Структура, изложение и обозначение

6.1 Структура Руководства по качеству соответствует ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008). Руководство по качеству содержит:

- область применения СМК, включая ограничения области применения стандарта ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) для университета;

- описание взаимодействия процессов СМК;

- ссылки на документированные процедуры (стандарты университета).

6.2 Структурными элементами стандартов ТулГУ и положений университетского уровня являются:

- титульный лист (Приложение 1) – допускается не использовать для Положений университетского уровня;

- лист утверждения (Приложение 2);

- предисловие;

- содержание;

- назначение и область применения;

- нормативные ссылки;

- термины, определения, обозначения и сокращения;

- общие положения;

- порядок выполнения процесса (Приложение 3);

- взаимодействие структурных подразделений и должностных лиц при выполнении деятельности (процесса) (Приложение 4) или Распределение ответственности и полномочий при выполнении процесса (Приложение 5);

- ответственность;

- приложения;

- лист регистрации изменений.

В зависимости от вида и содержания стандарта его структурные элементы могут быть исключены или введены новые, а также могут быть изменены названия разделов по согласованию с начальником отдела менеджмента качества.

6.3 В наименование документа СМК включают название соответствующего процесса СМК по ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001–2008) или наименование процесса или подпроцесса, реализуемого в университете.

6.4 Предисловие оформляют аналогично предисловию настоящего стандарта и помещают на третьем листе стандарта.

6.5 Содержание включает порядковые номера и наименования разделов (при необходимости – подразделов), приложения с указанием их обозначений и заголовков.

Содержание стандарта размещают после предисловия, начиная с новой страницы. Слово "Содержание" записывают посередине с заглавной буквы.

6.6 В разделе "Назначение и область применения" указывают:

- цель разработки стандарта или положения;

- область применения с обязательным указанием всех подразделений – пользователей разрабатываемого стандарта.

6.7 В разделе "Нормативные ссылки" приводят перечень международных, отечественных нормативных документов, а также внутренних стандартов и положений СМК ТулГУ с указанием обозначения и наименования.

6.8 В разделе "Термины, определения, обозначения и сокращения" приводят термины и определения в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их.

При отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения определения терминов или при их уточнении для осуществляемых процессов и деятельности допускается приведение терминов и определений, самостоятельно разработанных и используемых в университете.

Перечень обозначений и сокращений, используемых в документе, приводят в алфавитном порядке. При использовании большого количества терминов и определений допускается приводить их в Приложении к документу.

6.9 Назначение раздела "Общие положения" – помочь пользователям понять и усвоить требования СМК, применительно к конкретной деятельности, порядок выполнения которой описывается в документе.

6.10 В разделе “Порядок выполнения процесса” в строгой логической последовательности описывают операции (действия), составляющие конкретный процесс (деятельность). Рекомендуется изложение раздела представлять в виде блок-схемы и таблицы в соответствии с Приложением 3.

В первой графе таблицы «Деятельность» определяется деятельность в порядке выполнения процесса.

В графе «Ответственный, Исполнитель» под номером 1 помещают должность ответственного лица за выполнение конкретной деятельности, а под номером 2 – должность исполнителя, их может быть несколько под каждым номером, при этом конкретизируется, что именно делает «Исполнитель» и за что несет ответственность «Ответственный».

В графе таблицы «Требования» определяют конкретные требования или ссылки на устанавливающий их документ.

В графе «Документирование» указывается наименование документа, отражающего результаты деятельности, или способ подтверждения выполнения деятельности в данном документе.

Блок-схема отражает последовательность выполнения деятельности, начинается с входящей и заканчивается выходящей информацией, продукцией, деятельностью. При переносе блок-схемы с одной страницы на другую под стрелкой указывается, к какому пункту осуществляется переход, а на следующей странице над стрелкой – от какого пункта.

6.11 Раздел «Взаимодействие структурных подразделений и должностных лиц при выполнении деятельности (процесса)» представляется в виде таблицы в соответствии с Приложением 4.

Если раздел носит наименование «Распределение ответственности и полномочий при выполнении процесса», он представляется в виде таблицы Приложения 5.

6.12 Раздел «Ответственность» определяет личную ответственность должностных лиц за выполнение установленных в документах СМК требований.

6.13 В "Приложении" приводятся, при необходимости, все упомянутые при изложении документа формы бланков и журналов, а также материалы, дополняющие положения документа.

Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

Приложения обозначаются цифрами. Если в стандарте одно приложение, то оно обозначается "Приложение".

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием вверху посередине строки слова "Приложение" и его обозначения. При приведении в приложении каких-либо форм, под ним в скобках пишут:

-для обязательного приложения слово "обязательное",

-для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".

Приложение должно иметь заголовок, который пишут посередине с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения должны иметь общую с остальной частью стандарта сквозную нумерацию страниц.

6.13 "Лист регистрации изменений" оформляют по форме, которая аналогична форме, приведенной в настоящем документе.

Все изменения, внесенные в документ, регистрируются в указанном листе и доводятся до сведения пользователей путем размещения информативных сообщений и новых версий документации СМК на сайте университета http://tsu.tula.ru/docs/.

6.14 В СТ ТулГУ или Положении разработчик указывает образцы бланков, используемых при выполнении процесса (деятельности).

При большом количестве бланков, используемых в университете (или в отдельных СП), они могут быть объединены в альбом бланков. Альбом бланков содержит незаполненные бланки и образцы заполненных бланков. На заполненном бланке цветом или курсивом делается надпись «образец» («образец заполнения»). Альбом бланков утверждается для университета – ректором, для СП - руководителем подразделения.

Управление документами СМК