Руководителям республиканских органов

Государственного управления

На документах, направляемых в республиканские органы государст­венного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последую­щими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует ука­зывать автора инициативного письма независимо от значимости ос­тальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в че­тыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку (Приложение 4), в котором перечисляет адреса, наименования орга­низаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений). При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код

указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».

Пример:

Министерство юстиции Республики Беларусь

Ул. Коллекторная, 10 220084, г. Минск

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Ковалевой А. И.

Д. Гриневичи, 5

П/оКрайск

Логойский р-н

Минская обл.

42. Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Директор института

Подпись А. И. Новиков

23.06.2005

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наиме­нование должности лица, утвердившего документ, включается пол­ное наименование организации.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись А. В. Ветров

25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лица­ми грифы утверждения располагают на одном уровне.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Прогресс» Подпись Б. В. Кравцов 15.06.2007

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись А. И. Свиридов 15.06.2007

При утверждении документа постановлением, решением, прика­зом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

25.06.2007 № 32

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

Собрания акционеров

28.06.2007 №>15

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или ин­струкцией по делопроизводству.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают пропис­ными буквами без кавычек и пробелов.

43. Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки ру­ководителем при рассмотрении поступивших или внутренних доку­ментов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верх­нем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней ука­зываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок испол­нения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Пример:

Сидорцову М. Н.

Прошу подготовить смету