Тема № 18. Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Основными документами, регламентирующими формирование дел, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», «ГСДОУ».

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. В дела формируются только исполненные документы. Они должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день. Формирование дел осуществляет секретарь под контролем руководителя. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел. Заголовки должны быть краткими и конкретными.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагающихся в следующей последовательности:

- наименование вида документа (приказы)

- краткое содержание (Переписка с ОАО «Эра» по строительству автостоянки)

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности, 2007 г.)

- слово «Копии», если дело состоит из копий (Решения совета учредителей за 2008 г. Копии)

Если ведется переписка, необходимо указывать с кем. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело

- в дело помещается один экземпляр документа

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен

- в дело, как правило, формируются документы одного года

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики

- документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности; для документов временного хранения допускается обратная хронология

- документы следует подшивать таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию.

При формировании дела используют скоросшиватели или папки. Если папки хранятся несколько лет, используются разделители с указанием года.

Дела хранятся вертикально, заголовок дублируют в специальном кармане на корешке.

В личных делах документы располагают следующим образом:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле

- заявление о приеме на работу

- анкета

- листок по учету кадров

- автобиография

- документы об образовании

- выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении

- дополнение к личному листку по учету кадров

- дополнение к личному листку по учету поощрений

Справки и другие документы второстепенного характера формируются отдельно от личных дел.

Документы с грифом «КТ» формируются отдельно от других.

Оформление дел проводится работником службы ДОУ при методической помощи работника ведомственного архива. Обложки дела оформляются после подшивки и нумерации страниц. В момент заведения дела на обложке уже вынесено: наименование организации, структурного подразделения, заголовок дела, индекс дела, срок хранения. К заголовку может быть составлена аннотация и проставляется: дата дела, количество листов, архивный шифр дела. Если в архив передаются дела постоянного хранения, то над наименованием организации проставляется наименование государственного архива.

Полное оформление дела включает:

- подшивка или переплет дела

- нумерация листов

- составление заверительной надписи

- составление внутренней описи документов дела

- оформление всех реквизитов обложки дела

Прежде чем подшить дело, из него удаляются все металлические крепления. В конце дела вставляется чистый лист для составления заверительной надписи. Листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Все исправления отмечаются в заверительной надписи. Дело прошивается прочной ниткой в 4 прокола.