Ii. выявление владельцев документов личногопроисхождения

Выявление владельцев документов осуществляется на профессиональной основе лицами, отвечающими за данный вид деятельности. Но для всестороннего, полного и объективного исследования интересующего нас предмета требуется подготовительная работа по выявлению.

2.1. Документы личного происхождения могут поступать на хранение в государственные архивы:

- от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по завещанию;

- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;

- от собирателей и коллекционеров;

- из творческих союзов - через комиссии по творческому наследию фондообразователя;

- из нотариальных контор как оставшееся после смерти собственника имущество;

- из государственных архивов, музеев, библиотек и других учреждений в порядке уточнения профильной принадлежности документов;

- от граждан, проживающих за границей, а также из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).

2.2. Основные критерии, которыми следует руководствоваться при выявлении владельцев документов личного происхождения:

- вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

- роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в истории общества;

- родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

- состав и содержание собранных гражданином документов.

2.3. Выявление документов личного происхождения проходит в четыре этапа.

2.3.1. Выявление граждан – потенциальных источников комплектования государственного архива.

2.3.2. Установление наличия документов фондообразователя в государственном архиве, музеях или библиотеках.

2.3.3. Установление держателя (владельца) документов личного происхождения, родственных или иных связей, если владельцем является не сам фондообразователь.

2.3.4. Проведение переговоров и уточнение состава и содержания документов, подлежащих приёму на государственное хранение.

В процессе подготовки к работе с владельцами личного архива сотрудникам государственного архива необходимо:

- выявить граждан, от которых принимаются документы. Исследовав периодические печатные издания, энциклопедии, справочники и сведения в средствах массовой информации о фондообразователе, его биографию и этапы политической, общественной, творческой или служебной деятельности. Это могут быть деятели науки и культуры, общественные деятели, коллекционеры и т.д.

- установить, имеются ли в государственном архиве, музеях, библиотеках документы фондообразователя;

- установить, хранятся ли документы фондообразователя в других государственных и муниципальных архивах,музеях, библиотеках;

- установить держателя (владельца) документов личного архива, узнать адрес, телефон, родственные (или иные) отношения к фондообразователю, если владельцем архива является не сам фондообразователь;

- вести переговоры и уточнить состав и содержание документов, подлежащих приему.

2.4. Поиск может осуществляться разными способами и в различных направлениях:

- при работе с архивами учреждений, организаций и предприятий во время проведения работ по комплектованию и упорядочению их документов;

- через установление контактов с музеями, библиотеками, театрами и т.д.;

- в результате проведения переговоров с владельцами документов, уже передавших документы на государственное хранение, о наличии личных архивов у их родственников и знакомых;

- в результате проведения переговоров с пользователями читального зала государственного архива о наличии у них документов, имеющих научно-историческое и культурное значение, о возможности передачи их на постоянное хранение;

- в результате проведения переговоров с постоянными участниками различных научно-практических мероприятий, проводимых с участием государственного архива;

- через средства массовой информации (выступления в печати, по радио, на телевидении, публикации документов из фондов личного происхождения, уже поступивших на постоянное хранение, через размещение информации на сайте архива в сети Интернет);

- во время участия в различных научно-практических конференциях, проводимых высшими учебными заведениями Свердловской области и т.п.;

2.5. Направление официального письма организации – источнику комплектования архива с просьбой помочь в выявлении владельцев документов личного происхождения (Приложения № 1). В случае положительного ответа направляется письмо владельцу фонда личного происхождения (Приложение № 2).

2.6. В ходе беседы фондообразователь знакомится с составом документов и преимуществами хранения документов личного происхождения в ГКУСО «ГАСО" в отличие от музея.

- в государственном архиве для обеспечения сохранности архивных документов первостепенное значение имеет соблюдение требований охранного режима, т.е. соблюдение внутриобъектового и пропускного режима, порядок доступа в архивохранилище, опечатывание помещений архива; в хранилищах соблюдается температурно-влажностный режим, правила противопожарной безопасности;

- государственный архив гарантирует физическую сохранность документов, их научное описание, своевременную реставрацию;

- отдавая личные документы на постоянное хранение, владелец личного архива оставляет потомкам документальные свидетельства;

- в государственном архиве имеется читальный зал, где с документами личного происхождения могут ознакомиться все заинтересованные лица (студенты, школьники, краеведы, ученые, писатели, журналисты и т.д.), архив в состоянии обеспечить полноценное использование документов для выставок, публикаций, статей, лекций, радио- и телепередач;

- фондообразователь или владелец документов личного происхождения вправе установить условия по ограничению доступа и использованию документов его личного фонда.

2.7. Если приходится вести переговоры не с самим владельцем документов личного архива, а с его наследниками, необходимо ознакомиться с документами, подтверждающими права на наследство, в том числе на наследование авторского права. При поступлении в архив документов личного происхождения через доверенных лиц, следует уточнять наличие доверенностей.