Вопрос №2. Федеральные государственные архивы.

Государственный архив это - государственное учреждение, финансируемое из федерального бюджета.

Выполняет множество различных функций некоммерческого характера в сотрудничестве с органами власти, общественными, государственными, научными, культурными и иными организациями и гражданами.

В установленных законом пределах, архив осуществляет правомочия по пользованию, владению, и распоряжению определенной части документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их хранение в постоянном режиме охраняемости и использования, обеспечивает целостность исторически сложившегося комплекса документальной информации, их доступ для пользования

Основными задачами и функциями Государственного архива являются:

формирование, обеспечение и организация, сохранности в использовании Архивного фонда Российской Федерации

анализирование состояния архивного дела, изучение закономерности и тенденций развития, определение концепций и стратегий в развитии и учето региональных особенностей

разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

формирование и улучшение совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, а так же государственной системы делопроизводства и унифицированных порядков документа

курирование деятельности федеральных государственных архивов, и иных организаций и оснащение их беспрерывного функционирования

контроль за следованием законодательства Российской Федерации в зоне архивного дела

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и оснащение информацией о его содержании и составе органов государственной власти, юридических и физических лиц

осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства

Главными функциями является сохранность его информационных документов. Для выполнения этой функции осуществляется огромный комплекс работ:

экспертиза ценности документов, которая обеспечивает своевременное поступление на хранение из ведомственных архивов наиболее ценных документов, в составе экспертной комиссии, научной общественности, ряда учреждений, с разработкой перечней документов с сроками сохранности; мероприятий, обеспечивание пополнением АФ РФ документальными памятниками историй и культуры, которые находятся в собственности граждан и общественных организаций;

организация строительства новых хранилищ, которые будут внедрять новые технологии.

С проблемами организации хранения информационных документов АФ связана функция Росархива и других архивных фондов.

С работой по укомплектовыванию государственных архивов и по организации хранения информационных документов взаимосвязан учет документов. Архивные органы ведут пофондовый учет документов, находящихся на хранении в государственных архивах, и сводный учет по ведомственным архивам, и также учет наиболее ценных документов негосударственной части АФ. Росархив воплощать в действительность государственный централизованный учет документов АФ, в целях улучшения и увеличения информативности какового в центральном фондовом каталоге главка вводится автоматизированная организация научно-технической информации.

Одной из ключевых функций Росархива прибывает разработка правил и других нормативных документов, регламентирующих деятельность государственных и ведомственных архивов. Правила и другие нормативные документы прибывают обязательными для госучреждений всей страны. Республиканские, краевые и областные архивные органы также разрабатывают инструкции и другие различные пособия, но на базе основополагающих правил и в границах своей компетенции.

Практическое задание. Составить примерное положение об архивной службе в государственной организации.

Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях^[*].

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;^[**]

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;^[**]

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;^[**]

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов:

· информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

· выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

· исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

· ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность заведующего архива

Зав.архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций

Экзаменационный билет № 16

Вопрос №1. Составление описи особо ценных документов.

Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа.

Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд по мере выявления таких дел. Опись может составляться на дела одной описи фонда или сразу нескольких, в зависимости от количества соответствующих особо ценных дел. Следует иметь в виду, что нумерация дел здесь может вестись до любого четырехзначного числа в случае договоренности с соответствующим государственным архивом. После этого опись считается законченной и соответственно - заводится новая опись. К описи в обязательном порядке составляется титульный лист. Особенностью фиксирования особо ценных дел в описи является отображение отметки «ОЦ» напротив каждого такого дела.

Обязательное количество экземпляров документа – четыре. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра данной описи передаются в соответствующий государственный архив. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составления одного экземпляра данного документа. Опись подписывается руководителем архива (или же иным уполномоченным должностным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

(подпись)		(расшифровка подписи)

№ п/п	№ опи­си	№ де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Край­ние да­ты	Кол-во лис­тов	№ ед. уче­та стра­хо­во­го фон­да	При­ме­ча­ние

В данную опись внесено особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации		УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения
от		№			от		№

Практическое задание. Составить акт о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.