17 НК РФ), а оплата, как правило, осуществляется в денежной форме, в графе 2 в качестве первичных документов чаще всего будут указываться приходные и расходные документы, которые подтверждают факт получения или перечисления (передачи) денежных средств: выписки банка, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции к приходным кассовым ордерам, кассовые и товарные чеки и др. (Письма Минфина России от 18.05.2012 N 03-11-06/2/69, от 07.07.2011 N 03-11-11/172, от 18.01.2010 N 03-11-11/03 <**>). Ранее Минфин России в одном из писем разъяснял, что при отражении в Книге учета доходов и расходов хозяйственной операции, связанной с получением налогоплательщиком платы за оказанные им услуги, в графе 2 нужно указать номер и дату платежного поручения, по которому контрагентом перечислена сумма оплаты (Письмо от 09.08.2006 N 03-11-04/2/159) <**>. | |
| Обратите внимание! Порядок заполнения не требует указывать в графе 2 также и наименование первичного документа. Поэтому формально вы должны указать реквизиты, например, платежного поручения от 1 апреля 2014 г. N 64 так: "01.04.2014, N 64". Однако мы все же рекомендуем дополнять эти данные наименованием документа. Это поможет вам избежать дополнительных вопросов со стороны налоговых органов | |
| Содержание регистрируемой операции (п. 2.3 Порядка заполнения). Например: "Получена оплата по договору поставки от 11.04.2014 N 35", "Оплачены материалы для ремонта", "Списана на расходы часть стоимости основных средств" и т.п. | |
| Сумма | |
| В данной графе отражаются (п. 2.4 Порядка заполнения): - доходы от реализации, определяемые в соответствии со ст. 249 НК РФ; - внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 250 НК РФ. Указанные доходы нужно отражать в Книге учета доходов и расходов на день поступления денежных средств на счет или в кассу, получения иного имущества или имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). А при расчетах векселями - на день оплаты векселя или передачи его третьему лицу (абз. 2 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Примечание Подробнее о том, в какой момент следует признавать и отражать в Книге учета доходов и расходов указанные виды доходов, читайте в разд. 4.1 "Момент (дата) признания доходов по кассовому методу учета для целей применения УСН". | |
| Если вам по каким-то причинам пришлось вернуть покупателю (заказчику) предоплату (аванс), которую вы ранее учли в доходах по графе 4 Книги учета доходов и расходов, то на сумму возврата вы можете уменьшить свои доходы (абз. 3 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Отразить уменьшение доходов следует так: на дату перечисления суммы предоплаты обратно покупателю в Книге учета доходов и расходов делается запись об операции по возврату предоплаты. При этом сумма возвращенной предоплаты указывается в графе 4 разд. I как доход, но со знаком "минус" (например, если предоплата поступила в размере 5000 руб., то при возврате в графе 4 делаем запись "-5000"). Организации, которые перешли на УСН с общей системы налогообложения и ранее при исчислении налога на прибыль использовали метод начислений, в данной графе отражают также суммы денежных средств, полученные до перехода на УСН по договорам, исполнение которых осуществляется уже после перехода на "упрощенку". Такие доходы нужно отражать в Книге учета доходов и расходов на день перехода на УСН (пп. 1 п. 1 ст. 346.25 НК РФ). | |
| Примечание Подробнее о порядке признания доходов при переходе на УСН с общего режима налогообложения читайте в разд. 11.1.1.1 "Доходы". Не указываются в данной графе доходы, которые не учитываются при определении базы по "упрощенному" налогу (п. 1.1 ст. 346.15, пп. 3 п. 1 ст. 346.25 НК РФ). Перечень таких доходов см. в разд. 3.4 "Какие доходы учитываются при УСН у организаций и ИП" | |
| Расходы, которые поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (п. 2.5 Порядка заполнения). Перечень видов расходов, которые могут быть указаны в графе 5, закрытый. Он приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Все они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252, абз. 1 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Примечание Не отражаются в Книге учета доходов и расходов затраты, понесенные в связи с осуществлением деятельности, облагаемой ЕНВД (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 29.10.2004 N 03-06-05-04/40). По нашему мнению, не должны включаться в Книгу учета доходов и расходов затраты, относящиеся к деятельности, переведенной на патентную систему налогообложения. | |
| К некоторым видам расходов предъявляются специальные требования (абз. 2 п. 2 и п. п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы нужно отражать на дату их фактической оплаты, т.е. в день полного погашения обязательств налогоплательщика перед своим контрагентом (абз. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В то же время отдельные виды расходов признаются в особом порядке. Речь идет о следующих видах расходов: - материальные расходы, расходы на оплату труда, расходы на оплату процентов по заемным средствам, расходы на оплату услуг третьих лиц; - расходы по оплате товаров, приобретенных для реализации; - расходы на уплату налогов и сборов; - расходы на приобретение (сооружение, изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание) нематериальных активов; - при расчетах векселями. Эти виды расходов следует отражать в графе 5 с учетом особенностей, установленных пп. 1 - 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. | |
| Примечание Подробнее о том, в какой момент следует признавать и отражать в Книге учета доходов и расходов указанные виды расходов, читайте в разд. 4.2 "Момент (дата) признания расходов по кассовому методу учета для целей применения УСН (при объекте налогообложения "доходы минус расходы")". Существуют также особенности признания расходов при переходе на УСН с иных режимов налогообложения (п. п. 1, 2.1, 4 и 6 ст. 346.25 НК РФ). Примечание Подробнее о том, как следует признавать расходы переходного периода, читайте в разд. 11.1.1.2 "Расходы". Каждый из перечисленных в п. 1 ст. 346.16 НК РФ видов расходов нужно отражать в Книге учета доходов и расходов отдельной строкой. В частности, если вы приобрели товары и при этом уплатили поставщику НДС, то в графе 5 разд. I нужно отразить отдельно стоимость товаров (без НДС) и отдельно сумму уплаченного НДС. Основание - пп. 8, 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ |
--------------------------------
<*> Данные разъяснения чиновников даны в отношении прежней формы Книги учета доходов и расходов и Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Однако полагаем, что вывод, изложенный в указанном Письме, применим и в настоящее время.
<**> Указанные разъяснения Минфина России даны в отношении прежних форм Книги учета доходов и расходов. Однако полагаем, что данные выводы актуальны и в настоящее время.
Каждая таблица разд. I заканчивается итоговыми строками. Они заполняются по окончании соответствующего отчетного (налогового) периода, по которому заполнялась таблица. При этом итоговые значения указываются только по графам 4 и 5 таблиц.
Разберем, что следует указывать по данным строкам в каждой из таблиц.
| Строка | Что указывается | |
| Графа 4 | Графа 5 | |
| Таблица 1 (ведется в I квартале) | ||
| Итого за I квартал | Сумма доходов, признанных в I квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 1 разд. I | Сумма расходов, признанных в I квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 1 разд. I |
| Таблица 2 (ведется во II квартале) | ||
| Итого за II квартал | Сумма доходов, признанных во II квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 2 разд. I | Сумма расходов, признанных во II квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 2 разд. I |
| Итого за полугодие | Сумма доходов, признанных в I полугодии нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за I квартал" таблицы 1 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за II квартал" таблицы 2 разд. I | Сумма расходов, признанных в I полугодии нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за I квартал" таблицы 1 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за II квартал" таблицы 2 разд. I |
| Таблица 3 (ведется в III квартале) | ||
| Итого за III квартал | Сумма доходов, признанных в III квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 3 разд. I | Сумма расходов, признанных в III квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 3 разд. I |
| Итого за 9 месяцев | Сумма доходов, признанных за 9 месяцев нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за полугодие" таблицы 2 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за III квартал" таблицы 3 разд. I | Сумма расходов, признанных за 9 месяцев нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за полугодие" таблицы 2 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за III квартал" таблицы 3 разд. I |
| Таблица 4 (ведется в IV квартале) | ||
| Итого за IV квартал | Сумма доходов, признанных в IV квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 4 разд. I | Сумма расходов, признанных в IV квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 4 разд. I |
| Итого за год | Сумма доходов, признанных в налоговом периоде нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за 9 месяцев" таблицы 3 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за IV квартал" таблицы 4 разд. I | Сумма расходов, признанных в налоговом периоде нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за 9 месяцев" таблицы 3 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за IV квартал" таблицы 4 разд. I |
Справка к разд. I заполняется по итогам налогового периода. В ней обобщаются данные о налоговой базе по "упрощенному" налогу за год.
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
Фрагмент разд. I
Справка к разделу I:
010 Сумма полученных доходов за налоговый период __________
020 Сумма произведенных расходов за налоговый период __________
030 Сумма разницы между суммой уплаченного минимального налога
и суммой исчисленного в общем порядке налога за предыдущий
налоговый период __________
Итого получено:
040 - доходов
(код стр. 010 - код стр. 020 - код стр. 030) __________
041 - убытков
((код стр. 020 + код стр. 030) - код стр. 010) __________
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
Рассмотрим порядок заполнения справки построчно.
| Строка | Что указывается |
| Сумма полученных налогоплательщиком доходов за налоговый период. Значение стр. 010 = значение гр. 4 по строке "Итого за год" разд. I (п. 2.7 Порядка заполнения) | |
| Сумма произведенных налогоплательщиком расходов за налоговый период. Значение стр. 020 = значение гр. 5 по строке "Итого за год" разд. I (п. 2.8 Порядка заполнения) | |
| Разница между суммой уплаченного за прошлый год минимального налога <*> и суммой "упрощенного" налога, которую вы сами рассчитали к уплате за прошлый год (п. 2.9 Порядка заполнения). Значение строки 030 Книги учета доходов и расходов рассчитывается так: стр. 030 Книги учета доходов и расходов на истекший налоговый период = стр. 270 разд. 2 налоговой декларации по "упрощенному" налогу за прошлый налоговый период - стр. 260 разд. 2 налоговой декларации по "упрощенному" налогу за прошлый налоговый период | |
| Итого получено | |
| Налоговая база за налоговый период, т.е. доходы, уменьшенные на величину расходов (п. 2.10 Порядка заполнения). Значение строки 040 рассчитывается следующим образом: стр. 040 = стр. 010 - стр. 020 - стр. 030. Если в результате расчетов получилось отрицательное число, в строке 040 оно не отражается | |
| Сумма убытков, которые получены налогоплательщиком за налоговый период (п. 2.11 Порядка заполнения). Значение строки 041 рассчитывается следующим образом: стр. 041 = стр. 020 + стр. 030 - стр. 010. Если в результате расчетов получилось отрицательное число, в строке 041 оно не отражается |
--------------------------------
<*> Напомним, что минимальный налог вы уплачиваете, когда сумма исчисленного в общем порядке "упрощенного" налога по итогам года составила менее 1% от суммы полученных за год доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).
В следующих налоговых периодах вы вправе учесть образовавшуюся разницу между исчисленным вами налогом и уплаченным минимальным налогом в расходах по "упрощенному" налогу. В том числе увеличить убытки, которые потом можно списать на расходы по правилам п. 7 ст. 346.18 НК РФ (они отражаются в разд. III Книги учета доходов и расходов).
Добавим, что в НК РФ нет положений о том, что учесть в расходах образовавшуюся разницу можно только по итогам налогового периода (абз. 4 п. 6 ст. 346.18 НК РФ). Однако форма Книги учета доходов и расходов и Порядок заполнения составлены таким образом, что по-другому отразить в расходах указанную разницу вы не сможете (п. п. 2.5, 2.9 - 2.11 Порядка заполнения).