Как обеспечить систему работу с журналистами.
PR деятельность – это, прежде всего, работа с журналистами, СМИ. Именно они являются важнейшей целевой аудиторией для PR-работников. Что следует делать в первую очередь? Во-первых, нам необходимо изучить какие газеты выходят в нашем городе (республике.), какие радио и телеканалы вещают на нашей территории. При этом надо четко представить, какие из них относятся к желтой прессе, а какие являются серьезными изданиями. Во-первых, надо четко представить весь медиа-рынок, как республиканский, так и федеральный. Во вторых, надо составить базу данных о каждом конкретном издании с ФИО их руководителей, дни рождения, номер служебного и сотового телефона; не бесполезно знать сильные и слабые стороны каждого журналиста, тематику публикаций. Подготовка базы данных целевой аудитории, называемой «представители СМИ», - это большая и творческая работа, и она не останавливается никогда, поскольку мир СМИ также динамичен, как сама жизнь.
Необходимо создать целую систему работы с журналистами. Эта система включает в себя:
1. Наличие ориентированной на PR-проект базы данных СМИ (мы об этом уже говорили):
· надо выявить какие у нас выходят газеты, кто их редакторы и известные журналисты;
· какие у нас работают теле и радио-каналы, кто их ведущие, как их зовут по имени отчеству, какие у них телефоны, дни рождения и т.п.
2. Спланированное на год периодичность проведения пресс-конференций и брифингов, приемов для журналистов. Их надо проводить регулярно, используя для этого любой информационный повод (допустим, завтра наш профессиональный праздник или наша фирма освоили выпуск новой продукции). Если же повода нет, надо его придумать. Так или иначе (с поводом или без повода) такие встречи с журналистами позволяют налаживать дружественные неформальные отношения с ними, что в последствии нам может понадобиться
3. Регулярная рассылка пресс-релизов (пресс-релиз – это материал для журналиста для публикации в прессе с рассказом о делах в нашей фирме), желательно это делать регулярно, как минимум раз в месяц. Такая рассылка с одной стороны будет свидетельствовать о нашей открытости для внешнего мира, а с другой – позволяет довести до широкой общественности все то, чем мы занимаемся (проблемы, успехи и т.д.).
4. Наличие договоров со СМИ по поводу освещения деятельности в прессе нашей организацией. Договорные отношения между журналистами и организациями нынче стали нормой и пришли на смену прежним хаотичным и нерегулируемым отношениям. Договор должен быть комплексным, включающим освещение журналистами не только отдельных фактов, акций и т.п., но и регулярные размещения информации на правах рекламы, закупка площадей для публикации или эфирного времени.
5. Мониторинг СМИ, отслеживание обратной связи. Мониторинг – это отслеживание, в данном случае речь идет об отслеживании всего того, что про нас говорят и пишут журналисты: не искажают ли они наш материал, публикуют ли в том же месте и в том месте, о чем договаривались ранее.
6. Создание информационных поводов для СМИ, которые вызовут интерес и будут освещены (если поводов нет – надо их придумать)
7. Правовое обеспечение взаимоотношений со СМИ (готовность грамотно защитить интересы организации в случае судебных разбирательств с прессой, потому что очень часто с журналистами приходиться судиться по тем или иным поводам). Дело в том, что современные СМИ в целых привлечения внимания читателей, а заодно и увеличения тиража, помещает на своих страницах непроверенную, а по час откровенно ложную информацию, которая может задеть репутацию нашей фирмы. В этом случае надо непременно «выяснить отношения» с такой газетой, но цивилизованно, при помощи юристов. И к этому надо быть готовым. Однако надо иметь в виду, что сохранить добрые отношения с редакцией чаще всего важнее, чем судиться с ней и формально доказывать свою правоту
8. Особо нужно выделить направления работы PR-службы, связанные с продвижением имиджа нашего руководителя в СМИ.
9. Создание интернет-сайта нашей организации. Такие сайты нынче стали популярными, ими пользуются многочисленные посетители, поэтому это должен быть информационно-насыщенный и техническо корректный сайт. Сайт – это как визитная карточка нашей организации, позволяющая активно использовать обратную связь с целевыми аудиториями.