Документированные процедуры (ДП)

4.3.1.1. Определение назначения документа:

ДП описывают правила установленные в ISO/IEC 17025:2005 (ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009) «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» и приказе Минэкономразвития от 30.05.2014 г. № 326 «Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя и аккредитованного лица критериям аккредитации».

4.3.1.2. Разработка и оформление документов:

ДП разрабатываются менеджером по качеству совместно с руководителями структурных подразделений. ДП разрабатываются для детализации отдельных процессов, критериев СМК. Образец оформления титульного листа ДП приведен в Ф 05 ДП 02.01.01.2014.

ДП включают в себя следующие разделы:

- область применения;

- термины, определения и сокращения;

- общие положения;

- описание правил;

- приложения (формуляры).

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.3.1.3. Идентификационный номер документа:

ДП
Документированная процедура	Уровень документа	Номер документированной процедуры	Номер издания	Год издания

4.3.1.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ДП проходят проверку у заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». ДП согласовываются с руководителями структурными подразделениями (Ф 19 РК 01.01.01.2014). ДП утверждаются руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ДП вступают в силу с момента утверждения.

После введения в действие ДП менеджер по качеству регистрирует ДП и формуляры к ним в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014).

4.3.1.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов (при необходимости):

При необходимости менеджер по качеству делает учтенные копии ДП, указывает на титульном листе номер экземпляра и выдает под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями (Ф 18 РК 01.01.01.2014).

4.3.1.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ДП на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся у менеджера по качеству.

Электронные версии ДП хранятся у менеджера по качеству в ПК и на внешнем носителе (флеш-карте). Персональный компьютер менеджера по качеству защищен паролем. Внешний носитель хранится в шкафу.

Менеджер по качеству размещает во внутренней локальной сети защищенные от внесения изменений (формат pdf с пометкой «Действителен в электронном виде») электронные версии оригиналов ДП. Электронные версии оригиналов документов доступны всем сотрудникам для использования в электронном виде и находятся в локальной сети ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» по адресу: сетевое окружение/Kulvec/ящик/документы системы качества ИЛЦ.

4.3.1.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ДП проводится по мере необходимости внесения изменений на основании результатов внутренних и внешних аудитов, анализа со стороны руководства, предложений руководителей структурными подразделениями и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ДП возложена на менеджера по качеству и руководителей структыми подразделениями.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ДП и формуляров ДП.

В ДП не допускается внесение изменений от руки ,т. е. при необходимости внесения изменений ДП переиздаются.

Обновление ДП осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ДП проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ДП.

4.3.1.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ДП менеджер по качеству вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Если специалистам были выданы учтенные копии ДП менеджер по качеству изымает их у специалистов. Записи об изъятии менеджер по качеству вносит в РК 02.01.01.2014.

Об отмене ДП и введении в действие новых изданий менеджер по качеству информирует заведующих структурными подразделениями во время еженедельного планерного совещания. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.3.1.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ДП подлежат хранению в течение 5 лет после его отмены у менеджера по качеству.

Бумажные копии отмененных ДП подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ДП архивируются менеджером по качеству на жесткий носитель (сервер, USB или др.) после его утверждения и ввода в действие.

Документы третьего уровня