Функция документа, ее определение, основные функции и полифункциональностьдокументов.

Функция документа - это его целевое назначение, роль, которую выполняет документ, способ его проявления вовне.

Основными функциями документа являются:

- информационная функция

Важной функцией документа является функция сохранения и передачи информации. В связи с непрерывным увеличением информационного потока растет значение документа как хранителя и передатчика информации, которая может быть использована сразу после ее фиксации в документе, вскоре после этого или через значительный промежуток времени. Ее использование может быть запланировано на неопределенный срок. Однако во всех случаях информационная функция документа находит в конечном итоге реализацию;

- социальная функция

Каждый документ обладает социальной функцией. Как продукт конкретных социальных отношений документ выполняет роль фиксатора и хранителя социальной информации. Содержание документа отражает сущность и характер отношений между людьми, функционирование и взаимосвязь структурных подразделений пограничных органов;

- коммуникативная функция

Способность документа обладать определенной информацией позволяет ему исполнять роль связующего элемента между структурными подразделениями и должностными лицами. Информация закрепляется на материальном носителе не ради самоцели, а для сохранения и последующего использования. Используется же она путем передачи ее посредством документа соответствующему адресату. Передавая информацию во времени и пространстве, документ реализует коммуникативную функцию. Эта функция обеспечивает как внутренние, так и внешние связи структурных подразделений.

- культурная функция

Среди функций документа особое место занимает культурная функция. Любой документ несет на себе отпечаток культурного уровня общества, в котором он был создан. Однако нельзя сводить роль документа лишь к фиксации какой-либо культурной традиции, к роли образа культуры или выразителя достижений культуры. Реализуя культурную функцию, документ выполняет более активную роль. Он является передатчиком элементов культуры, культурной традиции;

- управленческая функция

Эта функция тесно связана с коммуникативной и присуща не всем документам, а лишь тем из них, которые служат средством осуществления управленческой деятельности.К ним, согласно унифицированной системе организационно-распорядительной документации, относятся такие документы, как: уставы, постановления, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др. К документам, выполняющим управленческую функцию, относятся также справочно-информационные документы.Это - справки, служебные письма, докладные записки, рапорты, сводки, телеграммы и т.д.;

- правовая функция

Значительной группе документов присуща правовая функция. В соответствии с этой функцией документы регулируют общественные отношения, защищают законные интересы общества и граждан, закрепляют правовой статус структурных подразделений и должностных лиц, устанавливают, изменяют и прекращают правоотношения. Такие документы обладают юридической силой и поэтому имеют правовое значение. Действие правовой функции документа проявляется по-разному. Оно может быть выражено в регламентации правил поведения, в установлении запретов, а также в предоставлении прав и возложении обязанностей, в установлении юридически значимых фактов. Документы, которым присуща правовая функция, обладают различной юридической силой;

- научная функция

Эта функция тесно связанная с культурной, она присуща документам, содержащим научную информацию. Эти документы, как никакие другие, характеризуются широким диапазоном разновидностей документа, Здесь и текстовые, и графические документы, исполненные от руки, нарисованные, начерченные, изготовленные на компьютере, изданные типографическим, электрографическим или другими способами. Это кино-фото-видео материалы, перфорированные карты и ленты, программы, алгоритмы и др.;

- специальная функция

Она присуща документам, содержащим информацию о боевых и специальных действиях, жизни и деятельности пограничных органов, учреждений, оперативно-боевой подготовке сотрудников. Важнейшие требования, предъявляемые к документам и информации, изложенной в них - это максимальная точность, оперативность и доступность строго определенному кругу лиц;

- функция учета

К частным функциям документа относятся функция учета. Она заключается в фиксации и группировке в цифровых выражениях информации, характеризующей хозяйственные, демографические, научные, культурные и иные социальные процессы в целях анализа, контроля и оказания влияния на тенденции их развития;

- функция исторического источника

Документ выполняет функцию исторического источника. С расширением понятия «документ» появился термин «исторический документ». Под ним подразумевались летописи, хроники, записки и другие документы, содержащие сведения о какой-либо эпохе, историческом событии, лице и т.п.. Изучение исторических документов позволяет осмыслить глубинные процессы, важнейшие закономерности и тенденции развития общества.

Характерной чертой документа является полифункциональность, т.е. когда документ выполняет одновременно несколько функций. Данное обстоятельство вызывает порой на практике затруднения в определении функционального назначения документа, т.к., присущие документу функции неравнозначны.Как правило, при наличии определенной совокупности функций какой-либо из них принадлежит ведущая роль, которая и определяет целевое назначение документа.