Порядок расположения реквизитов служебного письма. (Показать схемой).

Основными реквизитами этого документа являются: Государственной герб Российской Федерации, наименование пограничного органа, учреждения; дата; регистрационный номер документа; справочные данные организации; адресат; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, текст, подпись.

Такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации, наименование пограничного органа, учреждения, регистрационный номер, дата, справочные данные организации составляют угловой штамп письма.

После определения количества реквизитов приступают к наполнению информацией переменных реквизитов, таких как дата, регистрационный номер документа, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, текст, подпись.

Реквизит «дата» письма включает цифровое обозначение числа, месяца и года, например: «03.02.1985». Дата проставляется под реквизитом «наименование пограничного органа, учреждения».

Реквизит «регистрационный номер» - это исходящий номер письма, который присваивается при его отправке. Он располагается под датой или справа от нее.

Реквизит «адресат» состоит из 2-х частей: наименование должности лица, которому направляется письмо, и почтовый адрес этого лица. Наименование должности лица включает обозначение только должности. Почтовый адрес включает почтовый индекс и указание населенного пункта – места дислокации пограничного органа, учреждения, например: 129328 г. Москва, 328.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» проставляется при ответах на запросы, просьбы, поручения. Регистрационный номер документа, в котором дается ответ, представляет собой его исходящий номер. При указании даты этого документа применяется цифровое обозначение числа, месяца и года. В целом этот реквизит имеет следующее обозначение: «На № 1/55 от 06.04.2007».

Реквизит «текст» письма обычно состоит из 3-х частей: вводной, основной и заключительной.

Во вводной части приводятся мотивы составления письма, содержатся ссылки на события, послужившие основанием для его написания.

Основная часть включает изложение доводов необходимости положительного решения конкретного вопроса, удостоверения ходатайства, в ней дается обоснование излагаемых в заключении выводов и предложений, приводятся цифры, излагаются факты.

В заключительной части формируются просьбы, ходатайства, содержатся выводы и предложения.

Содержание составных частей текста зависит от назначения письма и его разновидности.

Правом подписывать письмо наделены руководители, начальники учреждений и их заместители по своим линиям курирования. В отсутствии последних письма подписываются теми должностными лицами, на которых приказом возложено временное исполнение обязанностей отсутствующих.

Билет № 31

Система документации, её определение и свойства.

Система документации – это группировка документов в отдельные системы по определенным признакам.

Основными свойствами являются:

- выполнение общей системой определенных задач и достижение конкретной цели;

- существование общей системы как целостной структуры;

- способность общей системы к развитию;

- наличие внутри общей системы документации взаимосвязанных структурных систем, подсистем, комплексов, групп;

- относительная самостоятельность, автономность подсистем.

- выполнение общей системой определенных задач и достижение конкретной цели.

Порядок расположения реквизитов приказа. (Показать схемой).

Герб

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П О Г Р А Н И Ч Н А Я С Л У Ж Б А

П Р И К А З

_________________ № _______________

Москва

(3 инт.)

Текст названия проекта право-

Вого акта

(длина строки - не более 28 печатных знаков)

(3 инт.)

Проекты правовых актов ФСБ России, Пограничной службы ФСБ России (далее – проекты правовых актов) оформляются на бланках установленных образцов. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах верхнее поле этих страниц должно составлять 2,5 см. Проекты правовых актов печатаются на лазерных принтерах с использованием текстового редактораWordforWindows версии от 6.0 и выше, шрифтаTimesNewRoman размером № 14. Для оформления таблиц (табличных материалов) в качестве приложений к проектам правовых актов можно использовать шрифт№ 12. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) через полтора межстрочных (полуторных) интервалаи должны иметь следующие размеры полей: левое – не менее 2,5 см (3 см); правое – 1 см; верхнее – см. выше; нижнее – 2 - 2,5 см. Порядковые номера страниц (номера листов) проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без знака точки. На первых страницах проектов правовых актов порядковые номера страниц (номера листов) не проставляются. Гриф ограничения доступа печатается на первой странице в правом углу за пределом верхней границы текстового поля. Реквизит "Заголовок" располагается на три межстрочных интервала ниже реквизита “Дата подписания”. Реквизит "Заголовок" располагается под реквизитом “Дата подписания”и печатается без абзацного отступа от начала левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Длина строки заголовка не должна превышать28 печатных знаков, точка в конце заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не берется. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами. Расстояние от окончания текста проекта правового акта до реквизита “Подпись” (должность, воинское звание, инициал имени и фамилия) составляет три межстрочных интервала. Должность и воинское звание лица, подписывающего документ, печатаются от левой границы текстового поля без абзацного отступа, черезодин межстрочный интервали отделяются от указанного текстатремя межстрочными интервалами. Инициал имени и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются у правой границы текстового поля и пишутся в одной строке с воинским званием. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами “Заголовок”, “Текст” и “Подпись” при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице. Регистрационный номер проекта правового акта, который ему присваивается делопроизводством подразделения-исполнителя, проставляется на оборотной стороне его последнего листа в левом нижнем углу(см. ниже).

(3 инт.)

Начальник института

генерал-майор __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ И.Иванов

_____________________________________________________________________________

Примерный образец оформления оборотной стороны последних листов проектов правовых актов (печатается в левом нижнем углу от левой границы текстового поля без абзацного отступа через один межстрочный интервал):

Если правовой акт подписывается

руководителем (начальником) органа ФСБ РФ

Отп. 1 экз.

В секретариат

Исп. Сидоров Иван Федорович, (подпись), тел. 333-22-11

Печ. Петрова Н.И., с экрана ПЭВМ.

27.01.2007 г.

№ 1/222

Билет № 32