Реквізити, як обов’язкові складові елементи документа. Оформлення службової документації з використанням електронних текстових редакторів.

Основні вимоги до змісту та розташування реквізитів документів зазначені саме в Інструкції з оформлення документів у системі Міністерства внутрішніх справ України, до них входить:

- Зображення Державного Герба Українина бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм;

- Зображення емблеми організаціївідповідно до ДСТУ 4163-2003 „ Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” розміщують з лівого боку від назви органу внутрішніх справ. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщують зображення Державного Герба України;

- Зображення нагород відтворюють на бланках документів відповідно до законодавства і розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації та назви структурного підрозділу організації;

- Код організаціїпроставляють за ЄДРПОУ (Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України) після довідкових даних про організацію;

- Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 – 99 (Державний класифікатор управлінської документації – ДКУД) вище назви виду документа;

- Назву міністерства, організації вищого рівнязазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Друкується назва великими літерами 16 кегля (розмір літер у друкарській системі мір), напівжирним шрифтом (у комп’ютері – „Ж”);

- Назва організації -автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли вона офіційно зафіксована в положенні (статуті) про організацію, і подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом;

- Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли цей підрозділ – автор документа, і розміщують нижче назви організації. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом;

- Довідкові дані про організацію містять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), які розміщують нижче її назви або назви структурного підрозділу;

- Назву виду документа: наказ, рішення, інструкція, доручення тощо – зазначають на кожному документі, за винятком листів (вона повинна відповідати переліку форм, які використовують в організації), і друкують великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом; крапку в кінці назви документа не ставлять. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010-99 – Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 31.12.1998 № 1024, та тих, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. Якщо документ рукописний, назву пишуть з великої літери без крапки після реквізиту;

- Дата документа– це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, їхньою датою вважається дата підписання останньою організацією. Датою рішення колегії (наради) органу є дата його підписання головою колегії.
Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка в кінці не ставиться. Елементи дати зображують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць, рік (23.10.2011).
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах,що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дати з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 вересня 2011 року. Дозволяється вживати слово „рік” у скороченому варіанті „р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.

Дату документа ставлять нижче назви його видупоряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці в бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує, нижче підпису ліворуч.

Дату видання спільного наказу проставляє останнім головний розробник (на бланку розміщується першим).

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи);

- Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням органу індексом справи за номенклатурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували два чи більше органів, то реєстраційний індекс складають з реєстраційних індексів кожного з них і проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів його авторів.

Для документів, підписаних Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра додатково до реєстраційного індексу через правобічну похилу риску проставляється індекс, який складається з двох приголосних літер, завчасно погоджених керівництвом Управління документального забезпечення з Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра ( наприклад, Панов – Пн);

- Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу в спеціально відведеному місці;

- Місце укладання або видання документазазначають у всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають з реквізиту. Довідкові дані про організацію розміщують на рівні або нижче дати документа і реєстраційного індексу документа;

- Гриф обмеження доступу до документапроставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці на відстані 104 мм від межі лівого берега документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом. Друкується гриф шрифтом 12 кегля, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 1

!!!!Номер примірника може проставлятися під час друку документа або безпосередньо під час реєстрації;

- Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Реквізит „Адресат” розміщується на відстані 92 мм від межі лівого берега документа. До реквізиту „Адресат” можуть входити такі складові: назва організації, структурний підрозділ, посадова особа (посада, звання, прізвище й ініціали), поштова адреса.

Назву організації, її структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України Центр правової реформи і законопроектних робіт

!!!!!! Дуже важливо пам’ятати про те, що Реквізит „Адресат” у документах, що надсилаються Президентові України, Главі Адміністрації Президента України; Прем’єр-міністрові України та членам Кабінету Міністрів України; Голові Верховної Ради України, його заступникам, головам комітетів, комісій Верховної Ради України, Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини; Голові Конституційного Суду України; Голові Верховного Суду України; Голові Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Голові Вищого господарського суду України, Голові Вищого адміністративного суду України; Генеральному прокуророві України; Голові Служби безпеки України; Секретареві Ради національної безпеки і оборони України; Голові Рахункової палати України; Голові Служби зовнішньої розвідки України; Голові Центральної виборчої комісії; начальникові Управління державної охорони України; керівникам центральних органів виконавчої влади, у тому числі зі спеціальним статусом; головам обласних рад та обласних державних адміністрацій; керівникам правоохоронних органів іноземних держав та головам дипломатичних представництв в Україні, друкується напівжирним шрифтом, а прізвище та ініціали – великими літерами, наприклад:

Голові Верховної Ради України ЛИТВИНУ В.М.

!!!!! Якщо документ надсилається керівникові структурного підрозділу Міністерства, зазначається посада адресата, його прізвище й ініціали, звання в давальному відмінку, наприклад:

Начальникові Департаменту кадрового забезпечення полковникові поліції Шевченку О.П.

Можливо і таке, коли документ адресується кільком однорідним організаціям адресати зазначають узагальнено, наприклад:

Начальникам ГУНП в областях, ректорам вищих навчальних закладів

До складу реквізиту „Адресат” може входити також поштова адреса, наприклад:

Верховна Рада України Комітет з питань правової політики вул. Садова, 3-А, м. Київ

На документах, які надсилають постійним кореспондентам, поштову адресу не зазначають, а пишуть лише на конвертах.

За потреби в реквізиті „Адресат” зазначають наукове звання (чи посаду), наприклад:

Ректорові

Національної академії

внутрішніх справ

полковнику поліції

професорові
Кузьменку О.Ф.

У разі надсилання документів фізичній особі прізвище, ім’я та по батькові (або ініціали) адресата зазначають у називному відмінку і друкують напівжирним шрифтом 14 кегля. Поштову адресу друкують звичайним шрифтом 14 кегля, наприклад:

Шевченко Сергій Вікторович вул. Грушевського, 20, кв. 15, м. Київ, 01024

У разі адресування документів іноземним кореспондентам (за межі країни) спочатку пишуть ініціали та прізвище або навпаки, а потім – посаду, найменування організації та її поштову адресу в такій послідовності: номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, назва міста, назва країни, наприклад:

Mr. R. Kearsley The Director of the Department of Computer Engineering and Mathematics Chicago University Box 36. 12 Park Lane Chicago, USA

!!!!!! Необхідно пам’ятати про те, що документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі більшої кількості адресатів складається список для розсилання, а на кожному примірнику документа зазначається лише один адресат, який друкується напівжирним шрифтом 14 кегля.

Розглянемо як особливий спосіб введення документа в дію – це його затвердження.

Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з моменту його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у ньому.

Затвердження документа здійснюється двома способами:

- проставлянням грифа затвердження

- або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу).

Нормативно-правові акти затверджуються розпорядчими документами – наказами.
Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, спеціального звання, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його затвердила, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник управління превентивної діяльності ГУНП в Київській області майор поліції (підпис) М.Г.Нечипорук 22.03.2016

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено наказом, то до складу грифа затвердження входять: слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назва в називному відмінку, дата і номер документа, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства внутрішніх справ України 22.02.2016 № 179

!!!! Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа на відстані 104 мм від межі лівого берега документа.

Резолюція –це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Резолюцію слід ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту (чи під кутом 45°) або на вільному місці лицьового боку першого аркуша, але не на березі, призначеному для підшивання, наприклад:

Буняку Л.К. Тершовчину Т.І. Прошу підготувати узгоджені пропозиції. Доповісти до 25.09.2011. Контроль. 22.09.2011 (підпис) О.М.Зайчук

Якщо на документі немає такого місця, дозволяється оформляти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку.

Виконавців може бути декілька. Відповідальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою або визначена керівником, який вчиняє резолюцію. У такому разі напроти прізвища основного виконавця проставляється відмітка „відп.”.

Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з його назвою і містити короткий виклад основного змісту тексту.

Текст реквізиту „Заголовок” розміщують прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега) способом з лівого боку бланка під датою документа.

Заголовок відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується звичайним шрифтом 12 кегля, з великої літери, без абзацного відступу від лівого берега аркуша паперу, формується за допомогою віддієслівного іменника і відповідає на питання „про що?”, „кого?”, „чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про створення органу, протокол (чого?)засідання експертної комісії. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Якщо документ укладено на основі уніфікованої форми, постійну частину заголовка, що входить до назви форми, доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка та друкувати через один міжрядковий інтервал.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітку про контрольза виконанням документа позначають літерою „К”, словом або штампом „Контроль” на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Документи, призначені для використання в межах системи МВС, рекомендується укладати з двох боків аркуша паперу. Під час друкування документа на зворотному боці аркуша за допомогою комп’ютера в меню „Параметри сторінки” необхідно включати опцію „Дзеркальні поля”.