Организация работы службы документационного обеспечения таможенных

Органов: задачи и функции.

1.1. Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее - ОДО) осуществляет

функции документационного обеспечения в таможенном органе.

1.2. ОДО является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется

непосредственно начальнику таможенного органа.

1.3. В своей работе ОДО руководствуется действующим законодательством; приказами,

распоряжениями Федеральной таможенной службы и таможенного органа; положениями о

региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и

указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области

архивного дела; другими действующими нормативными, методическими документами в

области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного

дела и настоящим положением.

1.4. ОДО возглавляет:

в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного

управления по согласованию с Управлением делами Федеральной таможенной службы;

в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с

ОДО таможенного управления.

1.5. ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами ОДО являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с

Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и

документной информацией на основе использования средств организационной и

вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и

информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация

документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным

оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности

таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива

таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том

числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и

подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие

функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и

документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними,

сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по

упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота

в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и

совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных

информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе

безбумажных), применяемых в таможенном органе;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада

руководству таможенного органа;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству

таможенного органа;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных

документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их

рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение,

доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том

числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования

информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной

техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с

резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской

дисциплины;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией

документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и

подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией

(ЦЭК) Федеральной таможенной службы методические документы в области

документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО,

формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных

подразделениях;

организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным

вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии со

специальной инструкцией;

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе

соответствующих инструкций;

принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством

таможенного органа совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на

государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц,

занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и

подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1. ОДО имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях

таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах

проверок докладывать руководству;

запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов

информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и

методов работы с документами в аппарате таможенного органа;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных

систем, связанных с работой ОДО;

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением

установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа,

подведомственных таможенных органов к подготовке проектов методических документов

по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении

вопросов, отнесенных к компетенции ОДО.

3.2. Начальник ОДО несет персональную ответственность перед начальником

таможенного органа за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим

положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность

должностных лиц ОДО определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на

основании настоящего положения.

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ

ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного

органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику

соответствующего структурного подразделения.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

положением о структурном подразделении;

приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами

Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа,

правила эксплуатации ПЭВМ.

2. Права

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также

все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения,

оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе

архива в таможенных органах.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение

делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать

корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после

просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов,

докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять

правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением,

в ОДО для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив

таможенного органа;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного

подразделения на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение

обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе

архива в таможенных органах и должностной инструкцией.