Iii. учёт владельцев документов личного происхождения

3.1. На каждого выявленного владельца составляется карточка учета личного архива (далее – карточка) (Приложение № 3).

Карточка состоят из следующих разделов:

- Ф.И.О. владельца фонда;

- год рождения, место работы и должность;

- домашний адрес и телефон;

- отметки о работе с фондообразователем;

- сведения о фондообразователе и краткая характеристика фонда.

Карточка соответствуют определенному этапу комплектования государственного архива документами личного происхождения.

Картотека состоит из трёх разделов. В первом разделе картотеки «Перспективное комплектование» формируются карточки с данными возможных (потенциальных) источников комплектования. Во второй раздел «Текущее комплектование» включаются карточки с данными постоянных источников комплектования, от которых ведется прием документов, и в третий раздел «Комплектование завершено» вносятся карточки на фондодержателей, работа по комплектованию фондов которых завершена.

Внутри каждого раздела карточки систематизируются по алфавиту владельцев.

3.2. В разделах при большом объеме карточек выделяются тематические подразделы, например:

- участники и ветераны Великой Отечественной войны, Герои Советского Союза;

- Герои Социалистического Труда, передовики и новаторы промышленности, строительства, сельского хозяйства;

- деятели просвещения, здравоохранения, социальной защиты;

- ученые (по отраслям науки);

- деятели культуры (художники, писатели, актеры, композиторы, руководители художественных коллективов);

- государственные деятели;

- общественные деятели, лидеры партий, движений, организаций;

- краеведы, коллекционеры.

IV. СОСТАВЛЕНИЕ СПИСКА ГРАЖДАН - ВОЗМОЖНЫХ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

На основании учетных карточек составляется список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования государственного архива, в котором указываются: фамилия, имя, отчество фондообразователя; даты жизни (если таковые известны); основные места работы и занимаемые должности; ученая степень, звания, правительственные награды; адреса места жительства гражданина; сведения о наследниках; юридически обоснованные возможности передачи документов в архив, т.е. сведения о заключении договора.

Форма описи представляет собой таблицу, состоящую из 7 граф (Приложение 4).

Графа 1. Порядковый номер.

Графа 2. Фамилия, имя, отчество владельца документов личного происхождения.

Графа 3. Место работы, должность.

Графа 4. Домашний адрес, телефон (по желанию фондообразователя). При нахождении фондообразователя за пределами г.Екатеринбурга указывается почтовый адрес, при желании дополняется адресом электронной почты.

Графа 5. Отметки о работе с фондообразователем.

Графа 6. Состав документов фонда личного происхождения.

Графа 7. Примечания. Отметки о заключении договора о передаче документов личного происхождения, исключении из списка.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При организации работы по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения должны быть решены следующие задачи:

- обеспечение полноты комплекса документов личного происхождения;

- информационная насыщенность документов личного происхождения;

- возможность использования документов личного происхождения в информационной деятельности архива;

- исключение документов с повторяющейся информацией.

Работа по выявлению собственников (владельцев) документов личного происхождения может быть успешной только при условии несменяемости кадров, профессионализма сотрудников отдела комплектования и упорядочения аудиовизуальных, электронных документов и документов личного происхождения обеспечивающих данное направление работы.

Данная работа может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы по выявлению собственников документов личного происхождения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации Часть четвертая от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ // Принята Государственной Думой 24 ноября 2006 года // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. № 52 (часть I) ст. 5496.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007.

3. Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области», методические рекомендации, Екатеринбург, 2012.

4. Методические рекомендации по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).

5. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). М., 1990.

6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Приложение № 1

Управление архивами Свердловской области государственное КАЗЕННОЕ Учреждение свердловской области «Государственный архив Свердловской области» (ГКУСО «ГАСО») 620014, Екатеринбург, ул. Вайнера, 17 Тел./факс: 376-31-03. E-mail: [email protected] р/с 40603810000001000001 ГРКЦ ГУ Банка России по Свердловской области г. Екатеринбурга ИНН 6661018287, БИК 046577001 КПП 666101001	Руководителям организаций-источников комплектования ГАСО
		№№
На №	__________	о от	___________	-

В соответствии с решением коллегии Управления архивами Свердловском области №1 от 15.07.2011 просим Вас проинформировать о наличии в Вашей организации сотрудников: руководителей, ветеранов, изобретателей, рационализаторов, участников военных конфликтов, документы (автобиографии, воспоминания и др.) которых представляют научно-исторический и общественный интерес и могли бы быть использованы в научных, информационных и воспитательных целях.

Дополнительно просим Вас проинформировать архив о документах личного происхождения данной категории лиц, хранящихся в ведомственных архивах, музеях.

Заранее благодарим за оказанную помощь.