III. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур (действий), требования к порядку

Их выполнения, в том числе особенности выполнения

Административных процедур в электронной форме

Перечень административных процедур

52. Предоставление государственной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур:

прием, регистрация документов, полученных от заявителей;

подготовка документов для рассмотрения на заседании ЭПК;

рассмотрение документов на заседании ЭПК и оформление протоколов;

оформление рассмотренных документов, направление их и выписок из протоколов ЭПК заявителям.

Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг, отдельных административных процедур

53. Заявителям обеспечивается возможность получения информации о предоставляемой государственной услуге на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

54. Сведения о государственной услуге размещаются на единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)».

55. В ходе проведения экспертизы ценности архивных документов, принятия решения о включении архивных документов в состав архивного фонда Тульской области не требуется межведомственного взаимодействия в электронной форме.

Блок-схема предоставления государственной услуги

56. Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.

Прием, регистрация документов, полученных от заявителей

57. Основанием для начала административной процедуры является поступление документов в министерство.

58. Специалист министерства:

при поступлении документов посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки, вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма подкалывает конверт;

при личном обращении заявителя проверяется наличие письменного запроса в адрес министерства, содержащего в качестве приложения документы, подлежащие рассмотрению на ЭПК.

59. По просьбе заявителя ему выдается расписка по установленной форме согласно приложению № 4 Административного регламента с указанием даты приема документа, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. По просьбе заявителя допускается проставление на втором экземпляре документа отметки о его приёме.

60. Специалист министерства:

заполняет регистрационную карточку (далее - РК) базы данных автоматизированной системы электронного документооборота;

проставляет на лицевой стороне первого листа письма в правом нижнем свободном углу регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера согласно РК. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма.

61. Поступивший запрос передается на рассмотрение министру для оформления резолюции. После подписания проект резолюции приобретает статус резолюции и передается с обращением под роспись секретарю ЭПК для подготовки к рассмотрению на заседании ЭПК.

62. Максимальный срок выполнения административного действия, предусмотренного пунктами 58-61 Административного регламента, не может превышать 3 рабочих дней со дня поступления обращения в министерство.

63. Результатом выполнения административной процедуры является передача обращения секретарю ЭПК для подготовки к рассмотрению на заседании ЭПК.

Подготовка документов для рассмотрения на заседании ЭПК

64. Основанием для начала административной процедуры является получение запроса заявителя секретарем ЭПК для подготовки к рассмотрению на заседании ЭПК.

65. Секретарь ЭПК проверяет наличие полного комплекта представленных документов, который соответствует следующим требованиям:

опись дел постоянного хранения (в том числе видеодокументов, кинодокументов, фонодокументов, фотоальбомов, фотодокументов, особо ценных дел, электронных документов) и опись дел по личному составу,подготовленные государственным/муниципальным архивом - в 3-х экземплярах; подготовленные источником комплектования государственного или муниципального архива, конкурсным (арбитражным) управляющим – в 4-х экземплярах. Опись должна быть снабжена научно-справочным аппаратом (историческая справка (дополнение к ней), предисловие, титульный лист, при необходимости иметь оглавление, список сокращенных слов, указатели). В соответствующих случаях к описи прилагается справка о причинах отсутствия в описи документов/дел, с изложением мер по их розыску, подписанная заявителем;

акт описания архивных документов, переработки описей – в 1-м экземпляре;

акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению –в 1-м экземпляре.

В документах, представляемых на ЭПК, не должно содержаться подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных исправлений. Документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

66. Если в ходе проверки представленных документов выявляется неполный комплект документов, то секретарь ЭПК в 2-дневный срок со дня поступления к нему документов информирует об этом заявителя в письменном виде посредством телефонной связи или электронной почты. В данном случае предоставление государственной услуги приостанавливается на срок не более 10 рабочих дней.

67. В случае, если по истечении 10 рабочих дней со дня запроса секретаря ЭПК заявителем не будет направлен исправленный комплект документов, секретарь ЭПК готовит письмо министерства с изложением причин отказа в предоставлении государственной услуги, которое вместе с ранее полученными документами передается или направляется заявителю.

68. Если поступившие документы соответствуют требованиям, установленным настоящим Административным регламентом, секретарь ЭПК в 2-дневный срок со дня получения документов:

вносит вопрос о рассмотрении поступивших документов в повестку дня очередного заседания ЭПК;

информирует членов ЭПК о месте, дате и времени заседания ЭПК, приглашает в случае необходимости заявителей для участия в заседании;

передает документы членам ЭПК на рассмотрение.

69. Секретарь ЭПК организует предварительное ознакомление членов ЭПК и приглашенных лиц с представленными документами посредством электронных копий документов, а в случае их отсутствия, ознакомление с оригиналами документов на бумажной основе осуществляется по графику.

70. Если в ходе предварительного рассмотрения документов выявляется неполнота сведений, изложенных в представленных документах, члены ЭПК или приглашенные лица в 3-дневный срок со дня поступления к ним документов информируют об этом секретаря, который в 2-дневный срок запрашивает у заявителя документы, устраняющие неполноту сведений, посредством почтовой, телефонной связи или электронной почты. В данном случае предоставление государственной услуги приостанавливается на срок не более 10 рабочих дней.

71. В случае, если по истечении 10 рабочих дней со дня запроса заявителем не будут представлены в адрес ЭПК документы, устраняющие неполноту сведений, секретарь ЭПК готовит письмо министерства с изложением причин отказа в предоставлении государственной услуги, которое вместе с ранее полученными документами передается или направляется заявителю.

72. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 29 Административного регламента, секретарь ЭПК в течение 3 рабочих дней в письменном виде сообщает об этом заявителю.

73. Максимальный срок выполнения административных действий, входящих в состав административной процедуры, не должен превышать 10 рабочих дней со дня получения секретарем ЭПК документов.

74. Результатом выполнения административной процедуры является завершение предварительного рассмотрения документов.