График проведения конкурса: цель, значение
В случае применения конкурсных процедур заказчик разрабатывает график проведения конкурса (закупки). На основании графика устанавливаются так называемые «критические сроки» публикации и подачи конкурсных предложений; сроки действия конкурсных предложений и обеспечений; составляются графики встреч; калькуляции на проведение конкурсных процедур... На основании данного графика составляется итоговый график проведения конкурса, содержащий:
• перечень мероприятий и сроки их выполнения;
• фамилии, имена и отчества лиц, ответственных за выполнение мероприятий, из состава персонала заказчика (организатора, уполномоченной организации) и конкурсной комиссии.
График утверждает руководитель заказчика либо индивидуальный предприниматель.
Потребность в подробном планировании обусловлена сложностью тендерного процесса, обилием участников, а также необходимостью достичь заданных целей к требуемому сроку при минимальных затратах всех видов ресурсов.
В результате подробного планирования распределяются действия участников по временному графику, уточняется начало и окончание всех этих действий, объем работы, сроки проверки хода процесса закупок и предоставления отчетов.
В основе планирования конкурса лежит его деление на этапы, каждый из которых состоит из определенного набора процедур и характеризуется каким-то качественным отличием. Например: подготовительный этап, этап проведения торгов, оценка конкурсных предложений, выбор лучшего, подготовка и заключение контракта и т.д. Для каждого этапа (процедуры) должны быть четко определены конкретные задачи и их последовательность, что позволит добиться большей эффективности и избежать повторений. Последовательность действий определяется типом закупки, выбранным методом и логикой их выполнения. Для составления календарного графика необходимо определить временные рамки тендерного процесса, его этапов и отдельных задач.
Определение временных рамок заключается в распределении времени между отдельными этапами, процедурами тендерного процесса таким образом, чтобы обеспечить его выполнение к за-данному сроку.
В основе определения временных рамок каждой процедуры лежит общий срок, отводимый на проведение тендера, законодательно устанавливаемые сроки на выполнение отдельных процедур (подготовка оферт, срок действия тендерного предложения и др.), а также время, необходимое для выполнения аналогичных процедур при работе над другими проектами
График позволяет решить еще одну очень важную задачу – определить (уточнить) потребность в ресурсах, необходимых для проведения конкурса.
График позволяет предвидеть и уточнить состав всех участников, время их работы, составить графики встреч (привлечение консультантов, переводчиков, плата за публикацию и т.д.). Это позволяет достаточно точно сформировать требуемый бюджет и распределить его между отдельными этапами и процедурами.
На основании графика проведения конкурсного процесса составляются графики встреч, которые помогут своевременно решать возникающие проблемы.
Чем квалифицированней и тщательней составлен график, тем выше организация конкурсного процесса и его эффективность.
График проведения конкурса утверждается руководителем заказчика.
Планирование закупок в организации
План (график) закупок – схема работ по организации и осуществлению закупки товаров, работ, услуг с описанием и детализацией задач и процедур, касающихся закупки и порядка ее выполнения.
Прежде чем приступить к непосредственной подготовке конкретного конкурсного процесса, необходимо уточнить ситуацию свершения закупки, объем средств, выделяемых для предстоящих закупок; потребное количество закупаемых товаров; специфические требования к ним; сроки и место поставки.
Как уже отмечалось, организация закупочной деятельности во многом зависит от ситуации свершения закупки. Существуют три основных вида ситуаций совершения закупок: повторная без изменений, повторная с изменениями и новая закупка. Значение отдельных этапов процесса закупки в зависимости от ее вида показано на рис.8. Модель отражает и относительную важность отдельных этапов процесса для каждой из известных ситуаций закупки ресурсов в промышленной среде. Знаком Х обозначены действия, которые имеют место в процессе закупки.
| Этапы процесса закупки | Вид ситуации закупки | ||
| Новая | Повторяющаяся с изменениями | Повторяющаяся без изменений | |
| 1. Формирование потребности в ресурсах | Х | ||
| 2. Определение структуры и характеристик ресурсов | Х | ||
| 3. Поиск и анализ поставщиков | Х | Х | |
| 4. Анализ предложений поставщиков | Х | Х | |
| 5. Оценка и выбор поставщика | Х | Х | Х |
| 6. Принятие решений о структуре, объемах и условиях закупки | Х | Х | Х |
Рис. Модель организации закупки производственной фирмы.
В относительно простой ситуации обычной закупки без изменения условий наиболее важен этап оценки соответствующих решений и их результатов. В этой ситуации имеет особое значение оценка традиционных поставщиков ресурсов.
При новой покупке существенную роль играют все стадии, начиная с самой первой. Эффективность каждой последующей стадии определяется общим результатом всех предшествующих.
В ситуации модифицированной покупки с изменениями существенно возрастает значение сравнительного анализа и оценки поставщиков и их предложений. Для подобной ситуации характерно обострение конкуренции между традиционными и потенциальными поставщиками. Результатом деятельности по закупке в конечном итоге может стать смена поставщиков или, более того, трансформация этого вида ситуации в новую покупку.
В общем случае планирование закупки обычно включает следующие действия.