Формирование дел. Заголовки дел.

Формированию дел посвящена глава 11 Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

Согласно пункту 168 Инструкции формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Установлено, что документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Согласно пункту 170 Инструкции в дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел. При этом важно помнить, что документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела.

Также следует иметь в виду, что в дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры. Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 300 листов (раньше было 250) при толщине не более 40 мм.

Согласно пункту 172 Инструкции документы в деле систематизируются по следующим принципам: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.). Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

Оперативное хранение документов и дел.

Оперативному хранению документов посвящена глава 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4

Согласно пункту 213 Инструкции с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

дела располагаются в шкафах в вертикальном положениив соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

В соответствии с пунктом 215 Инструкции документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделенияморганизации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам. Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

Передача и прием документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь (от 25 ноября 2011 года №323-З) и включает в себя:

· установление фактического наличия дел, числящихся по описям

· выявление дел, требующих улучшения физического состояния

· правильность нумерации дел в описях

· соответствие нумерации дел итоговым записям и учетным документам

· сверка шифров, заголовков, крайних дат и количества листов в делах и описях.

При выявлении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием дел, организацией принимаются меры по их розыску:

· изучение учетных документов (описи, книги учета выдачи дел)

· просмотр актов о выделении дел к уничтожению, проверки наличия и состояния дел

· розыск дел в архивном помещении, в структурных подразделениях.

После окончания проверки наличия и состояния дел в описи делается запись «Проверено» и указывается дата проверки. Запись заверяется заведующим архивом или лицом, ответственным за ведение учетных документов в архиве организации. После чего документы и дела сдаются в архив.

43.Архив государственного органа, учреждения, организации и предприятия, цели, задачи, функции, организация работы.

Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», положениями об архивах.

Задачами архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности и ведение учета документов;

- обеспечение использования документов;

-подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом*;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

функциями архива являются:

Архив составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования

Принимает на хранение документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях

Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных организаций.

Осуществляет фондирование документов и дел.

Ведет комплекс учетных документов.

Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

Создает страховой фонд копий документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).

Контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел.

Представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.