Выставки: бюджет и критерии эффективности.

Основные функции любой выставки/ярмарки – свести вместе спрос и предложение, дать информацию, продемонстрировать тенденции и разработки – все это в одно время и в одном месте, с возможностью живого общения.

Выставки и ярмарки – уникальное средство достижения маркетинговых целей, поскольку дают возможность охвата всего рынка.

Кроме того, выставки и ярмарки являются индикатором экономических трендов и тенденций развития рынков, поскольку отражают процессы, происходящие на рынке, его изменения, а также направление и скорость его развития. Выставки и ярмарки – это больше чем инструмент маркетинга, это, по сути, место для заключения сделок.

Функция выставок как места для личных контактов и живого общения имеет фундаментальную важность в наше время возрастающего распространения средств телекоммуникации, новых СМИ и интернета.

Краеугольным камнем участия в выставке, особенно для малых и средних компаний, является стоимость участия.

Невозможно подсчитать среднюю стоимость участия в выставке, поскольку эта стоимость зависит от размера стенда, типа и местоположения выставки и многих других факторов.

Однако некоторые эксперты считают, что по самым приблизительным подсчетам общая стоимость участия равна десятикратной стоимости арендуемого стенда (не считая зарплаты персонала).

Обычно стоимость участия в выставке включает:

Основные расходы (аренда стенда, оплата электроэнергии, пропуска персоналу стенда, стоимость парковки и т.п.)

Расходы на дизайн и оформление стенда (разработка концепции, планирование, оформление, информационные материалы, аудио-визуальное сопровождение)

Расходы на оснащение стенда (мебель, ковровое покрытие, освещение, бытовые приборы, техническое оснащение для презентаций и аудио-визуального сопровождения и т.п.)

Расходы на обслуживание стенда (развлекательные мероприятия, официанты, переводчики, помощники и т.п.)

Расходы на коммуникационные материалы (приглашения, раздаточные материалы, рекламные материалы, каталоги, почтовая рассылка, материалы для прессы, переводы, пригласительные билеты для посетителей, телефон, факс, интернет и пр.)

Расходы на транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, вывоз мусора (хранение, страхование, таможенные сборы, вывоз мусора и т.п.)

Расходы на проезд, размещение, дополнительные мероприятия персонала стенда

Прочие расходы (консультации, исследование рынка, обучение персонала, поствыставочные мероприятия)

Для оценки эффективности участия в выставке, необходимо до начала подготовки к участию определить его цели.

Нет целей – нет оценки эффективности!

Отчет по каждому заходу посетителя на стенд должен оформляться непосредственно на стенде. Результаты анализа собранных данных впоследствии сравниваются с поставленными целями. Эти отчеты используются и для поствыставочных мероприятий.

Иногда экономический эффект выставки может быть корректно оценен через несколько месяцев после выставки, либо вообще не может быть явно привязан к участию в выставке.

Оценка эффективности участия, в соответствии с предварительно поставленными целями, основывается на двух типах критериев:

· Количественные критерии: количество посетителей на стенде, количество контактов (учитываются имеющиеся или новые клиенты), количество договоров о продаже, подписанных во время выставки, количество информационных материалов, переданных посетителям.

· Качественные критерии: их сложнее оценить, поскольку сюда входит полученная в ходе общения с посетителями информация, качество этого общения, интерес посетителя к представленным продуктам и услугам, их мнение о стенде и представленной информации, собранная информация о конкурентах и новые каналы распространения или потенциальные новые деловые партнеры.

Участие в выставках имеет экономический и неэкономический эффект, которые необходимо учитывать при оценке эффективности участия.

Методы оценки неэкономического (психографического) эффекта:

· Исследование (например, опросы посетителей и персонала стенда)

· Анализ статданных о посетителях, предоставляемый организаторами

· Анализ материалов, вышедших в СМИ

· Оценка контактов с посетителями-специалистами

Методы оценки экономического эффекта:

· Анализ бюджета (сопоставление расходов и доходов)

· Объем продаж

· Количество посетителей

· Анализ основных показателей

· Затраты на 1 квадратный метр (= общие затраты / площадь стенда)

· Затраты на 1 посетителя (= общие затраты / количество посетителей стенда)

· Затраты на 1 контакт с посетителем-специалистом (= общие затраты / количество контактов с посетителями-специалистами)

· Продолжительность пребывания посетителя на стенде (=общее время переговоров / количество переговоров)

· Критическое количество контактов (= общие расходы / стоимость контакта на 1 представителя службы продаж)

· Количество использованных приглашений (= количество разосланных приглашений / количество посетителей с приглашениями)

Оценка эффективности является основой для принятия последующих решений об участии в выставках, устранения ошибок и улучшения дальнейшей работы.