Поиск и использование документов

Учетные документы. К функциям и задачам деятельности архивных учреждений относятся учет документов, а также создание научно-справочного аппарата.

Учет, закрепляя организацию и хранение документов, является средством обеспечения их сохранности и в то же время облегчает поиск архивных материалов. Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. В каждом архиве имеется целый ряд единообразных учетных документов архивов. К обязательным учетным документам относятся: книга поступлений документов, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий документов, паспорт архива, дело фонда. К вспомогательным формам учета в госархивах относятся: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов, и другие.

Книга поступлений документов - это учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь указывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого документа поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих материалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записываются в хронологическом порядке.

Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название (если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа.

Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях. Лист фонда состоит из трех разделов: 1 - общая характеристика документов - название фонда и крайние даты каждого названия, дата первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; 2 - учет неописанных документов - количественные показатели, документальное основание поступления и выбытия документов, наличное количество дел на каждую дату записи; 3 - учет описанных документов - характеристика описей (номера описей, их названия, даты и объем - в единицах хранения), выбытие описанных документов, а также наличное количество единиц хранения по каждой описи и по фонду в целом - по состоянию на каждую дату записи. Листы фондов архива прошнуровывают (сшивают) в порядке номеров фондов в один или несколько опечатанных печатью архива томов. Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции. Но листы фондов систематизированы по номерам фондов, а не по названиям. Для поиска фондов по их названиям создан подсобный справочный аппарат - карточный указатель к листам фондов. В него включаются сведения о названии фонда (если название фондообразователя менялось, то указывают все названия), его номере, объеме, крайних годах документов. Фонды или группы фондов в указатели располагаются чаще всего по алфавиту.

Опись дел фонда - это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива (об описи, как архивном справочнике, будет сказано ниже). В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокращенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили.

В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей.

Важным средством учета архивных документов является итоговая запись, которая содержится в конце каждой описи и содержит сведения о количестве единиц хранения, внесенных в данную опись.

Другим важным средством учета состава единицы хранения является нумерация листов единицы хранения, которая производится черным “простым” карандашом в правом верхнем углу листа. Оборотные стороны листов не нумеруются, при ссылке на текст на оборотной стороне листа к номеру листа добавляется: “об.”. При перенумерации листов дела номера листов не стираются, а аккуратно зачеркиваются косой чертой, рядом ставится новый номер.

В конце каждой единицы хранения на отдельном листке делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указано количество пронумерованных листов.

Дело фонда - это дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. В дело фонда обычно помещают историческую справку о фондообразователе, схему систематизации единиц хранения фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, акты о неисправимом повреждении документов, обзоры фонда, и так далее.

Паспорт архива - это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй - для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных.

Архивные управления составляют фондовые каталоги из карточек фондов, которые им предоставляются государственными архивами сразу же после поступления документов по каждому фонду.

Карточка фонда - это сокращенный вариант листа фонда. В ней указывается номер и название фонда (со всеми переименованиями и датами переименований фонда), название архива, где хранится фонд, а также вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в этот архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные единицы хранения) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Карточка заверяется подписью составившего ее сотрудника. Карточка в фондовом каталоге располагается по алфавиту названий архивов, а внутри - по номерам фондов.

Научно-справочный аппарат архивов. Архивные справочники. Но учетные документы, имея своей главной задачей учет, содержат информацию о документах лишь такого объема, который необходим для учета. Учетные документы являются базой для создания информационных документов и справочников, базой и частью научно-справочного аппарата архивов.

Научно-справочный аппарат архива включает самые разнообразные механизированные и автоматизированные поисковые системы, базы данных, а также архивные справочники.

Основными типами архивных справочников являются: 1 -путеводители; 2 - архивные описи; 3 - архивные каталоги; 4 - обзоры.

Исследование историка, как правило включает в себя, условно говоря, ряд этапов: - изучение научной литературы и опубликованных документов по избранной теме (в том числе выявление того, какие архивные документы и из каких архивов использовались авторами научных работ); - определение архива или архивов, где предположительно находятся необходимые для разработки темы источники; - изучение научно-справочного аппарата архива; - выявление необходимых документов и работа с ними, подготовка рабочих материалов; - написание текста исследования.

1. Путеводители. Условно на втором из названных этапов работы исследователя он обращается к архивам. При выборе архива, в котором могут находиться необходимые документы, следует обращаться к справочникам-путеводителям по государственным архивам страны, региона. Например, “Центральные государственные архивы СССР: Краткий справочник” (Москва, 1982), или “Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель” (Москва, 1980), или “Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение и библиографический указатель” (Москва, 1997). Эти справочники дают краткую характеристику составу документов каждого их рассматриваемых архивов. Если исследователь ищет архивные документы по конкретному историческому лицу, семье, роду, то для выяснения места хранения этих документов и их состава он может воспользоваться такими указателями, как “Личные фонды в государственных хранилищах СССР” (Москва, 1963, Тома 1 и 2), “Личные архивные фонды в хранилищах СССР: Указатель” (Москва, 1980, Том 3), содержащими сведения о более чем 10 тысячах личных, семейных, родовых фондах в государственных архивах бывшего СССР.

Когда архив выбран, исследователь обращается к изучению научно-справочного аппарата архива. Прежде всего он обращается к путеводителю по фондам архива - архивному справочнику, содержащему систематизированный перечень архивных фондов (и коллекций) архива с их характеристиками. В качестве примера путеводителей по отдельным архивам можно привести путеводители по двум центральным государственным архивам Татарстана - НАРТ и ЦГАИПД РТ: “Национальный архив Республики Татарстан. Путеводитель” (Казань, 1999, 2-е переработанное и дополненное издание) и впервые изданный путеводитель “Центральный государственный архив историко-политической документации Республики Татарстан. Путеводитель” (Москва, 1999).

Путеводители обычно составляются единообразно. Они включают:

· краткий очерк по истории архива либо предисловие (не всегда);

· характеристики фондов, расположенные по схеме;

· список фондов архива, на которые не составлены характеристики;

· характеристика отдела научно-справочной литературы (библиотеки) архива;

· указатели географические, предметные и другие (не всегда).

Наиболее распространенные схемы построения путеводителей - хронологический, ведомственный или отраслевой, по степени значимости фондов. Сущность построения путеводителя по хронологической схеме состоит в группировке характеристик фондов в разделы и подразделы по хронологическому признаку (фонды учреждений XIX века, фонды учреждений XX века, и др.). При использовании ведомственной или отраслевой схемы построения путеводителя характеристики фондов группируются в разделы и подразделы по отраслям государственной деятельности, экономической, культурной, научной, в которой функционировали фондообразователи. Иногда характеристики фондов группируются по масштабу деятельности фондообразователей и по значимости фондов. Характеристики могут также быть расположены в алфавитном порядке названий фондов. Чаще всего используются комбинированные схемы, сочетающие признаки нескольких схем построения.

Характеристики фондов личного происхождения группируются по алфавитному порядку фамилий фондообразователей, а характеристики архивных коллекций - в порядке их значимости либо в хронологическом порядке.

Характеристики фондов в путеводители даются на отдельные фонды - индивидуальные характеристики (например: фонд Казанского губернского комиссара Временного правительства), или на группы однородных фондов - групповые характеристики (например: фонды Машинно-тракторных станций).

В индивидуальную характеристику фонда включается:

· название фонда - полное и аббревиатура, например: “Татарское отделение Телеграфного агентства СССР (ТатТАСС)”;

· справочные данные о фонде (номер фонда, его объем, крайние даты документов фонда, сведения о наличие научно-справочного аппарата к фонду), например: “Ф. Р-2821, ед. хр. 246, 1934-1941 гг., оп. 1”;

· историческая справка о фондообразователе и фонде, которая помогает исследователю ориентироваться в документах фонда (указывается, когда и где возникло учреждение-фондообразователь, когда реорганизовывалось, ликвидировалось, переименовывалось, кому подчинялось, какие задачи выполняло, какое учреждение стало его преемником, и так далее),

· аннотация документов фонда, это наиболее важная часть характеристики фонда, она должна в максимально сжатой форме, но как можно полнее раскрыть состав и содержание фонда;

· краткая библиографическая справка, в состав которой включают основную литературу о фондообразователе, фонде, и издания, содержащие публикации документов фонда.

В список фондов, на которые не составлены характеристики, обычно включены фонды, имеющие только справочное значение, или фонды, содержание документов которых достаточно ясно из их названия. В списке фондов, на которые не составлены характеристики, кроме названия фонда приводится только его номер, количество единиц хранения в фонде, крайние даты документов фонда.

В характеристике отдела научно-справочной литературы (библиотеки) архива содержатся сведения о количестве книг, названий журналов, газет, других материалов отдела и краткий обзор состава книжного, журнального, газетного и других собраний отдела.

2. Архивные описи. Опись - это учетный документ и одновременно архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании единиц хранения архивного фонда (коллекции). Каждая единица хранения имеет свой номер и заголовок, под которыми вносится в опись.

Опись - старейшая форма архивных справочников, правда, существовали они в прошлые века под другими названиями. В старых описях много недостатков, затрудняющих работу с ними, ведь они использовались не столько в научных, сколько в практических, узковедомственных целях. Например, обозначение заголовков часто было очень кратким, “глухим” - не раскрывающим содержание документов: “разная переписка”, “по разным вопросам”. В самые старые из известных описей вносились не только дела и документы, но и книги, так как функции архива и библиотеки еще не были четко разграничены. Старым описям недоставало единообразия, они включали очень разные сведения о комплексах документов. Старые описи отличает и то, что многие комплексы документов, включенные в их состав, не сохранились.

Описи в государственных архивах составляются в двух экземплярах - один неприкосновенный, второй предназначен для использования сотрудниками архива и исследователями (редко составляются три экземпляра: один неприкосновенный, второй для сотрудников, третий для исследователей).

Состав описи включает следующие элементы:

1. заглавный титульный лист, на нем указывается: - название архива, - название фонда, - номер фонда, - номер данной описи (их может быть несколько на один фонд), - название описи (если оно есть), - крайние даты материалов, внесенных в опись, - количество листов в описи;

2. список сокращенных слов;

3. оглавление;

4. предисловие (с историей фондообразователя);

5. собственно опись, то есть перечень единиц хранения;

6. итоговая запись завершает оформление собственно описи и дает сведения о количестве дел в описи и номерах дел, внесенных в опись, о наличии дел с литерной нумерацией и о пропущенных номерах дел. Она содержит также дату, должность и фамилию составителя описи. ;

7. вспомогательные указатели - это перечни предметов (ключевых слов), которые встречаются в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Они составляются, чтобы легче и быстрее ориентироваться в содержании сведений о лицах, географических пунктах, предметах. Указатели чаще всего бывают именные (с фамилиями, псевдонимами и так далее), географическими, предметными;

8. переводная таблица шифров: если состав материалов фонда претерпевал изменения и перешифровывался, то старая нумерация единиц хранения заменялась новой, опись пересоставлялась. В этом случае к описям составляются специальные переводные таблицы, устанавливающие соотношение старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда - это бывает необходимо, например, для того, чтобы по старой ссылке найти документ или единицу хранения. Цифры в левой колонке таблицы означают шифр единицы хранения по старой нумерации, в правой колонке - по новой.

Элементы 2, 3, 4, 7, 8 в описи присутствуют не всегда.

Самый главный элемент описи - это собственно опись, то есть перечень единиц хранения описываемого фонда. В России принята листовая форма описи с графлением. Собственно опись содержит обычно шесть или семь граф, составляющих описательны статьи описи:

1-я графа указывает порядковый номер единицы хранения по описи (этот номер указывают в архивном шифре и в архивной ссылке на документ);

2-я графа указывает индекс единицы хранения по номенклатуре - это делопроизводственный или инвентарный номер, под которым дело находилось в ведомственном или другом архиве, этот номер в архивном шифре не указывается и не используется в ссылках;

3-я графа содержит заголовок единицы хранения и сопровождающие его иногда сведения о внешних особенностях документов, их подлинности или копийности, способе их воспроизведения, иногда здесь же дается аннотация наиболее ценных документов в единице хранения. Это основная графа: именно по заголовку исследователь отбирает единицы хранения для просмотра и изучения;

4-я (или 4-я и 5-я) графа содержит сведения о дате начала и окончания дела (иногда сведения о дате начала и дате окончания дела даются отдельно, тогда граф две);

5-я (или 6-я) графа дает сведения о количестве листов в единице хранения;

6-я (или 7-я) графа отводится для примечаний. Здесь могут быть сделаны отметки об особенностях физического состояния единицы хранения, о передаче ее в другой фонд, сведения о микрофильмировании единицы хранения, отметки об уничтожении дела, о сдаче в макулатуру, о выдаче этой единицы хранения только по специальному разрешению, и другие. На эту графу следует обращать особое внимание при заказе единицы хранения.

3. Архивные каталоги. Каталог - это архивный справочник, представляющий собой систематизированное описание содержания документов. Это архивный справочник по содержанию документов.

Каталоги в архивах России возникли еще в первой половине XIX века, но архивисты часто не различали описи и каталоги. Между тем между описью и каталогом есть существенные различия и помимо того, что опись описывает единицы хранения фонда, а каталог - содержание документов не обязательно одного фонда: каталоги не выполняют функции учета, составляются вне зависимости от фондовой принадлежности документов, не закрепляют системы их хранения.

Каждая карточка в каталоге составляется на один документ. То, как они располагаются в каталоге, зависит от классификационной схемы каталога - совокупности всех делений каталога. Основное деление каталога - рубрика (название конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата, о которых есть сведения в документе). Рубрика может делиться на подрубрики, детализирующие то общее, о чем сообщает подрубрика. Классификационные схемы каталогов различны. Каталоги могут строиться по принципу либо логической, либо алфавитной структуры.

По принципу логической структуры строятся систематический, предметно-тематический, хронологический каталоги.

В систематическом каталоге сведения о документах сгруппированы по отраслям знаний или практической деятельности человека. Их схемы - самые сложные, но и самые удобные. Наиболее распространенными являются две системы классификации каталогов: Универсальная десятичная классификация (УДК) и Классификация при помощи двоеточий Ш.Р.Ранганатана. УДК используется в нашей стране. В ней все отрасли человеческого знания и деятельности обозначены цифрами от 0 до 9, например: 9. Краеведение. География. Биографии. История. В системе Ранганатана отрасли знания и деятельности человека распределены в 37 разделов - от буквы A до буквы Z, например, История обозначена буквой V. (Для связи понятий и для более подробной их классификации в УДК используются специальные знаки - скобки, точки, плюсы, знаки равенства, и другие, в системе Ранганатана - двоеточия). Ориентируясь на эти разделы, создают рубрики и подрубрики систематического каталога.

В схеме предметно-тематического каталога ведущий признак - принадлежность сведений, содержащихся в документах, к данной теме, данному разделу. Рубриками будут подтемы, то есть совокупность понятий, которые раскрывают тему каталога. Тема может быть разделена на подтемы по признакам: отраслевому (по отраслям деятельности), по предметно-вопросному (на конкретные вопросы), хронологическому (по исторической последовательности событий), географическому.

Наконец, хронологический каталог. Его разделами будут эпохи, века, десятилетия, рубриками - годы, подрубриками - конкретные даты событий.

По принципу алфавитной структуры строятся предметные каталоги. Их классификационные схемы - это перечни предметных понятий, расположенных в алфавитной последовательности. Рубриками здесь выступают предметы - общие и частные понятия, события, географические объекты, фамилии лиц и другие.

Как уже говорилось, каталожная карточка составляется на один документ. Какие же сведения о документе она содержит? Деления каталожной карточки можно сгруппировать по нескольким областям.

Область классификационных сведений определяет расположение карточки в каталоге. Она включает: индекс классификационного деления (согласно классификационной схеме каталога), наименование рубрики и подрубрики, дату и место события.

Область информационных сведений дает главную информацию о документе: содержание документа, разновидность документа, его автор, адресат, подлинность или копийность документа.

Область поисковых сведений показывает местонахождение документа, эта область содержит указание на: - название архива, в котором хранится документ, - название фонда, в котором документ хранится, - наименование структурной части, в которой он был создан, а также - архивный шифр документа (включает номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, номер листа или листов, на которых находится документ).

Область внешних сведений содержит указания на язык документа и способ его воспроизведения.

Наконец, контрольные сведения включают фамилию сотрудника, составившего карточку, и дату составления карточки.

4. Архивные обзоры. Обзоры - это архивные справочники, представляющие собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с их источниковедческим анализом. Комплексами документов, о которых дают сведения обзоры, могут быть фонд (объединенный фонд, коллекции) или несколько фондов даже разных архивов.

Существует два вида обзоров: обзор фонда, тематический обзор.

Обзор фонда - это архивный справочник, который дает всестороннюю информацию о составе и содержании и анализ документов только одного фонда, но по всем темам и вопросам, которые нашли в них отражение.

Тематический обзор - архивный справочник, дающий информацию о составе и содержании и анализ документов по одной определенной теме, которые могут храниться в нескольких фондах даже различных архивов.

III. АТРИБУЦИЯ И НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ