Внутренние инструкции (далее ВИ, СОП)

4.4.1.1. Определение назначения документа:

ВИ содержат описания правил проведения различных видов исследований, испытаний, измерений, отбора проб и иных видов работ.

4.4.1.2. Разработка и оформление документов:

ВИ, СОП разрабатываются ответственными специалистами совместно с руководителями структурных подразделений. ВИ разрабатываются при внедрении новых, ранее не использующихся в деятельности НД на проведение исследований, испытаний, измерений, отбора проб, в сроки, указанные в плане внедрения.

ВИ, СОП в зависимости от специфики описаваемой в них деятельности могут включать в себя следующие разделы:

- область применения;

- общие положения;

- нормативные ссылки;

- сущность метода;

- требования к персоналу;

- требования к помещениям;

- сущность оценки безопасности объекта;

- перечень оборудования;

- описание правил проведения исследований, испытаний, измерений, отбора проб и иных видов работ;

- форма выдачи результата и т. д.

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.4.1.3. Идентификационный номер документа:

ВИ
Внутренняя инструкция,	Уровень документа	Номер подразделения	Номер инструкции	Номер издания	Год издания

СОП (санитарно-гигиеническая лаборатория)
стандартизованная операционная процедура	Уровень документа	Номер подразделения	Номер отделения	Номер инструкции	Номер издания	Год издания

Номера отделений санитарно-гигиенической лаборатории:

1-коммунальное

2-пищевое

3-ядохимикатное

4-физико-химическое

5-промышленное

4.4.1.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ВИ, СОП проходят проверку у менеджера по качеству и заместителя руководителя ИЛЦ. ВИ утверждаются руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»,СОП утверждается руководителем подразделения. Процедуру согласования ВИ не проходят. Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ВИ, СОП вступают в силу с момента утверждения.

После введения в действие ВИ, СОП заведующие структурными подразделениями регистрируют ВИ, СОП в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014) и передают реестры менеджеру по качеству.

4.4.1.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов (при необходимости):

При необходимости руководитель структурного подразделения делает учтенные копии ВИ, указывает на титульном листе номер экземпляра и выдает под роспись специалистам структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 02.01.01.2014).

4.4.1.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ВИ, СОП на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся в структурных подразделениях (в специально отведенных местах в структорном подразделении или у специалистов на местах проведения работ).

Электронные версии ВИ, СОП хранятся у заведующих структурными подразделениями в ПК и на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры заведующих структурными подразделениями защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Электронные версии действующих в структурных подразделениях ВИ и их реестров заведующие структурными подразделениями передают для хранения менеджеру по качеству после проведения актуализации. Менеджер по качеству хранит электронные версии на внешних носителях (флеш-карте). Персональный компьютер менеджера по качеству защищен паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

4.4.1.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ВИ проводится по мере необходимости внесения изменений, по результатам внутренних и внешних аудитов, при изменении нормативной документации, оборудования и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ВИ возложена на заведующих структурными подразделениям.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ВИ (реестрах структурных подразделений и сводных реестрах ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

В ВИ не допускается внесение изменений от руки ,т. е. при необходимости внесения изменений ВИ переиздаются.

Обновление ВИ осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ВИ проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ВИ.

4.4.1.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ВИ заведующий структурным подразделением вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Если специалистам были выданы учтенные копии ВИ руководитель структурного подразделения изымает их у специалистов. Записи об изъятии руководитель структурного подразделения вносит в Ф 18 РК 01.01.11.2015.

Об отмене ВИ и введении в действие новых изданий заведующие структурными подразделениями информируют специалистов.

4.4.1.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ВИ подлежат хранению в течение года после его отмены у заведующего структурным подразделением, далее передаются в архив ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и подлежат хранению в архиве в течение 5 лет.

По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных ВИ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ВИ архивируются заведующими структурными подразделениями и менеджером по качеству на жесткие носители (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.