Рганизация документооборота

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«___»________ 2013 г.

№

Об утверждении Регламента молодежного Правительства Сахалинской области

В целях повышения эффективности работы, определения порядка деятельности молодежного Правительства Сахалинской области и в соответствии с пунктом 1.3 положения о молодежном Правительстве Сахалинской области, молодежное Правительство Сахалинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Регламент молодежного Правительства Сахалинской области (прилагается).

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Председатель молодежного Правительства Сахалинской области

_____________

Приложение

к постановлению

молодежного Правительства Сахалинской области

от «__»_______2013 г. №___

Регламент молодежного Правительства Сахалинской области

бщие положения

1.1 Настоящий регламент определяет порядок деятельности молодежного Правительства Сахалинской области (далее – МП).

1.2 Решения по вопросам, отнесенным к компетенции МП, принимаются в виде постановлений МП, приказов и распоряжений Председателя МП (далее – Председатель) и его заместителя, распоряжений руководителей подразделений МП.

1.3 Постановления МП принимаются на заседаниях МП и подписываются Председателем, в его отсутствие – заместителем Председателя. Решения по организационно-распорядительным вопросам, касающимся деятельности МП, ведомств МП и отдельных членов МП издаются в форме приказов и подписываются Председателем. Решения относительно деятельности рабочих групп издаются в форме распоряжений и подписываются руководителями подразделений МП.

1.4 Рабочие группы МП создаются членами МП для обеспечения деятельности соответствующих структурных подразделений МП. В состав рабочих групп входят лица, не являющиеся членами МП. Член МП создавший рабочую группу, является ее руководителем.

1.5 Заседания МП проводятся не реже одного раза в квартал согласно перспективному плану работы МП. Заседания МП, назначаемые вне перспективного плана, являются внеплановыми. Все заседания МП являются открытыми. По решению Председателя могут проводиться выездные заседания, но не реже 1 раза в год.

1.6 Совещания МП проводятся еженедельно согласно плану совещаний, утвержденному приказом Председателя. В совещаниях МП принимают участие:

- члены МП;

- кандидаты в члены МП;

- кураторы от органов исполнительной власти субъекта РФ;

- приглашенные.

2. Планирование деятельности молодежного Правительства

2.1 План работы молодежного Правительства составляется на 1 год и принимается на заседании молодежного Правительства.

2.2 План работы молодежного Правительства состоит из плана заседаний и плана мероприятий (совещаний).

2.3 План работы молодежного Правительства составляется на основании предложений членов молодежного Правительства.

2.4 Контроль исполнения плана осуществляется Председателем и первым заместителем Председателя.

3. Основы деятельности МП

3.1 Деятельность МП осуществляется в соответствии с перспективным планом работы МП утвержденным на заседании МП.

3.2 Деятельность рабочих групп МП осуществляется на основании постановлений МП, приказов и распоряжений Председателя и его заместителя.

3.3 Деятельность членов МП строится на основании нормативно-правовых актов Российской Федерации и Сахалинской области, Положения о молодежном Правительстве Сахалинской области, настоящего Регламента работы молодежного Правительства Сахалинской области (далее – Регламент), постановлений МП, приказов и распоряжений Председателя и его заместителей, распоряжений руководителей рабочих групп МП.

рганизация документооборота

4.1 Учет текущей документации, организацию документооборота и служебной переписки МП обеспечивает ответственный секретарь МП (далее – секретарь).

4.2 Почтовым адресом для получения корреспонденции, направленной в МП и его членам является адрес Министерства спорта, туризма и молодежной политики, с пометкой «Молодежное правительство».

4.3 Все документы и служебная переписка обрабатываются и хранятся в соответствии с установленными правилами служебного делопроизводства. Документы, поступившие в адрес МП и его членов, регистрируются, классифицируются и направляются:

- поступившие в адрес МП – Председателю;

- поступившие в адрес членов МП – непосредственно адресатам.

Исходящие документы, регистрируются и рассылаются или иным образом доводятся до адресата членами МП.

5. Организация подготовки и проведения заседаний и совещаний МП

5.1. Решения по вопросам, отнесенным к компетенции МП, принимаются на заседаниях и совещаниях МП в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

5.2. Для рассмотрения и принятия решений по вопросам оперативного характера, а также предварительного рассмотрения плановых вопросов, проводятся совещания МП. На совещаниях председательствует Председатель или его заместитель.

5.3. Подготовка к заседаниям МП проводится в следующем порядке:

5.3.1 Проект повестки заседания МП формируется Председателем совместно с его первым заместителем и секретарем на основе нормативно-правовых актов Сахалинской области, поручений Губернатора и председателя Правительства Сахалинской области, перспективным планом заседаний МП, представленных проектов постановлений МП и с учетом текущих вопросов деятельности МП, предложений членов МП.

5.3.2 Проект повестки заседания МП и проекты постановлений МП, выносимых на рассмотрение на данном заседании доводятся до сведения членов МП и иных заинтересованных лиц до даты заседания.

5.3.3 При необходимости переноса срока рассмотрения вопросов или проектов постановлений МП, включенных в повестку заседания МП, или их исключения из плана заседания, член МП, ответственный за их подготовку, в срок не позднее, чем формируется повестка заседания, представляет Председателю ходатайство, содержащее мотивированное обоснование необходимости переноса срока рассмотрения вопроса или его исключения из повестки заседания для внесения необходимых корректив в проект повестки заседания МП.

5.3.4 Члены МП вправе внести замечания и предложения по изменению проекта повестки заседания и проектам постановлений МП. Замечания и предложения членов МП должны быть направлены Председателю МП не позднее, чем за один день до даты заседания.

5.3.5 Председатель и его заместитель вправе внести предложения по рассмотрению дополнительных вопросов, не включенных в проект повестки заседания, непосредственно на заседании МП.

5.4 Перед началом заседания МП секретарь проводит регистрацию участников заседания.

5.5 Председательствующий на заседании фиксирует необходимый кворум, оглашает повестку, определяет порядок обсуждения вопросов, очередность выступления участников, проводит голосование, следит за соблюдением порядка в зале заседания и ведет заседание.

5.6 На заседаниях с докладами по обсуждаемым вопросам выступают члены МП.

5.7 Приглашенные на заседание участвуют в обсуждении вопросов повестки заседания в рамках своей компетенции.

5.8 Кураторы МП принимают участие в заседании в соответствии с установленным порядком.

5.9 На заседании МП решения принимаются большинством голосов от числа присутствующих членов МП. В случае равного разделения голосов решение считается не принятым.

5.10 Проект постановления может быть принят членами МП в целом, либо в качестве основы решения. По проектам постановлений, принятым за основу, председательствующий организует обсуждение и принятие решений по поступившим поправкам, замечаниям и предложениям. После завершения обсуждения вносятся предложения о принятии постановления в целом, с учетом решений по поправкам, замечаниям и предложениям, либо, о снятии вопроса с рассмотрения или о дополнительном рассмотрении его на одном из последующих заседаний МП.

5.11 Протокол заседания МП ведет секретарь. В протоколе заседания фиксируется:

- дата, время, место проведения;

- председательствующий на заседании;

- участвующие члены МП и приглашенные лица;

- обсуждаемые вопросы, докладчики, лица, выступающие в прениях;

- содержание поступивших поправок, замечаний и дополнений к обсуждаемым проектам постановлений МП:

- результаты голосования по проектам постановлений МП, поправкам и дополнениям к ним;

- иные существенные для хода заседания обстоятельства.
Протокол подписывается секретарем и председательствующим на заседании.

5.12 Члены МП, принимающие участие в заседании, вправе знакомиться с протоколом заседания МП и вносить замечания относительно полноты и правильности его составления.

6. Порядок подготовки и принятия постановлений МП

6.1 Проекты постановлений МП готовятся членами МП или руководителями ведомств МП.

6.2 К оформлению постановлений МП предъявляются следующие требования:

- текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;

- в преамбуле постановления указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, могут содержаться ссылки на нормативные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ;

- преамбула завершается словами: «Молодежное правительство Сахалинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ»;

- в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные механизмы реализации устанавливаемых данным постановлением поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением, наименование органов государственной власти субъекта РФ, которым данное постановление передается для рассмотрения, иные существенные вопросы;

- в приложениях к постановлению помещаются перечни, положения, проекты нормативных актов, схемы и т.п. если они необходимы для надлежащего применения постановления.

6.3 При подготовке постановлений должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий или повторений.

6.4 Проекты постановлений МП согласовываются исполнителем в обязательном порядке с членом МП, ответственным за правовое обеспечение деятельности МП, с руководителем подразделения МП, курирующим соответствующую сферу, и Председателем, а при необходимости – с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями.

6.5 Проекты постановлений МП направляются на согласование с приложением пояснительной записки, содержащей необходимые обоснования предлагаемых решений и прогнозы ожидаемых последствий их реализации, а также материалы, содержащие краткую характеристику состояния дел по затрагиваемым в проекте вопросам, и копий документов, на которые имеются ссылки в тексте проекта постановления.

6.6 При отсутствии перечисленных в п. 6.5 Регламента документов лицо, которому проект постановления МП направлен на согласование, вправе вернуть исполнителю проект, оставив его без рассмотрения.

6.7 Согласование проекта постановления оформляется путем визирования с указанием даты, ФИО и должности визирующего на листе согласования, который печатается на обороте последней страницы проекта постановления.

6.8 Срок рассмотрения проектов постановлений, предоставленных на согласование не должен превышать трех рабочих дней.

6.9 В случае отказа лиц, перечисленных в п. 6.4, от рассмотрения проекта постановления, необходимо письменное обоснование отказа, которое передается исполнителю в срок, установленный для рассмотрения проектов постановлений (п. 6.8).

6.10 При наличии разногласий по проекту постановления по ходатайству исполнителя в срок не позднее трех рабочих дней со дня поступления ходатайства Председателем создается согласительная комиссия, в которую входят исполнитель проекта, лица, которым проект представляется на обязательное согласование, а также иные заинтересованные лица.

6.11 Комиссия проводит обсуждение проекта постановления и поправок к нему с целью поиска взаимоприемлемого решения.

6.12 Если в процессе доработки в проект постановления вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

6.13 Согласованный проект постановления вносится в повестку заседания МП в соответствии с п. 5 настоящего Регламента.

6.14 Принятые на заседании постановления МП подписываются в течение трех дней Председателем или в его отсутствие заместителем и при необходимости направляются органам государственной власти и местного самоуправления субъекта РФ в соответствии с их компетенцией.

6.15 Внесение изменений и дополнений в принятые и подписанные постановления МП не допускается.

6.16 Копии постановлений МП в обязательном порядке направляются в обозначенные в постановлении организации.

6.17 Член МП, ответственный за связи с общественностью и СМИ, обеспечивает опубликование постановлений МП в средствах массовой информации субъекта РФ, в случае, если таковое предусматривается пунктом постановления.

6.18 Порядок подготовки распоряжений и приказов Председателя, заместителя Председателя и руководителей подразделений определяется ими самостоятельно.

6.19 Проекты приказов и распоряжений согласовываются с членом МП, ответственным за правовое обеспечение деятельности МП.