Управление созданием, изменением, дополнением и обращением документов.

Документооборот – это движение док-тов в орг-ции с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

1) оперативность прохождения документов;

2) исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3) соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной постановлением Мин-ва юстиции РБ от 19.01.2009 г. №4.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных инф. технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.)). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее ф-ций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

В организациях, как правило, создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных прав. актах организации.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Гос. архивной службы РБ и вышестоящими организациями.

18. Основания и порядок создания, оформления, изменения, дополнения, обращения документов, их отмены.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих ф-ций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распоряди-тельных документов в деятельности организаций являются:

· акты законодательства РБ;

· решения судов;

· предписания гос. органов и должностных лиц;

· поручения вышестоящих организаций;

· осуществление исполнительной и организационно-распоряди-тельной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее ф-ций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы, кот. предусмотрены законодательством РБ, уставами или положениями о них.

Подготовка документа включает:

1) составление и оформление проекта документа,

2) его подписание,

3) при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Языками делопроизводства и документации в РБ являются белорусский и русский.

В тексте официального документа не допускается употребление:

1) просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

2) иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

3) нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

4) аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

5) ненормативной лексики (п.72 Инструкции по делопроизводству).

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается (п.100 Инструкции по делопроизводству).

Входящие, исходящие и внутренние документы организации, требующие учета и исполнения, подлежат регистрации. Регистрация документов предполагает запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправки.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-инф. целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных Инструкцией по делопроизводству, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, в организации организуется контроль за исполнением. Его осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Система контроля исполнения включает:

1) учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

2) контроль за сроками исполнения;

3) проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

4) учет и отчетность о результатах исполнения;

5) оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, кот. по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность кот. удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи, приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством РБ не установлено иное. Электронный документооборот осуществляется по общим правилам, предусмотренным Инструкцией по делопроизводству.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией. Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов.