Информационные технологии выработки и принятия решений

«Внутренняя» информационно-коммуникативная подсистема раскрывает ту модель государственного управ­ления, которая предполагает форми­рование и обращение специализированной, функционально направленной информации. В силу этого используемые здесь инфор­мационные технологии непосредственно определяются соответству­ющими этапами информационно-управленческого цикла, каждый из которых задает субъектам свои специфические задачи. В целом эти взаимодействия можно представить следующим образом (см. схему 1).

В целом на этой схеме показана последовательность действий ком­муникаторов и реципиентов от момента возникновения информации до ее воплощения в управленческом решении (возникновения вновь созданной информации), что позволяет учитывать динамику парамет­ров информационных сообщений (полноты, адекватности, доступно­сти и др.). Каждый из выделенных этапов предъявляет собственные требования к содержанию и характеру обращения информации, ка­честву коммуникаций между субъектами управления.

Схема 1 Информационно-коммуникативная система принятия решений

Так, на начальномэтапе ввода первичной информации, которая может поступать как извне, так и изнутри системы управления, при­меняемые информационные технологии связаны в основном срегис­трацией сведений, мнений, сообщений и иных сигналов о сложив­шейся или только еще складывающейся проблемной ситуации. Дан­ные технологии предполагают максимизацию сбора формальных и неформальных, массовых и специальных, использованных ранее или вновь получаемых данных о разнообразных социальных проблемах. Это объясняется тем, что после сбора сведений сохраняется возможность либо для их использования в выработке решения, либо для дальней­шего осмысления проблемы, так что собранные данные оставляются для использования их в другое время.

Учитывая возможность непрогнозируемого развития событий, а сле­довательно, и появления потребности в самой неординарной информа­ции, которой ранее не придавалось значения, все используемые здесь технологии направлены на механический «забор» сообщений, насыще­ние управленческой системы сведениями «про запас». И это не случайно, ибо ограниченность информационного поля прямо пропорциональна нарастанию гипотетичности управления. Как показал автор теории оши­бок Дж. фон Нейман, возможность существования надежной управляю­щей системы из ненадежных компонентов появляется только в том слу­чае, если будет обеспечен необходимый избыток информации. Поэтому политические субъекты, и прежде всего государство, должны избегать такой централизации сбора информации, которая ограничила бы ис­точники сбора сведений или при которой избыточность информации снизила бы ее достоверность (К. Минтсберг).

Для увеличения сбора информации государство обладает весьма широкими возможностями. Как правило, управленческие структуры, особенно структуры политические, имеют возможность получать све­дения о той или иной проблеме из различных источников: из органов государственной статистики, по линии спецслужб, из специализиро­ванных академических центров и др. Этот информационный плюра­лизм характеризует особый статус органов государственного управле­ния. Благодаря привлечению различных групп экспертов – в том чис­ле связанных с нетрадиционными средствами изъятия информации, например, парапсихологами, экстрасенсами и т.п., органы управле­ния могут постоянно пересматривать ситуацию под разными углами зрения, получая таким образом возможность разработки самых неор­динарных подходов к выработке решения. Наиболее существенной проблемой, стоящей на этом этапе, является борьба с дезинформацией. Отсечение ложных данных, суждений, оценок и иных сообщений должно оберегать управленческие органы от негативных последствий неверно принятых решений.

Принципиально важным фактором, влияющим на содержание ин­формационных технологий, являются качественные характеристики кадров, занятых сбором сведений. Ведь идеологическая ангажирован­ность, субъективизм или попросту служебная невнимательность (на­пример, неумение проверять и сопоставлять полученные сведения) могут иметь весьма тяжкие для структур принятия решений последствия. При­чем это касается как технических служащих, так и политиков и высших администраторов, чьи пристрастия могут существенно повлиять на сбор данных, сделать его однобоким, игнорирующим хотя и очевидные, но не вписывающиеся в их цели и предпочтения факты.

Весьма значительными факторами, прежде всего с точки зрения правовых последствий для государственных органов, являются поиск и дальнейшее использование информации, полученной либо из кон­фиденциальных источников, либо незаконным путем. Ведь даже имея самое существенное значение, такая информация в ряде случаев не может быть использована для принятия решений, предполагающих правовые последствия.

На качество информационных технологий серьезное влияние ока­зывают и методики сбора данных, например, конкретные социологи­ческие исследования, социальные эксперименты, вероятностно-ста­тистические процедуры и т.п., а также технические средства, в част­ности методы ручного, автоматизированного учета, электронные методы и т.д. В немалой степени именно от этих факторов зависит возможность семантической (знаково-языковой) унификации сведе­ний, а также взаимосвязь качественной обработки данных с макси­мальной экономией времени на их получение.

На следующем этапе – оценки и отбора информации – информаци­онные технологии определяются задачами преобразования сведений, направленными на их упорядочивание, усиление достоверности и сни­жение неопределенности полученных знаний. По своей сути – это спо­собы и процедурысвертывания информации, т.е. избирательного вы­членения каких-то определенных сведений и специфического анализа.

В основном критерии оценки и отбора информации регулируются здесь двумя факторами: идеологическими и стратегическими установ­ками субъектов управления, или общегосударственными задачами, а также неформальными пристрастиями лиц, участвующих в процессе принятия решений. Используемые здесь информационные технологии формируются не только в связи с функциональными задачами, но и под давлением разнообразных групп интересов и иных субъектов, не институциализированных в государственно-административной сфере, но тем не менее стремящихся принять участие в оценке и переоценке управленческой информации. Эта внешняя, внесистемная «интервенция» социальных субъектов способна существенно трансформировать официальные оценки социальных фактов, определить понимание воп­роса как проблемы, требующей вмешательства со стороны государства.

Как показывает практика, на данном этапе информационные техно­логии испытывают влияние различных неписаных законов, стереоти­пов, традиций, предрассудков и иных стандартов мышления, сложив­шихся как в аппарате власти и управления, так и в обществе. Особенно сильно их влияние на сознание тех работников управления, которые пытаются сохранить или упрочить свое положение в данной системе.

Под воздействием формальных и неформальных позиций полити­ческие лидеры или административные служащие могут не только со­знательно подбирать, но и уничтожать определенные данные, свиде­тельствующие о наличии той или иной социальной проблемы госу­дарственного масштаба. Известно, например, что В. И. Ленин в своих записках наркому юстиции Д. И. Курскому в 1918 г. ставил вопрос о тайном, без всякой общественной огласки и принятия правительством официального решения, уничтожении правовой базы рыночной эко­номики, т.е. тех бумаг, которые юридически удостоверяли частную собственность граждан на землю, предприятия, недвижимость.

Таким образом, информационные технологии формируются в зоне противоречий между потребностью в повышении достоверности ин­формации и нарастанием факторов ее субъективного прочтения. В этом смысле их коммуникационные аспекты начинают как бы доминиро­вать над информационными.

Технологии функционального преобразования информации и принятия решений

Дальнейший этап усложнения инфор­мационно-коммуникативных связей предполагает использование инфор­мационных технологий, придающих сообщениям организационную форму, соответствующую профилю деятельности различных органов государственного управления и ха­рактеру их взаимодействия с другими политическими субъектами.

Иначе говоря, на данном этапе повышается уровень специализа­ции информационных технологий, за счет которых осуществляется кодирование сообщений, т.е. такое их преобразование, которое дает возможность структурам управления государством не только осуще­ствлять собственные функции, но и соответственно мотивировать дей­ствия своих контрагентов и потребителей информации. Прежде всего применение таких технологий позволяет формировать базы данных, которые необходимы для функционирования различных структур го­сударственного управления (тех или иных министерств, ведомств, под­разделений) и не создают дефицита их делового общения.

Существенной особенностью применения информационных тех­нологий на данном этапе служит возникновение различий между ба­зами данных, используемых разными государственными органами, например, спецслужбами, министерствами, курирующими секретные производства, и органами управления гражданскими отраслями. В свя­зи с повышением уровня конкуренции между потребителями инфор­мации существенное значение приобретает и проблема охраны ве­домственных сведений, в том числе защиты сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

Одной из проблем применения информационных технологий явля­ется обеспечение состыковки вновь поступаемой информации с пре­жними системами хранения сведений, скажем, информации, собран­ной на электронных и бумажных носителях. Например, в нашей стране действуют различные системы классификации и кодирования служеб­ной информации: единая система классификации и кодирования (ЕСКК), в которой обозначены главные правила и порядок переработ­ки экономико-технической информации; локальные (территориальные; местные) и межгосударственные системы типа Совета руководителей государственных информационных агентств СНГ, системы управления выборами в государственные органы власти или управления отдельны­ми отраслями народного хозяйства. Используя в основном электронные носители информации, они испытывают определенные трудности из-за разницы в технической оснащенности информационных сетей, ис­пользуемых на нижних этажах государственного управления и в Центре.

Логическим продолжением данного этапа является согласование организационно упорядоченной информации с конкретными субъек­тами и носителями функций (политиками, руководителями мини­стерств, отделов, управлений и т.п.), решающими разные управлен­ческие задачи. В этом случае информационные технологии должны обеспечивать соответствие структуры информации и коммуникаций структуре конкретной организации – ее звеньев и отдельных членов, выполняющих те или иные функции в системе управления государ­ством. В силу этого в их содержании резко возрастает значение адресности, достоверности и доступности сообщений, согласованности сроков подачи информации с временем выполнения субъектом слу­жебных обязанностей, специализированности сведений, поступаю­щих к субъекту, ее практической полезности. Применение неверно выбранных приемов информирования ведет к путанице адресов слу­жебной информации, смешению каналов ее распространения и в конце концов к дезинтеграции системы управления.

На этом этапе соединения информации об объекте управления сознаниями и опытом субъектов управления, исполняющих определен­ные функции, информационные технологии связаны с еще одной се­лекцией информации. Имеются в виду решения чиновников, самостоя­тельно выбирающих, какая информация будет использована ими лич­но, а какая передана начальству, будет ли что-то отложено или послано дальше, пойдет ли это по неофициальным или официальным каналам. Кроме того, эти соединения связаны с многократными переходами от субъекта к субъекту, с уровня на уровень, по вертикали и горизонтали, с изменением смысловых оттенков и семантической формы (доклад­ные записки, проекты, законы, устные жалобы и т.п.).

Применение информационных технологий на этом этапе прежде всего ставит собственно коммуникативные проблемы. Например, на­сколько адекватно субъект трактует служебную информацию; как без смысловых потерь передать сведения с верхнего уровня управления на нижний или в противоположном направлении; насколько плотно можно осуществлять запись служебной информации на бумажных или электронных носителях и т.д. Для высших государственных деятелей большой проблемой являются их информационные перегрузки. Чаще всего селекцию направляемой им информации осуществляет не само ответственное лицо, а его помощники. Это, в свою очередь, может приводить к дезинформированию и даже манипулированию руково­дителем, а в известной степени и органом государства.

Из-за сложного организационного строения органов государствен­ного управления серьезно стоит и проблема устранения шумов (иска­жений информации), возникающих, как правило, при контактах струк­тур разного уровня. Электронные средства нередко дают возможность сгладить различия структурных звеньев, перейти на прямые контакты руководителей и служащих. Однако процедуры согласования, регла­мент, статусные противоречия затрудняют такое движение информа­ции. И даже взаимная заинтересованность различных субъектов в ин­формации порой не может помочь упростить этот обмен, например, создать узаконенную возможность представителям одного министерства использовать банк данных другого подразделения государства, как не может она, скажем, легализовать справочную электронную информацию, используемую официальными органами, – ведь ком­пьютер не несет ответственности за принимаемые на основе его ин­формации решения и т.д.

На рассматриваемом этапе информационные технологии преодо­левают различные барьеры – географические, ведомственные, иерар­хические, языковые, статусные и др. Тем самым при их применении необходимо учитывать специфику не только социальных сфер госу­дарственного урегулирования и характер решаемой проблемы (гло­бальный, общесоциальный, ведомственный и т.п.), но и простран­ственные аспекты отношений начальников-подчиненных, взаимодей­ствие формальных и неформальных отношений служащих, а также многие другие моменты, препятствующие адекватной трансляции сообщений. Кроме того, крайне важна в данном случае скорость переда­чи и формализации сообщений. Речь идет прежде всего о своевремен­ном или запоздалом получении сообщений ответственными руково­дителями. Вместе с тем чрезмерно быстрая формализация сведений может иногда выключать таких лиц из процесса принятия решений.

Завершающим и одновременно центральным этапом информа­ционно-управленческого цикла является этаппридания информации формы государственного решения. Применяемые на данном этапе ин­формационные технологии должны обеспечить официальной инфор­мации свойства директивности, правомочности или, говоря иначе, создать новую информацию, венчающую процесс обращения первичных сведений.

Перед окончательным принятием решения, когда резко возрастает значение каждого слова, попавшего в итоговые документы государственных органов, на первый план выступают технологии процедурного свойства. Именно они помогают отсеивать и формализовать итоговую ин­формацию на основе сведения воедино экспертных оценок, мнений министров, особых совещаний, комитетов, позиций лидеров и высших администраторов, а также других лиц и структур, участвовавших в под­готовке официальных документов. Эти процедуры, предусматривающие многократные согласования интересов, визирования и т.д., определяют роль и меру ответственности различных структур и органов, одним из которых предстоит озвучивать сформулированные цели от лица госу­дарства, другим – исполнять и соисполнять принятые решения.

Именно на этой стадии, по мысли Р. Дентона и Дж. Вудворта, технологии ярко проявляют наиболее существенные, но нередко скры­ваемые фазами управления свойства и цели информации, а именно – влияние на аудиторию. Технологии информационного менеджмента призваны корректировать, но не определять содержание выдвигаемых государством целей.