Та готельному господарстві

Система контролю виконання проекту — це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат).
Це також процес, в якому керівник проекту встановлює ‑ чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту. Основними задачами контролю є перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими і виявлення відхилень.

Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за просуванням проекту. Елементи проекту що є об'єктами контролю — це час, вартість, якість, зміни виникаючі в ході реалізації проекту; підготовка, отримання, розподіл і схвалення документів проекту, стан справ з фінансуванням, експлуатаційні характеристики проекту, відповідність положенням контракту тощо.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він являється засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають: визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими; порівняння показників очікуваного й фактичного виконання планів; аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників; перевірка припущень; перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу, проведення необхідних робіт для виправлення ситуації.

Як бачимо, контролюючи проект, ми звертаємо увагу в першу чергу на відхилення, а саме на їх розміри, чи достатньо вони малі, щоб із ними можна було миритись, чи наскільки великі, що потрібно змінювати хід реалізації проекту загалом. Отже, контролем можна назвати процес перевірки виконання плану і вжиття заходів з метою усунення негативних відхилень.
Обов'язковими вимогами до системи контролю є: точність; своєчасність;
повнота інформації; забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту.

Як вже зазначалось в темі 4, існують три основні види контролю:

Ø попередній,

Ø поточний,

Ø заключний.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, як правило він торкається ресурсного забезпечення робіт.

Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета — оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в проекті вартісними, часовими, ресурсними характеристиками. У залежності від необхідної точності розрізнюють такі технології поточного контролю:

контроль на момент закінчення робіт;

контроль в момент 50 % готовності робіт;

контроль в заздалегідь встановлених певних точках проекту;

регулярний оперативний контроль;

експертна оцінка ступеню виконання робіт і готовності проекту.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основним призначенням його є узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки й реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.
Основними принципами управління в процесі контролю є: наявність плану контролю; визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень, що контролюються ; постійне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами; оцінка розходження планових показників з їх поточними значеннями; раннє виявлення проблем, що виникають.
вживання заходів для розв'язання проблем, що виникають.

Необхідно зазначити також, що запорукою успішного контролю є ефективне планування. Плани, що часто змінюються важко контролювати. Не менш важливим є критерій ефективного звітування, а саме складання звітів за структурою і змістом планів, їх зрозумілість. Крім того, контроль можна розглядати із іншої позиції – впливу на мотивацію працівників. Адже відомо, що без ефективної системи контролю виконання, робота зайнятих у ньому людей уповільнюється, стає неефективною. А чітке визначення цілей, контроль їх реалізації дає можливість досягнення запланованих результатів, крім того, і досягнення особистих цілей у межах загального плану проекту.

6.2. Методи контролю. Контроль виконання календарних планів