Б. «Синтаксические правила составления описаний»
Правила моделирования (формирования базы организационных знаний) приведено в специальных Руководствах по созданию моделей организационно-функциональной структуры и процессов. деятельности органов государственного управления.
Эти правила достаточно просты синтаксически (операции «добавления, перемещения, удаления элементов и связей-проекций между ними различной направленности, управление системой атрибутов элементов и проекций, а также правил формирования отчетов из модели.
Наибольший интерес и сложность представляет не синтаксис, а семантика модели, которая опирается на систему классификаторов, проекций и отчетов, приведенных в таблицах 1 - 3.
Пример фрагмента внутренней структуры модели приведен на Рис. 1.
Таблица 1. Перечень основных объектов модели с комментариями (характеристиками)
| № | Наименование | Характеристика | |
| Классификаторы модели: | |||
| 0.0. | Глоссарий | Перечень применяемых для описания деятельности ОИВ терминов и сокращений | |
| 1.1. | Состав ОИВ | Официальный иерархический справочник ОИВ | |
| 1.2. | Объекты управления | Предметный классификатор возможных объектов управления (регулирования) | |
| 1.3. | Характеристики объектов управления | Классификационные характеристики объектов управления и государственных услуг, оказываемых ОИВ | |
| 2.1. | Внешние процессы | Процессы вышестоящих и «рядом стоящих» ОИВ, в которых принимает участие описываемый ОИВ | |
| 2.2. | Внешние поручения | Разовые инициативы вышестоящих ОИВ, которые инициируют деятельность по их реализации | |
| 2.3. | Государственные услуги | Услуги, оказываемые ОИВ гражданам и организациям | |
| 3.1. | Проекты* | Типовые или уникальные проекты реализации внешних и внутренних инициатив и поручений | |
| 3.2. | Функции** | Иерархический справочник Функций, в котором можно выделить следующие разделы: Основные (связанные с задачами по реализации Государственных услуг, Внешних процессов и Поручений), Управленческие (внутреннее управление) и Обеспечивающие (внутреннее обеспечение) | |
| 3.3. | Внутренние процессы*** | Иерархический список выделенных процессов (с уровнем, при необходимости подпроцессов) выполняемых описываемым ОИВ с целью оказания Государственных услуг или реализуемых Внешних процессов, владельцем которых является другой ОИВ | |
| 3.3.1 | Характеристики процессов | Классификационные характеристики процессов, реализуемых ОИВ[11] | |
| 4.1. | Сотрудники | Перечень персоналий конкретного ОИВ | |
| 4.2. | Организационно-ролевая структура | Организационно – ролевая структура содержит как постоянные роли, выполняемые сотрудниками и подразделениями в соответствии со своим предназначением, так и ситуативные роли в различных командах (процессов, проектов, комиссиях и т.п.) | |
| 4.3. | Административно-штатная структура | Организационная структура описываемого ОИВ на уровне Департаментов и Должностных позиций с заданным с помощью иерархии отношением «подчиненности» | |
| 5.0. | Стратегические темы | Отражают приоритеты в стратегии компании и объединяют группы взаимосвязанных (причинно-следственно) целей | |
| 5.1. | Цели | Дерево целей, включающее цели описываемого ОИВ | |
| 5.2. | Показатели | Показатели характеризующие степень достижения цели или эффективность реализации процессов и проектов. Может также использоваться для отражения состава возможных характеристик продуктов проектов и/или процессов. | |
| 5.3. | Продукт/ Результат | Измеримый продукт/результат проекта или процесса, в комментарии могут указываться характеристики продукта/результата (либо, если сходные характеристики могут относится к различным продукта, вводится дополнительный классификатор или используется классификатор «Показатели» ) | |
| 6.1. | Документы | Для системной и процессной модели: Нормативные документы (внешние и внутренние, регулирующие выполнение операций процессов, деятельность структурных подразделений и ОИВ в целом), а также Рабочие документы - носители информации, циркулирующей в ходе процессов. (Поскольку одним из результатов деятельности ОИВ могут быть нормативные документы целесообразно объединение их вместе с «Рабочими» в одном классификаторе). Для модели эффективности: Документы, в которых находятся плановые и фактические значения показателей (= планы и отчеты). | |
| 6.1 | Свойства документов | Состояния и статусы документов циркулирующих в процессе. (Например: Проект, согласовано, внесены изменения, Утвержден и т.п. ). Введение этого классификатора позволяет резко сократить число позиций, необходимых для отражения документооборота в процессной модели | |
| 7.0 | Хранилища информации | Специальный классификатор "накопителей" информации (базы данных, папки, журналы и т.п.). Также используется при описании процессов ("Документооборот"). | |
| 8.0 | Инфраструктура | Аппаратные и программные средства, с помощью которых осуществляется деятельность ОИВ | |
| 2.2 | Условия ветвления (процессов) | Универсальный классификатор, используемый при моделировании процессов "Документооборота | |
| 9.0 | Требования к персоналу | Квалификационные и прочие требования, необходимые для занятия соответствующей должности | |
| 9.1 | Полномочия персонала | Для формирования ДИ надо определить права распоряжения ресурсами и действий от имени ОИВ | |
| 10.0 | Информационное поле | Структурирование информационного контента, необходимого для поддержания деятельности ОИВ | |
* В отличии от процессов набор операций (работ) проектов не детерминирован и определяется применительно к ситуации. Состав классификатора может изменяться по мерее накопления и типизации лучшей практики. Управление проектами выделяется в отдельный процесс (возможно с вариациями по типам и уровню сложности проектов). В рамках этого процесса описывается (при построении процессной модели) механизмы аудита поручения, как «минипроекта». Также на следующем этапе, с помощью классификаторов описания информационной структуры описывается паспорт проекта (поручения).
**Термин «Функция» трактуется как «обязанность» (предназначение) выполнять действия в определенной предметной области. На самом верхнем уровне однородные функции можно сгруппировать в крупные функциональные области. Функции верхних уровней в пределах «функциональной области» обозначают решаемую задачу - «что» надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже «как», «каким образом» эта задача решается. Очевидно, что наличие функций не равносильно реализации операций. Операции уточняются в «процессной модели»
*** В классификаторе находятся «имена процессов». Процесс в рамках принятой модели трактуется как выделенные на дереве функций подмножества (последовательности) операций направленных на достижение определенного результата. Выделение таких операций происходит с помощью проекции «Процессы – Функции». Результаты процессов и их характеристики (показатели) не выделяются в отдельный классификатор, а являются атрибутами соответствующей позиции классификатора «Процессы».
Таблица 2
| № | Наименование | Характеристика |
| Проекции модели[12]: | ||
| 21.11. | Внешние поручения - Структура ОИВ РФ | Определяет те ОИВ, которые могут инициировать Внешние поручения |
| 21.31. | Внешние поручения - Проекты | Определяет проекты разного уровня сложности, которые могут быть запущены для исполнения поручений |
| 21.32. | Внешние поручения - Функции | Определяет те функциональные компетенции, которые должны поддерживаться в ОИВ для поддержания готовности выполнить Внешнее поручение вышестоящего ОИВ |
| 22.11. | Внешние процессы - Структура ОИВ РФ | Определяет те ОИВ, в процессах которого могут быть задействованы ресурсы (компетенции) описываемого ОИВ |
| 22.33. | Внешние процессы - Внутренние Процессы | Определяет те внутренние процессы, которые являются подпроцессами для «внешних» |
| 23.12. | Государственные услуги - Внешнее окружение | Специфицирует Государственные услуги, поддерживаемые описываемым ОИВ |
| 23.33. | Государственные услуги - Внутренние процессы | Определяет те внутренние процессы, которые поддерживают выполнение Государственных услуг |
| 31.42.41. | Проекты - Организационно-ролевая структура (Сотрудники) | Определяет персональное назначение сотрудников ОИВ на определенные роли в запускаемом проекте |
| 32.42. | Функции - Организационно-ролевая структура | Определяет распределение ответственности за поддержание специфицированных функций ОИВ и реализацию операций |
| 33.32. | Внутренние процессы - Функции | Определяет подмножества операций, принадлежащих каждому из процессов |
| 33.42.41. | Внутренние процессы - Организационно-ролевая структура (Сотрудники) | Определяет назначение сотрудников ОИВ на роли владельцев процессов |
| 43.42.41. | Административно-штатная структура - Организационно-ролевая структура (Сотрудники) | Устанавливает для каждого из сотрудников ОИВ соответствие между ролевыми задачами и позицией в Административно-штатной структуры |
| 25.26.7. | Функции_Функции (Документооборот и Нормативное регулирование) | Базовая "тройная" проекций для построения модели процессов. Кроме передачи документов описывает регламенты выполнения операций процесса. |
| 25.26.6. | Функции_Накопители и базы данных (Документооборот через Хранилища информации) | Другой способ реализации документооборота (через электронные (БД) и бумажные накопители). |
| 43. 43. | Административно-штатная структура - Административно-штатная структура | Позволяет задать отношения не административного подчинения и отношений |
| 43.90. | Административно-штатная структура - Требования | Задание соответствующих отношений для формирования Должностных инструкций |
| 43.91. | Административно-штатная структура – Требования - Полномочия | Задание соответствующих отношений для формирования Должностных инструкций |
| 25.26.9. | Документы – Инфологическая модель | Формирование структур и информационного наполнения документов, необходимого для обеспечения протекания административных процессов |
| Модель эффективности | ||
| 51.52. | Цели_Показатели | Определяет показатели измеряющие степень достижения целей |
| 21.31.51. | Внешние поручения_Проекты_Цели | Определяет цели проектов, направленных на выполнение внешних поручений |
| 22.33.51. | Внешние процессы_Внутренние процессы_Цели | Определяет цели внутренних процессов, являющихся подпроцессами для «внешних» |
| 23.33.51. | Государственные услуги_Внутренние процессы_Цели | Определяет цели внутренних процессов, поддерживающих выполнение Государственных услуг |
| 50.51. | Стратегические темы_Цели | Объединяет цели, направленные на реализацию стратегических тем |
| 51.31.52 | Цели_Проекты_Показатели | Определяет цели (назначение) и показатели (эффективность выполнения) для проектов |
| 51.52.23 | Цели_Показатели_Государственные услуги | Определяет цели и показатели их достижения для различных Государственных услуг |
| 51.52.33 | Цели_Показатели_Внутренние процессы | Определяет цели (назначение) и показатели (эффективность выполнения) для процессов |
| 51.52.42. | Цели_Показатели_Организационно-ролевая структура | Определяет ответственность за достижение целей и показателей |
| 51.53.31. | Цели_Продукт/ Результат_Проекты | Определяет продукт/результат проекта и цели, которые достигаются с помощью такого результата |
| 51.53.33. | Цели_Продукт/ Результат_Внутренние процессы | Определяет продукт/результат процесса и цели, которые достигаются с помощью такого результата |
| Измерение показателей | ||
| 52.31.42. | Показатели_Проекты_Организационно-ролевая структура) | Определяет какие мероприятия / проекты необходимо провести для измерения показателя и кто отвечает за это |
| 52.33.42. | Показатели_Внутренние процессы_Организационно-ролевая структура) | Определяет в каком процессе измеряется показатель и кто отвечает за измерение |
| 52.61. | Показатели_Документы | Определяет в каких документах находятся фактические и плановые значения показателя |
.
Таблица 3
| № | Наименование | Характеристика |
| Базовые отчеты модели* (Предварительный состав): | ||
| 1. | Объекты регулирования (управления) ОИВ | Перечень объектов регулирования, закрепленных за описываемым ОИВ (из предметного классификатора) с указанием характеристик (из соответствующего классификатора) |
| Перечень государственных услуг, оказываемых ОИВ | Перечень государственных услуг, оказываемых описываемым ОИВ (из классификатора составленного на основе РГУ-ОИВ) с указанием характеристик услуг (из соответствующего классификатора) | |
| Перечень функций, поддерживаемых ОИВ и их закрепление за организационными звеньями (департаментами и сотрудниками ОИВ) | С выделением внешних (государственных) и внутренних функций. В качестве Приложения к отчету может быть сформирована графическая Функциограмма (с исполнителями) | |
| Перечень внутренних процессов, поддерживаемых ОИВ и их закрепление за организационными звеньями. | Процессы приводятся с указанием их характеристик, включая характеристику результата (из соответствующего классификатора) и их владельца (департамент или сотрудник ОИВ). Для процессов инициируемых извне указываются связанные внешние процессы и услуги. | |
| Паспорт процесса**. | Указанные выше сведения выводятся в особом формате, причем опционально т.е. для помеченного процесса. На этапе построения процессной модели, можно по каждому из процессов вывести его операции (из классификатора «Функций»), используемые ресурсы (в т.ч. участники - исполнители), документы и внешние регламенты. На третьем этапе (построения модели эффективности) в число характеристик будут добавлены показатели эффективности выполнения процессов. | |
| Перечень типовых проектов («минипроектов», поручений) | Формируется на основе классификаторов «Внешние поручения» (если их возможно «типизировать»)[13]. Данные поручения связываются с функциональными областями (классификатор «Функции»), необходимые компетенции в которых поддерживает описываемый ОИВ. Возможно также указание в отчете конкретных сотрудников и департаментов, за которыми закреплены данные функцию | |
| Паспорт проекта** | Паспорт конкретного проекта может быть сформирован после завершения фазы «авторизации». | |
| Административно-штатная структура ОИВ | Полный перечень и иерархия звеньев ОИВ. Могут быть отражены также отношения функциональной подчиненности. В качестве Приложения к отчету может быть сформирована графическая Оргдиаграмма (с ФИО Сотрудников) | |
| 9[14] | Положение об организационно-функциональной структуре ОИВ | Обобщающий взгляд на организацию в целом. В сжатом виде содержит все сведения отраженные в отчетах 1-7. |
| Положение о структурном подразделении ОИВ | Обобщающий взгляд на деятельность департамента. В сжатом виде содержит все сведения отраженные в отчетах 1-7. Выводятся данные по помеченному структурному подразделению. | |
| 11** | Положение о функциональных обязанностях сотрудника – «Должностной регламент» | В дальнейшем (на этапе процессного описания), после уточнения состава операций и, возможно введения в модель дополнительных классификаторов, описывающих требования к позиции может быть сформирован полноценный «Должностной регламент». |
| Модель эффективности | ||
| Таблица "Стратегические темы – Цели - Проекты" | Отражает стратегические приоритеты (темы) и способы их достижения (на верхнем уровне) – примерно соответствует среднесрочной стратегии | |
| Таблица "Стратегические цели - Показатели" | Отражает показатели, с помощью которых измеряется степень достижения целей | |
| Таблица "Стратегический бюджет" | Отражает движение в направлении достижения целей – объединяет плановые и фактические значения по стратегическим показателям | |
| Таблица "Измерение значений показателей" | Отражает «методику» измерения показателей (кто, что, как, как часто, в какой документ…) | |
| Таблица "Проекты - Цели - Показатели" | Отражает назначение проектов и указывает критерии их результативности и эффективности | |
| Таблица "Процессы - Цели - Показатели" | Отражает назначение процессов и указывает критерии их результативности и эффективности | |
| Таблица "Государственные услуги - Цели - Показатели" | Отражает цели по услугам и показатели их достижения | |
| Таблица "Подразделения - Цели - Показатели" | Отражает распределение ответственности за цели и показатели между подразделениями | |
| Карточки целей и показателей по центрам стратегической ответственности[15] | Выбирается интересующий центр стратегической ответственности и для него указывается цели, показатели, их плановые и фактические значения |
*Перечень документов и диаграмм – регламентов, стандартов и т.п. выводимых из модели. Построение отчетов становится возможным благодаря выбору состава, структуры и правильному заполнению классификаторов и проекций концептуальной модели. Совокупность отчетов должна давать исчерпывающее описание деятельности каждого из ОИВ на системном уровне.
** Документы разрабатываются на этапе процессного описания.
Таблица 3. Перечень основных объектов модели с комментариями (характеристиками)
| № | Наименование | Характеристика | |
| Классификаторы модели: | |||
| 0.0. | Глоссарий | Перечень применяемых для описания деятельности ОИВ терминов и сокращений | |
| 1.1. | Состав ОИВ | Официальный иерархический справочник ОИВ | |
| 1.2. | Объекты управления | Предметный классификатор возможных объектов управления (регулирования) | |
| 1.3. | Характеристики объектов управления | Классификационные характеристики объектов управления и государственных услуг, оказываемых ОИВ | |
| 2.1. | Внешние процессы | Процессы вышестоящих и «рядомстоящих» ОИВ, в которых принимает участие описываемый ОИВ | |
| 2.2. | Внешние поручения | Разовые инициативы вышестоящих ОИВ, которые инициируют деятельность по их реализации | |
| 2.3. | Государственные услуги | Услуги, оказываемые ОИВ гражданам и организациям | |
| 3.1. | Проекты* | Типовые или уникальные проекты реализации внешних и внутренних инициатив и поручений | |
| 3.2. | Функции** | Иерархический справочник Функций, в котором можно выделить следующие разделы: Основные (связанные с задачами по реализации Государственных услуг, Внешних процессов и Поручений), Управленческие (внутреннее управление) и Обеспечивающие (внутреннее обеспечение) | |
| 3.3. | Внутренние процессы*** | Иерархический список выделенных процессов (с уровнем, при необходимости подпроцессов) выполняемых описываемым ОИВ с целью оказания Государственных услуг или реализуемых Внешних процессов, владельцем которых является другой ОИВ | |
| 3.3.1 | Характеристики процессов | Классификационные характеристики процессов, реализуемых ОИВ[16] | |
| 4.1. | Сотрудники | Перечень персоналий конкретного ОИВ | |
| 4.2. | Организационно-ролевая структура | Организационно – ролевая структура содержит как постоянные роли, выполняемые сотрудниками и подразделениями в соответствии со своим предназначением, так и ситуативные роли в различных командах (процессов, проектов, комиссиях и т.п.) | |
| 4.3. | Административно-штатная структура | Организационная структура описываемого ОИВ на уровне Департаментов и Должностных позиций с заданным с помощью иерархии отношением «подчиненности» | |
| 5.0. | Стратегические темы | Отражают приоритеты в стратегии компании и объединяют группы взаимосвязанных (причинно-следственно) целей | |
| 5.1. | Цели | Дерево целей, включающее цели описываемого ОИВ | |
| 5.2. | Показатели | Показатели характеризующие степень достижения цели или эффективность реализации процессов и проектов. Может также использоваться для отражения состава возможных характеристик продуктов проектов и/или процессов. | |
| 5.3. | Продукт/ Результат | Измеримый продукт/результат проекта или процесса, в комментарии могут указываться характеристики продукта/результата (либо, если сходные характеристики могут относится к различным продукта, вводится дополнительный классификатор или используется классификатор «Показатели» ) | |
| 6.1. | Документы | Для системной и процессной модели: Нормативные документы (внешние и внутренние, регулирующие выполнение операций процессов, деятельность структурных подразделений и ОИВ в целом), а также Рабочие документы - носители информации, циркулирующей в ходе процессов. (Поскольку одним из результатов деятельности ОИВ могут быть нормативные документы целесообразно объединение их вместе с «Рабочими» в одном классификаторе). Для модели эффективности: Документы, в которых находятся плановые и фактические значения показателей (= планы и отчеты). | |
| 6.1 | Свойства документов | Состояния и статусы документов циркулирующих в процессе. (Например: Проект, согласовано, внесены изменения, Утвержден и т.п. ). Введение этого классификатора позволяет резко сократить число позиций, необходимых для отражения документооборота в процессной модели | |
| 7.0 | Хранилища информации | Специальный классификатор "накопителей" информации (базы данных, папки, журналы и т.п.). Также используется при описании процессов ("Документооборот"). | |
| 8.0 | Инфраструктура | Аппаратные и программные средства, с помощью которых осуществляется деятельность ОИВ | |
| 2.2 | Условия ветвления (процессов) | Универсальный классификатор, используемый при моделировании процессов "Документооборота | |
| 9.0 | Требования к персоналу | Квалификационные и прочие требования, необходимые для занятия соответствующей должности | |
| 9.1 | Полномочия персонала | Для формирования ДР надо определить права распоряжения ресурсами и действий от имени ОИВ | |
| 10.0 | Информационное поле | Структурирование информационного контента, необходимого для поддержания деятельности ОИВ | |
* В отличии от процессов набор операций (работ) проектов не детерминирован и определяется применительно к ситуации. Состав классификатора может изменяться по мерее накопления и типизации лучшей практики. Управление проектами выделяется в отдельный процесс (возможно с вариациями по типам и уровню сложности проектов). В рамках этого процесса описывается (при построении процессной модели) механизмы аудита поручения, как «минипроекта». Также на следующем этапе, с помощью классификаторов описания информационной структуры описывается паспорт проекта (поручения).
**Термин «Функция» трактуется как «обязанность» (предназначение) выполнять действия в определенной предметной области. На самом верхнем уровне однородные функции можно сгруппировать в крупные функциональные области. Функции верхних уровней в пределах «функциональной области» обозначают решаемую задачу - «что» надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже «как», «каким образом» эта задача решается. Очевидно, что наличие функций не равносильно реализации операций. Операции уточняются в «процессной модели»
*** В классификаторе находятся «имена процессов». Процесс в рамках принятой модели трактуется как выделенные на дереве функций подмножества (последовательности) операций направленных на достижение определенного результата. Выделение таких операций происходит с помощью проекции «Процессы – Функции». Результаты процессов и их характеристики (показатели) не выделяются в отдельный классификатор, а являются атрибутами соответствующей позиции классификатора «Процессы».
Рис. 1. Структура системной модели ОИВ (пример)
2) Стандарт представления Процессных и Организационно-функциональных структур органов государственного управления (было - Стандарт представления организационно-функциональных структур органов государственного управления, учитывающий особенности форм подчинения, соподчинения, юрисдикции, контроля и иных способов организации отношений ведомств, государственных учреждений, иных субъектов отношений, связанных с государственным регулированием).
К документам, учитывающим особенности форм подчинения, соподчинения, юрисдикции, контроля и иных способов организации отношений ведомств, государственных учреждений, иных субъектов отношений, связанных с государственным регулированием, формируемым из модели, относятся:
· Положение об ОИВ
· Положения о подразделении (Департаменте, Управлении)
· Положение об отделе
· Должностной регламент сотрудника
Основные требования к Должностному регламенту сотрудника приведены в документе ВШЭ:
Методические рекомендации по разработке пилотных должностных регламентов (версия 1.2.)
Требования к другим документам этого класса нуждаются в уточнении.