Положения о собраниях команды
Собрание команды Enactus КазГЮИУ - встреча членов команды в рамках одной из форм, описанных в пунктах 4.1, 4.2, 4.3, 4.4.
4.1. Собрание - мозговой штурм команды Брейншторм (мозговой штурм)- это специальный вид общения со специфическими правилами поведения, направленных на максимизацию генерирования идей3.
Ответственным за проведение брейншторма является вице-президент по проектам. Он договаривается об участии (не более четырѐх) с экспертами в брейншторме команды. В состав экспертов могут входить совет директоров команды, эдвайзер команды, сотрудники университета, связанные с проектной и предпринимательской деятельностью.
Брейншторм команды должен соответствовать нескольким важным общепринятым правилам этой методики и делится на этапы.
Правила брейншторма4:
Отложенное суждение-отделениегенерации идеиотвыбора конкретной идеиделает лучше и ту идругую составляющую брейншторма. Процесс отбора и критики идей проходит в отдельном от генерации этапе.
Поощрять безумные идеи-гениальные идеи граничат с безумными.
Использовать идеи других-слушать внимательно других участников,и если есть что добавить илиизменить - говорит. Это сплотит группу брейнштормеров.
Гнаться за количеством-лучший способ получить хорошую идею-иметь много идей.
Одна идея в один момент времени-сохранять направление движения,оставить разговоры наотвлечѐнные темы на потом.
Метод заголовков-быстро схватывать суть,кратко записывать еѐ"заголовком"и идти дальше.Непозволять группе топтаться на месте вокруг одной обсуждаемой долго идеи.
Этапы брейншторма5:
1) Сформулировать задачи. Чаще всего это два вопроса: что мы хотим получить в результате и что является препятствием для получения желаемого результата?
2) Сформировать группу. Необязательно все члены команды Enactus КазГЮИУ обязаны участвовать в брейншторм-сессии, т.к. работа по методике брейн-шторма - тоже определѐнный навык. Вице-президент по проектам в сообщении на ветке указывает определѐнное число участников от команды (не более 12 человек). Он имеет право указать имена тех людей, в результативности которых на брейншторме он уверен (не более 5), но каждый член команды имеет право попробовать себя в данной методике.
3) Указать правила. Непосредственно перед началом брейншторм сессии вице-президент оглашает и объясняет все вышеуказанные правила брейншторма.
4) Генерация идей. Устанавливаются временные рамки для этапа генерации (15-25 мин). Генерация идей проходит согласно правилам.
5) Обсуждение\экспертиза идей. Отбрасываются самые абсурдные, неприемлемые, нереализуемые варианты. Оставшиеся идеи предлагается разнести по группам: самые полезные и наиболее легко выполнимые, самые перспективные и продуктивные, прочие. Во время процедуры редактирования и анализа участники могут выдвигать новые идеи, а также дополнять, модифицировать и конкретизировать уже высказанные.
6) “Деструирование”. Подвергнуть каждую высказанную идею всесторонней критике. На данном этапе каждая идея рассматривается участниками с позиции препятствий на пути к ее реализации. При таком обсуждении весьма вероятно возникновение ценных мыслей о том, как обойти или уничтожить данные препятствия.
7) Провести окончательный анализ идейс учетом всех критических замечаний и составитьсписок тех, которые являются наиболее применимыми практически.
Общее время проведения брейншторма: от 2 до 3 часов.
4.2. Рабочее собрание команды
Рабочее собрание команды Enactus КазГЮИУ может проводиться с разной периодичностью, но не реже одного раза в неделю. Оно обязательно протоколируется секретарѐм и ведѐтся согласно шаблону:
1) Отчѐт президента о важных управленческих решениях, принятых за последний месяц, встречах, которые могут повлиять на деятельность команды и сообщения/объявления от администрации университета, которые влияют на деятельность команды (5-7 минут).
2) Отчѐты координаторов проектов по проделанной за месяц работе согласно форме из пункта 3.3 Устава (3-5 минут на каждый проект)
3) (опционально) Отчѐты руководителей отделов
4) (опционально) Выступление эдвайзера команды
5) (опционально) Решения, которые необходимо принять всей командой (см. пункт 6.1 Устава)
6) (опционально) Проблемы, которые необходимо обсудить
7) (опционально) Отбор презентующих на соревнования
8) Разное
Собрание ведѐт президент команды, при его отсутствии - вице-президент по проектам. За день перед выбранной датой президент команды выкладывает повестку собрания. Первые два пункта шаблона обязательно должны присутствовать в повестке и на собрании, другие пункты добавляются опционально по ситуации.
4.3 Экстренное собрание команды
Экстренное собрание команды проводится в случае, если:
1) происходит событие, прямо угрожающее существованию команды или программы;
2) необходимо срочно принять решение, прямо влияющее на каждого члена и всю команду;
3) существует общекомандная срочная задача, для решения необходимо приложить все усилия команды.
В таких случаях в течение трёх дней после появления информации, отвечающей условиям проведения экстренного собрания, президент собирает максимально возможное количество членов команды
4.4 Собрание проектных групп.
Собрание проектных групп организовывается координатором проектной группы не менее раза в неделю.
На собрании проектных групп участники проектов отчитываются в проделанной работе, обсуждается развитие проекта.
Координаторам проектов следует информировать вице-президента по проектам о предстоящих собраниях, поскольку вице-президент по проектам имеет право участвовать в них.
4.5 Собрание отделов
Собрание отделов организовывается руководителем отдела не менее раза в две недели. На собрании участники отделов отчитываются о проделанной работе, подводят итоги и обсуждают стратегию работы отдела.
Руководителям отделов следует информировать вице-президента по административной части о предстоящих собраниях, поскольку вице-президент по административной части имеет право участвовать в них.
4.6 Собрание структуры команды.
В собрании структуры команды участвуют: президент команды, эдвайзер команды, вице-президенты по проектам и административной части и секретарь.
На собрании структуры команды решаются и обсуждаются следующие вопросы:
1) стратегия развития команды
2) итоги работы проектов и отделов на основе отчетов и собственных наблюдений
3) принимаются решения согласно пункту 5.3