Глава 32. информационно-аналитическое обеспечение

УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Для эффективного управления персо­налом важно наладить качественное информационно-аналитическое сопро­вождение работы с людьми в органи­зации. Такое сопровождение, как показывает практика, важно и для коммерческих организа­ций, и для аппарата государственных органов. Мониторинг внутриорганизационных кадровых процессов сочетается с оценкой ситуации на рынке труда, анализом развития человеческого потенциала региона, страны. Интеллектуальное сопровождение управления персоналом опыт­ным кадровиком и руководителем позволяет из­бежать серьезных проблем и кризисов.

Цели информационно-аналитического обеспечения управления персоналом

Информационно-аналитическое обеспече­ние управления персоналом представляет со­бой совокупность организационных, методи­ческих и интеллектуальных видов деятельности по сбору, систематизации, анализу, хранению и использованию сведений о работающих или готовящихся к поступлению на работу сотрудниках, а также оценку кадровых процессов в отрасли и на регио­нальном рынке труда.

Цель информационно-аналитического обеспечения управле­ния персоналом - в создании достоверного знания о кадровых процессах в организации, о потребностях организации в работ­никах соответствующей квалификации, о путях преодоления кад­ровых кризисов, таких, как недостаток персонала или, напротив, его избыток в моменты реорганизации или перепрофилирования, о методах обеспечения служебного роста работников.

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом - неотъемлемая часть всех кадровых технологий, поскольку подготовка информации о работниках, анализ этой информации позволяют правильно оценивать людей, наиболее полно использовать человеческие ресурсы организации.

Для проведения в интересах управления персоналом инфор­мационно-аналитической работы необходимо .решить несколь­ких взаимосвязанных задач:

- вести статистический учет кадров;

- установить и соблюдать порядок предоставления персональ­ной информации, ведения личных дел;

- внедрять и использовать электронные системы обработки данных, такие, например, как система «Кадры»;

- организовать с привлечением специалистов научное изуче­ние данных о персонале;

- установить и соблюдать регулярность в проведении анализа

данных о персонале организации;

- доводить до сведения руководителей организации результа­ты такого анализа.

В информационно-аналитическом сопровождении управле­ния персоналом важна организационная сторона дела. В крупных кадровых службах выделяются в отдельные подразделения специ­алисты, занимающиеся этой работой. В небольших - такую де­ятельность ведут либо на постоянной основе штатные кадровики, либо периодически приглашаемые эксперты, в том числе и кад­ровые аудиторы.

Информационно-аналитическая работа в интересах управле­ния персоналом особенно нужна на отдельных стадиях развития организации: при ее расширении и росте, при реорганизации и перепрофилировании, т. е. в те моменты, когда решения по персоналу становятся ключом к успешному преодолению противо­речий. Однако, как показывает практика, анализ состава работ­ников и в периоды стабилизации внутриорганизапионной жизни также необходим: зачастую новые, подспудно развивающиеся тенденции трудно оценить и даже заметить без специально про­веденного исследования.

Функции кадровой информации

Для организации информационного сопровождения управ­ления персоналом важно определить функции информации о персонале. Главной ее функцией является уведомительная, когда полученные сведения накапливаются в том объеме, виде и качест­ве, какие необходимы для объективного представления личности работника, всего коллектива работников.

Познавательная функция отражает отдельные, специально выделенные в карьере или биографии человека стороны его де­ятельности, когда в соответствии с задачей планирования работы с персоналом или проектирования должностей ввиду новых це­лей, стоящих перед организацией, идет поиск кандидатов на вы­движение или замещение должностей по их квалификационным и иным данным.

Важна также реконструктивная функция информации в рабо­те с персоналом: сведения о людях позволяют соотносить стоящие перед организацией цели и задачи с потенциалом занятых сотруд­ников, дают возможность определить направления дальнейшей работы с персоналом по повышению его квалификации и т. д.

Информационная деятельность должна вестись непрерывно, в режиме мониторинга. Устаревшие, необновленные данные о служа­щих теряют свою ценность. Только наличие актуальных сведений позволяет вести анализ кадровой информации и контролировать де­ятельность служб по управлению персоналом, организации в целом. Анализ этой информации не может осуществляться без профессио­нальной архивации документальных материалов о работниках.

Актуализация информации предусматривает постоянный об­мен сведениями с внешними организациями для того, чтобы по­лучать данные о состоянии кадровой работы в той предметной сфере, где действует организация, о современных требованиях к персоналу, о конъюнктуре на рынке труда.

Кроме того, сбор и обработка персональных данных должны осуществляться добросовестным и законным способом. Соблю­дение законодательства в сфере работы с персональными данны­ми — основа всей информационно-аналитической деятельности при управлении персоналом. Информация о персонале собира­ется по заранее определенным критериям, на базе сведений, пе­реданных работником добровольно. Статистическая оценка пер­сонала должна быть обезличенной, характеризовать работников как целое, без идентификации отдельных тенденций с теми или иными конкретными людьми в организации.

Цель обработки персональных данных должна соответство­вать полномочиям и компетенции того, кто ведет такую обработ­ку. То есть при работе с персональными данными необходим ре­жим конфиденциальности, обработка персональных данных для статистических, научных и иных аналогичных целей допустима при соблюдении гарантий по обеспечению прав субъектов персо­нальных данных на неприкосновенность частной жизни.

Общим требованием при осуществлении трудовых отношений стало соответствие объема и характера обрабатываемых персо­нальных данных, а также способа их обработки целям, ради кото­рых эта обработка проводится. То есть если готовится ежегодный отчет о развитии персонала организации, то необходимо брать данные на всех работников без исключения; эти данные следует, однако, представлять в виде простых статистических распределе­ний по отдельным позициям отчета, таким, как средний возраст работников, уровень их квалификации и т. д. Если же конечным результатом должен стать анализ персонала отдельного подраз­деления, то берутся данные этого подразделения, соотносятся с общими сведениями по организации только для отражения осо­бенностей развития совокупности работников.

Персональные данные не должны быть избыточными для до­стижения целей обработки. Помимо того что дополнительные сведения способны затруднять проведение анализа, это может явиться и нарушением законодательства, в частности Трудового кодекса, которым установлено, что данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых отношений.

В Федеральном законе «О персональных данных» (ст. 5) пре­дусмотрено, что обработка персональных данных должна вестись с соблюдением следующих принципов:

1) законности целей и способов обработки персональных дан­ных и добросовестности;

2) соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;

3) соответствия объема и характера обрабатываемых персо­нальных данных, способов обработки персональных данных це­лям их обработки;

4) достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при их сборе;

5) недопустимости объединения созданных для несовмести­мых между собой целей баз данных информационных систем пер­сональных данных.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных дан­ных не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они под­лежат уничтожению по достижении целей обработки или в слу­чае утраты необходимости в их достижении.

Подобные требования содержатся в Положении о персо­нальных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержден­ном Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных норматив­но-правовых актов Российской Федерации, содействия граждан­скому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации, в обучении и должностном рос­те, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязан­ностей;

6) персональные данные следует получать лично у граждан­ского служащего. В случае возникновения необходимости полу­чения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах полу­чения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к лично­му делу гражданского служащего не установленные федеральны­ми законами персональные данные о его политических, религиоз­ных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы граждан­ского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использова­нием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия граж­данского служащего, за исключением случаев, установленных фе­деральным законом.