Чем дольше длится подготовка, тем короче само деловое совещание.
ПРОВЕДЕНИЕ деловых совещаний привлекает особое внимание собравшихся к ведущему (председателю, спикеру и пр.). Председатель может провести заседание:
в диктаторском ключе (знакомит всех со своим распоряжением или мнением, остальные – принимают информацию к сведению);
в автократических традициях (задает вопросы поочередно каждому участнику, ставя его в условия спора с начальством; остальные – ожидают своей очереди общения с шефом, находятся в пассивном состоянии, не участвуют в общении до поры до времени и поэтому подавляют смутную неприязнь к подобной организации совещания и к его председателю);
в заорганизованном порядке (заранее готовятся доклад и выступления по «шпаргалкам»; выступающие определяются шефом, другие выступления не предусматриваются; итог – деление коллектива на «достойных» и «недостойных», усиление антипатии к руководству, стилю такого руководства);
в дискуссионном плане (свободный обмен мнениями при выработке итогового решения, каждый может не согласиться с мнением шефа; результат – сплочение людей, чувство коллективной ответственности за правильное решение проблемы);
в совещательном аспекте (выслушать всех, провести дискуссию, чтобы затем принять собственное решение).
Дискуссионные совещания – самые плодотворные.
Главное условие успешности деловой дискуссии – дать высказаться участникам, выслушать их мнения. (При этом избегать многословия, повторения уже высказанного).
ü Поддержать продолжение прений, склоняющихся к отрицанию «руководящей» точки зрения.
ü Не упрекать.
ü Не одергивать.
ü Обсуждать проблему, а не споры вокруг проблемы.
Мнение меньшинства – необходимый результат дискуссионного обмена мнениями, подтверждает неконформистские тенденции развития коллектива.
Доклад на деловом совещании строится по канонам PR-обращения (см. соответствующий раздел).
Репетиция доклада проводится PR-специалистом для отработки техники речи оратора, коррекции темпа речи, совершенствования общей структуры текста, акцентировки аргументов, поиска подходящей интонации. При этом проверяются все видеоматериалы в действии (плакаты), опробывается фонограмма (если ее включение предусматривается структурой доклада), включаются в пробном режиме микрофон, освещение, кондиционеры.
Не обязательно выслушивать доклад, можно распространить его текст и перейти сразу к обсуждению основных идей. Этот вариант хорош для экономии времени. Он абсолютно необходим, если докладчик – плохой оратор.
Руководитель не должен:
1)проводить совещания в своем кабинете, дабы не подчеркивать неравноправие сторон;
2)прерывать совещание переговорами по телефону, чтением факса, вызовом секретарши, приемом посетителей, подписыванием «срочных» телефонограмм и приказов;
3)принуждать к обязательному выступлению приглашенных на совещание.
Участники совещания, даже отвлекаясь от темы совещания, тем не менее, фиксируют каждое событие в ходе совещания, каждую особенность стиля работы руководителя.
Руководитель, в свою очередь, изучает сотрудников по внешним проявлениям их делового поведения (их имиджу): кто любит занимать первый ряд рабочих мест, кто уходит «в тень», кто слушает и участвует в дискуссии, кто решает кроссворды и т.п.
Деловые совещания и отражают, и создают ИМИДЖ, а также репутацию каждому их участнику, включая руководителя
▲
Обучение
Принципы и формы общения в сфере обучения широко применяются специалистами Паблик Рилейшнз для решения практических задач, связанных с консультированием, выработкой концепций, подготовкой теле- и радиообращений (выход в эфир) и т.п.
РЕПЕТИЦИЯ выступления представителя фирмы по телевидению и каналам радиовещания включает совместную работу PR-специалиста и оратора над концепцией PR-обращения, отработку элементов по ведения в ТВ-кадре, совершенствование произношения, уточнение акцентировки и пр. При этом общение происходит в таких учебных формах, как:
ü копирование лучших образцов,
ü многократные повторения,
ü индивидуальный счет сильных и слабых сторон личности оратора,
ü стимулирующее психологическое воздействие (подбадривание, престижная оценка специалиста и пр.),
ü деловая игра (с приближением будущей передачи к близким к реальным условиям),
ü проверка эффекта подготовленного выступления на отдельных представителях целевой аудитории.
ГРУППОВАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ предусматривается PR-специалистом перед проведением каких-либо крупномасштабных мероприятий – презентаций, пресс-конференций, выставок. На таких консультациях отрабатываются практические действия каждого участника будущих событий.
Вопросы в письменном виде, собранные до начала консультации, отражают наиболее уязвимые места разработанного плана действий. Изучая их, PR-специалист и строит свою работу с «командой» исполнителей замысла.
Вступительная лекция начинает групповую консультацию: в ней делается акцент на наиболее трудных моментах будущей работы, содержатся ответы на письменные вопросы, полученные ранее. Лекция занимает примерно 50 процентов времени консультации.
Вопросы аудитории занимают все остальное время (50 процентов общего времени). При этом уточняется роль каждого в будущем мероприятии.
Заключительное слово PR-специалиста подводит итог консультации.
Инструктивный материал, подготовленный заранее (план, методические советы, типовая инструкция, памятки), передается аудитории перед консультацией (чтобы выяснить дополнительные вопросы аудитории).
NВ: Наглядные пособия, фильмы, клипы и т.п. видеоматериалы заказываются с учетом заранее собранных письменных вопросов аудитории.
ЛЕКЦИЯ-БЕСЕДА уместна при коллективном обсуждении замысла будущей PR-кампании, концепции PR-обращения, презентации и т.п. Важно обеспечить участие в обсуждении всех участников, всех специалистов. Для этого существует несколько надежных приемов.
Вопросы ко всей аудитории задаются PR-специалистом для выяснения мнений и уровня подготовленности (компетентности) собравшихся, их готовности работать на высоком (среднем?) уровне профессионализма. Ответы звучат с мест; в зависимости от их содержания и строится дальнейшее общение. (При необходимости разъясняется «трудный» тезис, с ходу принимается разделяемый всеми аргумент). При этом элементарные вопросы, требующие от PR-специалиста и некоторой педагогической подготовленности, нужно ставить перед аудиторией в тех случаях, когда будущая работа призвана сплотить коллектив единомышленников, когда идеи PR-мэна воспринимаются как свои собственные.
Проблемный вопрос подводит собеседников к выводам, которые приготовлены уже для них PR-специалистом. Несомненно, такие вопросы трудны для реализации, но именно они создают крепкие творческие объединения.
КОЛЛЕКТИВНАЯ ЭКСПЕРТИЗА, или кратковременный «мозговой штурм», применяется для быстрой оценки предложенного замысла, концепции, плана всеми заинтересованными участниками обсуждения. PR-специалист, изложив исходный проект, предлагает подвести под него «эмпирическую базу», оценить его с точки зрения практического опыта каждого собеседника, с учетом аналогичных проектов конкурентов и т.п. Итог такой экспертизы – улучшенный проект, приобретший качество «совместно выработанного» документа.
ФРОНТАЛЬНЫЙ ОБМЕН МНЕНИЯМИ целесообразно употребить при решении задач внутрифирменных отношений. Беглый обмен мнениями по поводу последнего распоряжения руководителя, перемещения специалиста на новую работу и т.п. обогащает PR-специалиста новыми идеями в его повседневной, рутинной работе. Этот же прием общения PR-специалиста с коллективом уместен при оценке первой реакции публики на предлагаемое PR-обращение.
ЛЕКЦИЯ с изложением в систематизированной форме опыта работы PR-агентства, организации PR-кампании и пр. подразумевает вопросы, уточнения и разъяснения (т.е. механизм обратной связи).
ДЕЛОВЫЕ ИГРЫ – разновидность групповой консультации. В ее рамках «проигрываются» ситуации, максимально приближенные к планируемым практическим мероприятиям. Здесь организуется репетиция каждого участника деловой игры. Наиболее плодотворное применение эта методика находит при освоении новых методов рекламной работы, при отработке приемов выработки управленческих решений, а также в целях практического освоения навыков дискуссионного обсуждения вопросов, элементов переговорного процесса, деловых совещаний.
▲
Семинар
Как форма делового общения семинар используется PR-специалистом для разрешения проблемных ситуаций, поиска ответов на неясные вопросы рекламной практики. В них участвуют специалисты, знатоки проблемы; их приглашают на семинар, учитывая уровень компетентности, авторитетности суждений, творческого подхода к делу. Обмен мнениями целесообразно организовать по нескольким методикам.
ТЕМАТИЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ лучше всего подходит для обмена опытом, обсуждения принципиально новых проблем.
Вступительное слово PR-специалиста посвящается своеобразию проблемы.
Разнообразие мнений предполагается с самого начала.
Вопросник, содержащий перечень предметов обсуждения (темы дискуссий), предлагается каждому выступающему. Их сообщения, собственно, состоят из кратких ответов на одни и те же вопросы, что существенно экономит рабочее время, предельно концентрирует коллективную мысль на существе проблемы.
Например, обсуждая характер целевой аудитории, каждый отвечает на вопросы:
1. Ваше представление о мотивах принятия решений потребителя ми?
2. Какие возрастные группы доминируют в целевой аудитории?
3. Как сформулировать личный интерес покупателя?
и т.д.
Правила обмена мнениями в рамках дискуссии:
ü выступать должен каждый;
ü время выступления – до 5 минут;
ü никого не критиковать, только высказывать собственные суждения;
ü не присоединяться к «ранее выступавшему оратору», высказывать только новые соображения;
ü «не выяснять отношений» друг с другом, обсуждать только проблему.
Заключительное слово PR-специалиста подводит итоги дискуссии (или первого раунда ее). Если есть необходимость сосредоточиться на одной из объявленных в вопроснике позиций, начинается второй круг обсуждения по той же методике.
«МОЗГОВОЙ ШТУРМ»,или«МОЗГОВАЯ АТАКА» – разновидность дискуссии, организуемая по определенной методике и правилам. «Мозговой штурм» плодотворен в поисках оптимального варианта слогана, рекламной идеи, товарной марки. Для этого участники «штурма» образу ют две группы: одна только высказывает идеи, другая – оценивает их, не более того.
Вступительное слово PR-специалиста содержит постановку задачи.
Творческая группа спонтанно, вне какой-либо очередности («на одном дыхании») формулирует идеи, не заботясь особенно о впечатлении, которое производят с точки зрения стилистики, традиционности или банальности высказываний.
Группа критиков анализирует каждую идею, оценивает ее в связи с поставленной задачей, не минуя ни малейшей детали, аспекта, последствия предложенного решения задачи. Часть идей отбрасывается, оставшиеся – анализируются по второму кругу. Творческая группа при этом не мешает «критическому разгрому» своих предложений.
Итог «штурма» – неожиданное решение, взвешенное суждение, оригинальная идея.
▲
ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ ПО ПОЧТЕ
Другие названия этого явления в мире PR – адресная рассылка PR-обращений, почтовая реклама, «прямая почта» (дословный перевод с английского термина «direct mail»), прямая почтовая рассылка. Самое главное достоинство PR-почты – способность создать межличностные отношения, межличностное общение (в письменной форме, в виде обмена почтовыми отправлениями – письмами, открытками, извещениями и т.п.).
PR-письмо всегда персонализировано: его автор (или тот, кто подписал его – официальный представитель или руководитель фирмы) идентифицируется реквизитом делового бланка. Персонализация продолжается, далее, особым стилем письма – неофициальным, несущим отпечаток личности автора, включающим доверительные интонации и уверения в доброжелательности намерений.
Рекламный мир, в свою очередь, широко использует «прямую почту» в целях убыстрения хода продаж, совершения сделок, подтверждения заранее оговоренных условий в связи с изменением конъюнктуры. Это – деловые письма; они отражают оперативно принятое решение (распоряжения о купле-продаже, об оплате товара и т.п.).
▲