Нормативно-методическая база делопроизводства

Общие принципы организации документа-ционного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Фе­дерации, Кодекса Российской Федерации об ад­министративных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т. д., определя­ется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются спе­циальными законами:

- использование изображения Государственного герба Рос­сийской Федерации на бланках документов регламентируется Федеральным конституционным законом от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

- порядок использования государственного языка в офици­альных документах устанавливается Федеральным законом Рос­сийской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государствен­ном языке Российской Федерации»;

- правовое обеспечение процедур прохождения государствен­ной гражданской службы и формирования ее кадрового соста­ва закреплено в статьях Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и указах Президента Российской Федерации, издан­ных в развитие положений закона;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об инфор­мации, информационных технологиях и о защите информации» утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству Российской Федерации поруче­но утверждение ряда нормативных документов по обеспечению совершенствования системы дополнительного профессиональ­ного образования государственных гражданских служащих (По­ложение о программе государственного органа по профессио­нальному развитию гражданских служащих и примерная форма программы, Положение о стажировке гражданских служащих, государственные требования к профессиональной переподготов­ке, повышению квалификации и стажировке гражданских слу­жащих, примерная форма государственного контракта на про­фессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих), а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации, которое предус­матривает включение в документационное сопровождение про­цедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования, Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государ­ственных гражданских служащих).

Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и рек­визитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почто­вой связи, утвержденных Постановлением Правительства Рос­сийской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Интегрированную обработку данных в автоматизирован­ных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной инфор­мации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. № 677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общерос­сийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госком­стата России от 5 января 2004 г. № 1.

Порядок ведения личного дела гражданского служащего опре­делен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации иведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архив­ном деле в Российской Федерации».

2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обя­занностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности органи­зации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документиро­вание и организацию работы с официальными документами, со­здание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в про­цессе выполнения своих функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве сино­нима термина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления»,чем подчеркивается информационно-технологический характер современной орга­низации делопроизводства.

Важнейшей частью документационного обеспечения управ­ления является документирование,представляющее собой регла­ментированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требова­ний и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

В результате процесса документирования появляется доку­мент(лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафик­сированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, испособом выполне­ния возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его поли­функциональность.

Обязательным элементом оформления документа, обеспе­чивающим его юридическую силу, является реквизит.ГОСТом Р6.30—2003 устанавливается максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядитель­ных документов.

Юридическая сила документаесть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Организация работы с документами— составляющая делопро­изводства, которая включает организацию документооборота, а также систему хранения документов и использования их в теку­щей деятельности органа управления.

Документооборотоморганизации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечи­вающих движение документов в организации с момента их созда­ния или поступления до завершения исполнения или отправки.

Система хранения документовпредставляет собой совокуп­ность средств, способов и приемов учета и систематизации доку­ментов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.