Реимущества системного подхода. 1 страница

При системном подходе:

1. Высвечивается то общее в объектах и процессах совершенно различной природы, что затемняется различными деталями и трудно обнаруживается пока не отброшены частности. После снятия частностей знакомый исследователю и проектировщику объект или процесс видится по-новому. Адекватно становятся и решаются проблемы в различных областях науки и техники.

2. Переносятся методы принятия решений из одних областей науки и техники в другие.

3. У специалистов по проектированию и управлению кардинально изменятся стиль научного мышления. От детерминированных моделей они переходят к использованию моделей с нечёткими целями и ограничениями, к применению математического аппарата нечётких множеств.

4. Не допускается переоценка возможностей отдельных методов при принятии решений (например, только математического моделирования в ущерб экспертным оценкам). Другими словами, исключается ложное “снятие” всех проблем с использованием одного средства.

5. Осуществляется синтез знаний из различных наук (математики, логики, теории систем, теории управления и др.).

6. Проектантами и специалистами по управлению начинает обязательно учитываться в проектах устройства и функционирования динамического объекта действие интегрального эффекта как основного свойства системы, что приводит к разработке высокоэффективных и экономичных проектов.

7. В проекты вводится информационное описание системы (виды, объёмы, назначение и пути прохождения информации) и проектируется автоматизированный сбор и обработка данных и информации. При традиционном проектировании и управлении информационное описание, как правило, представлено слабо и оказывается недостаточным для эффективного проектирования и управления. Данные и информация при системном подходе собираются не в “навал”, т.е. случайным образом, а определяются системой моделей для принятия решений.

8. Возникает объективная основа для выбора необходимых направлений дальнейшего развития исследований в той области науки и техники, к которой относится проектируемая система.

2. Комбинаторика и топология в ИСУ. Комбинаторика — это раздел математики, в котором изучают, сколько комбинаций, подчинённых тем или иным условиям, можно составить из данных объектов. Т.Е. изучаются простейшие "соединения". Перестановки - соединения, которые можно составить из n предметов, меняя всеми возможными способами их порядок; число их Размещения - соединения, содержащие по m предметов из числа n данных, различающиеся либо порядком предметов, либо самими предметами; число их Сочетания - соединения, содержащие по m предметов из n, различающиеся друг от друга, по крайней мере, одним предметом.

Применительно к ИСУ комбинаторика рассматривает различные варианты комбинаций работы подсистем или отделов и их эффективность в зависимости от уровневого и структурного размещения (Анекдот про профессора, жену и дочь)

Топология - Раздел математики, изучающий свойства фигур, не изменяющиеся при любых деформациях, происходящих без разрывов.
Понятие топологии широко используется при создании сетей, систем и программ. Топологию иногда определяют как геометрию фигур, нарисованных на листе резины. Этот лист может принимать разные формы при его общем растягивании или в результате вытягивания в нескольких местах. При искривлениях такого рода топологические свойства не изменяются. Топологические свойства сетей, систем и программ могут описываться графами. Топология характеризует свойства сетей, систем и программ, не зависящие от их размеров. Она изучает структуру, образуемую физическими объектами и множеством связывающих их каналов либо частей каналов. При этом не учитывается производительность и принцип работы этих объектов, их типы, длина каналов, хотя при проектировании эти факторы очень важны.

Билет №11

1.Роль интуиции в исследованиях. Если управленец полагается исключительно на знания, полученные с помощью стандартного бизнес-образования, игнорируя интуицию, он построит стандартный бизнес, который даст усредненные показатели, убежден Александр Кардаков, председатель наблюдательного совета компании «Октава Капитал» и основатель компаний «Инком» и «Датагруп».

В то же время, будучи важной составляющей процесса принятия решения, интуиция не может быть ключевым фактором, считают практики. «Интуиция может стать последним, дополнительным звеном в сложной цепи процесса принятия решения, когда руководитель, проанализировав все фактические данные, еще сомневается. При этом она не может заменить остальные звенья этой цепочки, а тем более стать основополагающим критерием в принятии решения. Я использую интуицию как можно реже, поскольку топ-менеджер не имеет права на ошибку, ведь от него зависит благосостояние многих людей», - считает Виталий Джуринский, председатель правления «ВиДи Груп». Александр Тимофеев, генеральный директор компании «АВТ Бавария», также отдает предпочтение симбиозу интуиции и жесткого планирования. «Любой бизнес - это торговля, любая торговля - это интуиция, а торговля никогда не бывает предсказуемой. Например, автомобили нужно предоставить в такой комплектации, чтобы их у тебя купили, а это тоже шестое чувство. Ведь самое худшее для торговца - это когда у него забит товарами склад и «горят» кредиты. Тогда необходимо придумывать акции, направленные на продажу автомобилей. В данных ситуациях срабатывают как интуиция, так и симбиоз жесткого планирования ситуации», - поясняет он.

Интуиция помогает решать различные бизнес-задачи, начиная от подбора персонала и заканчивая заключением крупных сделок, считают топы украинских компаний. «Бывают случаи, когда на работу берешь неквалифицированного человека, а еще хуже, если этот человек в результате оказывается непорядочным. Такие ошибки весьма серьезно сказываются на работе. Поэтому всегда нужно взвешивать все за и против, доверяя своему внутреннему голосу», - отмечает Александр Тимофеев. Долго раздумывать над проблемой тоже не стоит, ведь в этом случае логика может заглушать внутренний голос. Как правило, первая мысль - самая верная.

Ученые и практики в один голос твердят, что, возникая на бессознательном уровне, интуиция помогает принимать решения в тех сферах, где существует высокий уровень неуверенности, практически нет прецедентов, малая толика фактажа, лимит времени и необходимость сделать выбор из нескольких альтернативных вариантов. К примеру, в переговорных процессах или сфере продаж, а также маркетинге. «Например, если ты берешь кредит в банке, сравниваешь различные процентные ставки и условия в различных финучреждениях и в конечном итоге, взвесив все за и против, принимаешь выгодное для себя решение. В данном случае места для интуиции нет, здесь роль играет холодный расчет», - комментирует Сергей Чеховский, коммерческий директор компании «ЭПОС». И напротив: когда вся собранная информация не дает ответа о принятии необходимого решения, важно прислушаться к интуиции. «На фондовом рынке невозможно с математической точностью просчитать, что будет дальше, однако можно работать с тенденциями. Именно поэтому в нашей работе нередко приходится прибегать к интуитивному знанию, которое формируется на основании большого опыта работы», - рассказывает Сергей Оксанич, президент компании «КИНТО». Бытует мнение и относительно важности интуиции/расчета в зависимости от функционала менеджера. Например, для менеджеров-стратегов соотношение интуитивного и рационального может быть 50 (как минимум) на 50 (как максимум) %, а для менеджеров-исполнителей - 20 (как минимум) на 80 (как максимум) %, считает Елена Деревянко, управляющий партнер и креативный директор Агентства PR-Service, вице-президент Украинской лиги по связям с общественностью. Иными словами, при принятии стратегических решений интуиция может пригодиться больше, нежели на уровне оперативного управления.

Впрочем, отделить интуицию от процесса рационального мышления может быть и нелегко, особенно у человека, имеющего опыт урегулирования той или иной ситуации. Руководствуясь прежней моделью поведения или знаниями, человек может проявить очень высокую быстроту реакции. В этом случае может показаться, что сработала интуиция, однако, считает Алла Коняева, менеджер психологической службы компании «Алла Коняева и партнеры», на самом деле предпринятое действие было следствием сочетания знаний и опыта. Ситуации, в которых следует прислушаться к интуиции:

Когда речь заходит об оценке людей;

если проблема должна быть решена очень быстро;

если на основании неполной информации необходимо представить себе полную картину;

когда идет поиск новых решений для организационных планов, для стратегии маркетинга или технических новшеств.

2. Исследование систем управления целеполаганием. Исследование систем управления целеполаганием особенно важны, так как неправильная постановка целей фактически может предопределить неудачу и неэффективное функ­ционирование системы управления. (Пример Гитлер, Сталин, зимнее танковое масло)

В таких исследованиях должны проверяться:

- полезность цели; достижимость цели;

- реальность сроков достижения цели;

- ее понятность для клиентов, сотрудников;

- возможность и правильность декомпозиции цели при постановке задач подразделениям организации и т.д.

Для «распределения», уточнения целей управления на различных уровнях иерархии декомпозиции могут подвергаться как сама система, так и ее цели.

Билет №12

1.Входящие и исходящие документы. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящиедокументы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

— документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

— документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

— документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

— жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 8).

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в следующих случаях:

 если на документе отсутствует дата;

 если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);

 если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые инерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.

Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки (рис. 9).

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания.

На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт,

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Организация доставки документов. Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри учреждения осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства — пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день, сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок) и т. д.

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах' структурного подразделения документы доставляются секретарем.

2. Метод исследования постановкой вопроса в ИСУ. Проблему можно поставить и сформулировать различными способами. Это может быть просто констатация объекта исследований в терминах его названия или специфики. Например, персонал управления, мотивация производительной деятельности и пр. Но такая постановка проблемы не всегда способствует кон­центрации внимания на противоречии, отражающем ее особенность и суть.

Постановка проблемы посредством вопроса способствует более точному представлению о ее содержании, потому что вопрос представляет собой форму мышления, ориентированную на получение конкретного ответа в ви­де суждения. Любое суждение можно рассматривать как полученный ответ на некоторый вопрос.

Вообще вопрос имеет две функции: коммуникативную и исследователь­скую. Вопрос в исследовательской деятельности выступает также как сред­ство информационного поиска.

Можно сказать, что существуют исследовательские вопросы, Они-то и являются приемами постановки проблемы.

Необходимо знать логическую структуру исследовательского вопроса. В каждом вопросе, кроме вопросительного знака, можно выделить две части: вопросительное слово или частицу (какое, что, почему и пр.) и ту часть, ко­торая характеризует область исследования и должна войти в предполагаемый ответ. Примерами исследовательских вопросов и их конструкций могут быть следующие.

Как отражает система управления потребности и условия развития фирмы?

Почему фирма теряет позиции в конкурентной борьбе?

Где найти дополнительные ресурсы для завершения проекта?

Как разработать стратегию?

Существует две группы вопросов: категориальные, в которых вопроситель­ные слова указывают направление исследования и область исследовательской деятельности, и пропозициональные, в которых основная часть сохраняется не­изменной и которые требуют лишь подтверждения или отвержения ее. В вопро­сах последнего типа как бы заложен ответ в виде готового суждения, которое в процессе исследования надо либо подтвердить, либо отвергнуть.

Существует принцип корректной постановки исследовательского вопро­са: основная часть вопроса должна опираться на истинные, бесспорные предпосылки.

Причины появления некорректных вопросов различны. Это и стереотипы мышления, и поверхностное отношение к формулированию проблемы, и не­добросовестное отношение к исследованию.

Билет №13

1. Детерминированные, не определенные и случайные информационные условия. Главными же факторами принятия решения являются информационные условия и их неопределенность. По степени определенности условия, в которых осуществляется стратегическое планирование, можно разделить на: детерминированные, случайные и неопределенные.

Детерминированные (определенные)условия предполагают известный результат при различных альтернативных вариантах выбора.

Случайные условия предполагают определение результата при каждом из альтернативных вариантов с определенной степенью вероятности.

Неопределенные условия не предполагают определения потенциального результата.

Оценка решения осуществляется по выбранным критериям и параметрам. Для построения модели учета рисков в стратегическом планировании необходимо дать определения основным, наиболее существенным, понятиям, которые могут использоваться при исследовании рисков.

2. Метод имитационного моделирования. При исследованиях большинство реальных объектов в силу сложности, дискретного характера функционирования отдельных подсистем, не могут быть адекватно описаны с по­мощью только аналитических математических моделей. Поэтому возрастает роль в исследованиях имитационного моделирова­ния, которое становится очень распространенным методом ди­агностического и прогнозного моделирования.

Имитационная модель позволяет в процессе исследова­ния использовать всю располагаемую информацию вне зависи­мости от ее формы представления (словесное описание, гра­фические зависимости, блок-схемы, математические модели от­дельных блоков и др.) и степени формализации.

Имитационная модель строится по аналогии с объектом исследования. Для описания элементов модели возможно произвольное использование методов, по мнению исследовате­ля, соответствующих реальным. Затем эти элементы объеди­няют в единую исследовательскую модель.

Имитационная модель может быть с фиксированными входными параметрами и параметрами модели. Это детерми­нированная имитационная модель.

Если же входные параметры и(или) параметры модели могут иметь случайные значения, то говорят о моделировании в случайных условиях, а модель называют статистической.

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение мо­дели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжи­тельное время вперед. Это дает возможность исследо­вать поведение как системы в целом, так и ее состав­ных частей. Имитационные динамические модели ис­пользуют специфический аппарат, позволяющий отра­зить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

Билет №14

1. Тайна и конфиденциальность при исследованиях.Тайна и конфиденциальность при исследованиях.

Исследования предназначены для увеличения информации об интересующем заказчика объекте, процессе. Поэтому они являются источником важнейшего для рыночного успеха, конкуренции информационного фактора. Информация оказывает большое влияние на успех или неудачу управления, эффективность, затраты и риски при разработке конкурентной стратегии.

Важнейшей для страны является информация оборонного характера утечка, которой может привести к поражению, а фирму к банкротству.

Для ограничения доступа к информации используют понятия служебной и коммерческой тайны, конфиденциальности. Установлено: «Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности /29/.»

Представляется возможным говорить, что конфиденциальность отличается от тайны меньшими масштабами возникающего в результате разглашения информации ущерба.

Нужно учитывать, что в рыночной экономике существует объективное противоречие между необходимостью соблюдения тайны о методике, результатах исследования систем управления и необходимостью рекламы этих результатов в интересах рыночного успеха, например, профессиональных исследователей (ученых, консультантов, аудиторов и т.д.).

Тайна и конфиденциальность имеют экономический и юридический аспекты.

Экономический аспект тайны методики и результатов исследования состоит в том, что тайна может быть использована для достижения определенного финансового и(или) экономического эффекта (например, при совершенствовании системы управления финансово-промышленной группы).

Тайна и конфиденциальность порождают и увеличивают случайность, неопределенность и внезапность ситуации для конкурентов и противников. Предвидение возможных внезапных проблем побуждает конкурентов создавать резервные фонды. Эти средства отвлечены из основной деятельности. Тем самым снижается эффективность активов конкурентов.

Внезапность представляется возможным характеризовать как степень неспособности и(или) неподготовленности конкурентов к немедленным адекватным ответным мерам, например, внедрению у себя такой же системы. Внезапность связана с тем, что для реализации ответных мер конкурентам необходимо собрать, обработать, провести анализ информации, принять решение, сконцентрировать необходимые для проведения ответных мер ресурсы, реализовать необходимые мероприятия. Еще более значительным оказывается влияние внезапности тогда, когда речь идет о создании новых образцов систем управления предприятием, товаров и др.

При соблюдении тайны ее разработчик может сохранить монопольное положение на рынке на период от момента внезапного для конкурентов создания нового образца системы управления до момента создания и выведения на рынок аналогичной системы конкурентами.

Наоборот, если конкуренты завладеют информацией исследования по более низкой, чем стоимость разработки, цене, то они получат конкурентные преимущества, так как издержки на их продукцию будут ниже.

Таким образом внезапность тем больше, чем больше времени и средств потребуется конкурентам для принятия адекватных ответных мер, например, создать аналогичную систему управления.

Эффект внезапности исследования, как абсолютного объемного показателя средств, необходимых конкурентам для парирования неожиданных, сохранявшихся в тайне мероприятий по совершенствованию (в результате исследования) системы управления. Если величина эффекта внезапности исследования превышает объем резервных денежных фондов и других активов, то могут наступать несостоятельность и банкротство конкурентов.

Период внезапности исследования - это абсолютный или относительный показатель, указывающий на какой календарный период или какую долю этапа или цикла разработки, рыночного цикла или жизненного цикла системы управления исследователь, сохранивший тайну опережает конкурентов.

Кроме тайны и конфиденциальности повысить вероятность неправильных действий конкурентов, способствовать успеху могут мероприятия:

1) по дезинформации - распространению заведомо неверных данных о целях и задачах исследования с целью снижения вероятности раскрытия истинной тайны конкурентами, отвлечения и нерационального использования их усилии и ре­сурсов на борьбу с ложной тайной;

2) по имитации тайны - демонстрации ложных признаков тайны при ее отсутствии как средства вынудить противника принимать более осторожные решения.

Юридический аспект тайны (конфиденциальности) - сама тайна охраняется Законом.

Заказчик и исполнитель исследования должны принять меры по обеспечению тайны или конфиденциальности. Для этого они в договоре (как минимум и прежде всего) должны оговорить это положение и определить состав сведений об ис­следовании, которые они признают конфиденциальными. С индивидуумами, участвующими в исследованиях тоже заключают договоры (или берут подписки) об ответственности за разглашение тайны.

Гражданский кодекс РФ предусматривает ответственность за разглашение тайны и нарушение режима конфиденциальности/29/. Разглашение государственной тайны часто предусматривает уголовную ответственность, а нарушение конфиденциальности - гражданскую, социальную, моральную.