Управление внутренней документацией

Область применения

1.1. Настоящая документированная процедура относится к документации Системы менеджмента качества испытательного лабораторного центра Федерального бюджетного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Карачаево-Черкесской Республике» (далее ИЛЦ).Настоящая документированная процедура разработана в соответствии с ISO/IEC 17025:2005, ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009, законодательными требованиями РФ, нормативными требованиями, а также в соответствии с требованиями органов и организаций, осуществляющих официальное признание.

1.2. Данная документированная процедура направлена на выполнение требований (правил) раздела 4.3. «Управление документацией» ИСО/МЭК 17025-2009, п.23.7 Приказа Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 мая 2014 года № 326 и разработана в развитии раздела 4.3. «Управление документацией» Руководства по качеству ИЛЦ.

1.3. Настоящая документированная процедура устанавливает требования к:

- управлению внешней и внутренней документацией;

- правилам обеспечения актуальности используемых документов;

- ознакомлению специалистов с документацией;

- управлению по разработке, оформлению, согласованию, введению в действие, регистрации, изменению (пересмотру), отмене внутренних документов системы менеджмента качества;

- порядку ведения, учета, отмены реестров внутренних документов;

- порядку учета и хранения документации в фонде внешних нормативных документов;

- порядку распространения и хранения копий и рабочих экземпляров внешних документов на рабочих местах специалистов;

- порядку изъятия устаревшей внутреннией и внешней документации с рабочих мест специалистов;

- порядку формирования и ведения архива ИЛЦ;

- порядку работы с компьютерным оборудованием и электронными документами.

1.4. Требования настоящей документированной процедуры обязательны для применения персоналом испытательного лабораторного центра Федерального бюджетного учреждения здравоохранения «Центр гигины и эпидемиологии в Карачаево-Черкесской Республике».

1.5. Данная документированная процедура согласована с руководителями структурных подразделений, инженером по охране труда и технике безопасности, данные о согласовании отражены в Ф 19 РК 01.01.11.2015.

1.6. Ответственность за соблюдение и выполнение правил, изложенных в данной процедуре, возлагается на менеджера по качеству и заведующих структурными подразделениями.

1.7. Контроль за выполнением данной процедуры осуществляет менеджер по качеству и заместитель руководителя испытательного лабораторного центра Федерального бюджетного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Карачаево-Черкесской Республике».

2. Термины, определения и сокращения

2.1. В настоящем стандарте используются термины и определения согласно:

ISO/IEC 17025:2005, ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие требования к компетентности калибровочных и испытательных лабораторий».

2.2. Определения и сокращения:

2.2.1. ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в КЧР» – ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»;

2.2.2. Испытательный лабораторный центр – ИЛЦ;

2.2.3. Система менеджмента качества – СМК – система для разработки политики, целей и достижения этих целей для руководства и управления организацией применительно к качеству;

2.2.4. Документация – совокупность внутренней и внешней документации ИЛЦ;

2.2.5. Внутренняя документация – документы, разработанные ИЛЦ, которые позволяют определить права и обязанности, порядок взаимодействия структурных подразделений при осуществлении деятельности по обеспечению качества продукции и услуг;

2.2.6. Внешняя документация – законодательные и обязательные требования, национальные и межгосударственные стандарты, документы в области стандартизации, правила и методы исследований, испытаний и измерений, в том числе правила отбора образцов, методики поверки, руководства по эксплуатации, правила, рекомендации, методики выполнения измерений и т.п.

2.2.7. Положение об ИЛЦ – П ИЛЦ – документ, устанавливающий область аккредитации, организационную структуру, функции, права, обязанности, ответственность ИЛЦ, состав, взаимодействие с органом по аккредитации и другими ведомствами, организациями.

2.2.8. Политика в области качества – ПОК– документ, устанавливающий общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством;

2.2.9. Руководство по качеству – РК – документ, определяющий систему менеджмента качества организации;

2.2.10. Документированная процедура – ДП – документ, установливающий правила осуществления деятельности или процесса;

2.2.11. Внутренняя инструкция – ВИ – документ, содержащий описание правил проведения различных видов исследований, испытаний, измерений, отбора проб и иных видов работ;

2.2.12. Рабочая инструкция – РИ – документ, содержащий описание правил работы с оборудованием;

2.2.13. Должностная инструкция – ДИ – документ, устанавливающий профессиональные требования к специалисту, определяющий его функции, права, обязанности и ответственность;

2.2.14. Функциональные обязанности – ФО – документ, определяющий совокупность конкретных действий, выполняемых специалистом для решения задач, поставленных перед структурными подразделением;

2.2.15. Инструкция по технике безопасности – ИТБ – документ, устанавливающий требования безопасности при осуществлении профессиональной деятельности;

2.2.16. Формуляр – бланк, модель построения документа, устанавливающая требования к конструкционной сетке;

2.2.17. Записи – формуляр, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности;

2.2.18. Реестр – перечень, внутренних документов или их формуляров;

2.2.19. Нормативная документация – НД;

2.2.20. Отделение стандартизации и метрологии – СиМ;

2.2.21. Информационный указатель стандартов – ИУС;

2.2.22. Информационный указатель нормативных и методических документов Минздрава России – ИУН;

2.2.23. Контрольный экземпляр – официальный документ 1-й экземпляр (издание Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Минздрава России, Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии или иного вида ведомств), прошедший регистрацию при поступлении в ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»;

2.2.24. Рабочий экземпляр – официальный документ 2-й, 3-й и т. д. экземпляры, имеющие учетный номер (издание Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Минздрава России, Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии или иного вида ведомств), прошедший регистрацию при поступлении в ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»;

2.2.25. Копия соответствует оригиналу – копия официального документа 1-го экземпляра, имеющая учетный номер, выполненная на бумажном носителе;

2.2.26. Персональный компьютер – ПК.

Общие положения

3.1. ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» располагает необходимым объемом документации.

Документация делится на внешнюю и внутреннюю.

3.2. Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой документированной информации, ее быстрый поиск и доведение до специалистов с наименьшими затратами.

Документы первого уровня

Положение об ИЛЦ (П ИЛЦ)

4.2.1.1. Определение назначения документа:

Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» определяет область аккредитации, организационную структуру, функции, права, обязанности, ответственность ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР», состав, структуру, взаимодействие с органом по аккредитации и другими ведомствами, организациями.

4.2.1.2. Разработка и оформление документов:

Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» разработано заместителем руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Образец оформления титульного листа Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» приведен в Ф 03 ДП 02.01.01.2014.

Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» включает в себя следующие разделы:

- общие положения;

- юридический статус;

- область аккредитации;

- организационная структура испытательного лабораторного центра;

- функции, права, обязанности и ответственность испытательного лабораторного центра;

- взаимодействие с Росаккредитацией и другими органами по аккредитации;

- взаимодействие с другими ведомствами и организациями;

- приложения (формуляры).

Каждый лист документа в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код документа, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания, дату введения.

Примером оформления колонтитула для внутренних документов системы менеджмента качества служит колонтитул Руководства по качеству.

4.2.1.3. Идентификационный номер документа:

П ИЛЦ
Положение об ИЛЦ Федерального бюджетного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Карачаево-Черкесской Республике»	Уровень документа	Номер издания	Год издания

4.2.1.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» не проходит процедуры проверки и согласования. Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» утверждается руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Дата введения в действие указывается на титульном листе.

Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» вступает в силу с момента утверждения.

Менеджер по качеству знакомит всех специалистов с Положением об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» под роспись Ф 17 РК 01.01.01.2014.

4.2.1.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов (при необходимости):

При необходимости менеджер по качеству делает учтенные копии Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР», указывает на титульном листе номер экземпляра и выдает под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями (Ф 18 РК 01.01.11.2015).

4.2.1.6. Использование в работе и хранение:

Оригинал Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» на бумажном носителе оформляется в 1 экземпляре, хранится у менеджера по качеству.

Электронная версия Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» хранится у менеджера по качеству в ПК и на внешнем носителе (флеш-карте). Персональный компьютер менеджера по качеству защищен паролем. Внешний носитель хранится в шкафу.

Менеджер по качеству размещает во внутренней локальной сети защищенную от внесения изменений (формат pdf с пометкой «Действителен в электронном виде») электронную версию оригинала Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Электронная версия оригинала документа доступна всем сотрудникам для использования в электронном виде и находится в локальной сети ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» по адресу: сетевое окружение/Kulvec/ящик/документы системы качества ИЛЦ.

4.2.1.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» проводится по мере необходимости внесения изменений, по результатам внутренних и внешних аудитов, анализа со стороны руководства, но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» возложена на заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Если в результате актуализации Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» не возникает необходимость внесения изменений, то заместитель руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» поручает менеджеру по качеству внести запись о проведенной актуализации (дата проведения актуализации, Ф. И.О., подпись менеджера по качеству, должность) на титульном листе Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

В Положении об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» переиздается.

Обновление Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» осуществляется путем пересмотра в целом, печатается новое издание документа с включенными изменениями. Переизданное Положение об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» проходит процедуру утверждения. На титульном листе указывается дата введения нового издания Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

4.2.1.8. Отмена:

На титульном листе отмененного оригинала Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» менеджер по качеству вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Если специалистам были выданы учтенные копии Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» менеджер по качеству изымает их у специалистов. Записи об изъятии менеджер по качеству вносит в Ф 18 РК 01.01.01.2014.

Об отмене Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и введении в действие нового издания менеджер по качеству информирует заведующих структурными подразделениями во время еженедельного планерного совещания. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.2.1.9. Архивирование и уничтожение:

Оригинал отмененного Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» подлежит хранению в течение 5 лет после его отмены у менеджера по качеству. По истечении указанного срока подлежит списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененного Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронная версия Положения об ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» архивируются менеджером по качеству на жесткий носитель (сервер, USB или др.) после его утверждения и ввода в действие.

Документы второго уровня

Документы третьего уровня

Инструкции по технике безопасности (далее ИТБ)

4.4.5.1. Определение назначения документа:

ИТБ определяют совокупность конкретных требований безопасности при осуществлении профессиональной деятельности. ИТБ разрабатываются для каждого производственного фактора, до начала проведения работ с ними.

4.4.5.2. Разработка и оформление документов:

ИТБ разрабатываются руководителями структурных подразделений совместно с инженером по охране труда и технике безопасности. Образец оформления титульного листа ИТБ приведен в Ф 11 ДП 02.01.01.2014.

ИТБ включают в себя следующие разделы:

- область применения;

- общие положения;

- меры безопасности.

4.4.5.3. Идентификационный номер документа:

ИТБ
Инструкция по технике безопасности	Уровень документа	Номер Подразделения	Номер инструкции	Номер издания	Год издания

4.4.5.4. Проверка, согласование, утверждение, регистрация и введение документа в действие:

ИТБ проходят согласование (проверку) у заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Процедуру согласования ИТБ не проходят. ИТБ утверждаются руководителем ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Дата введения в действие указывается на титульном листе.

ИТБ вступают в силу с момента утверждения.

После введения в действие ИТБ заведующие структурными подразделениями регистрируют ИТБ в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014) и передают реестры менеджеру по качеству.

4.4.5.5. Создание механизма рассылки бумажных копий внутренних документов:

Инженер по охране труда и технике безопасности делает учтенные копии ИТБ для каждого структурного подразделения, на титульном листе ставит номер копии, роспись, Ф. И. О., должность, дату создания копии и выдает под роспись каждому руководителю структурным подразделением. Инженер по охране труда и технике безопасности вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

4.4.5.6. Использование в работе и хранение:

Оригиналы ИТБ на бумажном носителе оформляются в 1 экземпляре, хранятся в инженера по охране труда и технике безопасности.

Электронные версии ИТБ хранятся у заведующих структурными подразделениями в ПК и на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры заведующих структурными подразделениями защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Электронные версии действующих в структурных подразделениях ИТБ и их реестров заведующие структурными подразделениями передают для хранения инженеру по охране труда и технике безопасности и менеджеру по качеству после проведения актуализации. Инженер по охране труда и технике безопасности и менеджер по качеству хранят электронные версии на внешних носителях (флеш-карте). Персональные компьютеры инжера по охране труда и технике безопасности и менеджера по качеству защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

4.4.5.7. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация ИТБ проводится по мере необходимости внесения изменений, при изменении производственных факторов, по результатам внутренних и внешних аудитов и т. д., но не реже 1 раза в год. Ответственность за актуализацию ИТБ возложена на заведующих структурными подразделениями.

Данные о проведенной актуализации отражаются в реестрах ИТБ (реестрах структурных подразделений и сводных реестрах ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

В ИТБ не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений ИТБ переиздаются.

Обновление ИТБ осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные ИТБ проходят процедуры согласования и утверждения. На титульных листах указывается дата введения нового издания ИТБ.

4.4.5.8. Отмена:

На титульных листах отмененных оригиналов ИТБ инженер по охране труда и технике безопасности вносит дату отмены, указывает свою должность, ставит роспись и Ф. И. О.

Учтенные копии ИТБ инженер по охране труда и технике безопасности изымает у руководителей структурными подразделениями. Записи об изъятии инженер по охране труда и технике безопасности вносит в РК 01.01.01.2014.

Об отмене ИТБ и введении в действие новых изданий инженер по охране туда и технике безопасности информирует заведующих структурными подразделениями. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.4.5.9. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных ИТБ подлежат хранению в течение года после его отмены у инженера по охране труда и технике безопасности, далее передаются в архив ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» и подлежат хранению в архиве в течение 5 лет.

По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных ИТБ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии ИТБ архивируются заведующими структурными подразделениями, инженером по охране труда и технике безопасности и менеджером по качеству на жесткие носители (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.

Реестры документов

4.5.1. Назначение реестров:

Реестры в ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» ведутся для учета формуляров РК и ДП, учета внутренней документации 3-го уровня и управления.

4.5.2. Перечень реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»:

- реестр формуляров РК;

- реестр ДП;

- реестр формуляров ДП;

- реестр ВИ;

- реестр РИ;

- реестр ДИ;

- реестр ФО;

- реестр ИТБ.

4.5.3. Оформление реестров, ответственные за ведение реестров:

После введения в действие внутренних документов ответственные специалисты регистрируют их в соответствующих реестрах (Ф 02 ДП 02.01.01.2014).

Ответсвенные за ведение реестров:

- реестр формуляров РК – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ДП – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр формуляров ДП – менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ВИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр РИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ДИ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ФО – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»);

- реестр ИТБ – руководитель структурного подразделения (реестр структурного подразделения), менеджер по качеству (сводный реестр ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»).

Каждый лист реестров в верхних колонтитулах содержит следующее: наименование учреждения, идентификационный код формуляра реестра, нумерацию листов, общее количество листов, номер издания реестра, дату введения реестра.

Примером оформления колонтитула для реестров служит колонтитул Руководства по качеству.

На последнем листе реестров указываются для реестров структурных подразделений:

- составил: должность, Ф. И. О., роспись руководителя структурного подразделения;

- согласовал: должность, Ф. И. О., роспись:

реестры ВИ, РИ – менеджер по качеству;

реестры ДИ, ФО – начальник отдела кадров, менеджер по качеству;

реестры ИТБ – инженер по охране труда и технике безопасности, менеджер по качеству.

На последнем листе сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР»:

- составил: должность, Ф. И. О., роспись менеджера по качеству;

- согласовал: должность, Ф. И. О., роспись заместителя руководителя ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

4.5.4. Создание механизма рассылки бумажных копий реестров (при необходимости):

Менеджер по качеству делает учтенные копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ДИ, ФО, ИТБ), указывает на первом листе номер экземпляра и выдает копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ДИ, ФО) начальнику отдела кадрв с функциями мобилизационного органа, копию сводного реестра ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (ИТБ) – инженеру по охране труда и технике безопасности. Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

При необходимости менеджер по качеству делает учтенные копии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (формуляров РК, ДП, формуляров ДП, ВИ, РИ), указывает на первом листе номер экземпляра и выдает под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Менеджер по качеству вносит записи в лист рассылки документов и управляет данными учтенными копиями ( РК 01.01.01.2014).

При необходимости заведующие структурными подразделениями делают учтенные копии реестров структурных подразделений (ВИ, РИ, ДИ, ФО, ИТБ), указывают на первом листе номер экземпляра и выдают под роспись специалистам ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР». Руководители структурных подразделений вносят записи в лист рассылки документов и управляют данными учтенными копиями ( РК 01.01.11.2014).

4.5.5. Использование в работе и хранение:

Оригиналы реестров на бумажном носителе оформляются:

Реестры структурных подразделений оформляются на бумажных носителях заведующими структурными подразделениями в 2-х экземплярах, один экземпляр хранится у руководителя структурного подразделения, второй экземпляр у менеджера по качеству. На основании реестров структурных подразделений менеджер по качеству составляет сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

Заведующие структурными подразделениями передают электронные версии реестров структурных подразделений и электронные версии документов:

электронные версии реестров и текстов документов ВИ, РИ – менеджеру по качеству;

электронные версии реестров и текстов документов ДИ, ФО – начальнику отдела кадров с функциями мобилизационного органа, менеджеру по качеству;

электронные версии реестров и текстов документов ИТБ – инженеру по охране труда и технике безопасности, менеджеру по качеству.

Сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» (формуляров РК, ДП, формуляров ДП, ВИ, РИ, ДИ, ФО, ИТБ) составляются и распечатываются менеджером по качеству в одном экземпляре, хранятся у менеджера по качеству.

Электронные версии хранятся в ПК и на внешнем носителе (флеш-карте). Персональные компьютеры защищены паролем. Внешние носители хранятся в шкафу.

Менеджер по качеству размещает во внутренней локальной сети защищенные от внесения изменений (формат pdf с пометкой «Действителен в электронном виде») электронные версии сводных реестров ИЛЦ. Электронные версии сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» доступны всем сотрудникам для использования в электронном виде и находятся в локальной сети ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» по адресу: сетевое окружение/Kulvec/ящик/документы системы качества ИЛЦ.

4.5.6. Актуализация и внесение изменений:

Актуализация реестров проводится при необходимости внесения изменений (последний день квартала), но не реже 1 раза в год.

Ответственность за актуализацию реестров структурных подразделений возложена на заведующих структурными подразделениями, сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» – на менеджера по качеству.

В реестрах не допускается внесение изменений от руки, т. е. при необходимости внесения изменений реестр переиздаются.

Обновление реестра осуществляется путем пересмотра в целом, печатаются новые издания документов с включенными изменениями. Переизданные реестры проходят процедуры согласования. Указывается дата введения нового издания реестра.

В течение 5 рабочих дней после поступления реестров структурных подразделений менеджер по качеству вносит изменения в сводные реестры ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР».

4.5.7. Отмена:

На первых листах отмененных оригиналов реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» ответственные за ведение реестров вносят дату отмены, указывают свою должность, ставят роспись и Ф. И. О.

Учтенные копии реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» изымаются ответственными за ведение реестров. Записи об изъятии ответственные за ведение реестров вносят в РК 01.01.01.2014.

Об отмене реестров структурных подразделений и введении в действие новых изданий руководители структурных подразделений информируют специалистов.

Об отмене сводных реестров ИЛЦ и введении в действие новых изданий менеджер по качеству информирует руководителей структурными подразделениями. Ответственность за информирование специалистов несут руководители структурных подразделений.

4.5.8. Архивирование и уничтожение:

Оригиналы отмененных реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» подлежат хранению в течение 5 лет после их отмены у держателей оригиналов. По истечении указанного срока подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Бумажные копии отмененных реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ подлежат списанию и уничтожению, согласно установленным требованиям.

Электронные версии реестров структурных подразделений и сводных реестров ИЛЦ ФБУЗ «ЦГиЭ в КЧР» архивируются ответственными специалистами (заведующими структурными подразделениями, начальником отдела кадров с функциями мобилизационного органа, инженером по охране труда и технике безопасности и менеджером по качеству) на жесткий носитель (сервер, USB или др.) после их утверждения и ввода в действие.

Приложение 14

Ф 14ДП 02.01.01.2015

Ж У Р Н А Л

РЕГИСТРАЦИИ ПОСТУПАЮЩИХ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКОГО НОРМИРОВАНИЯ

РОСПОТРЕБНАДЗОР ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Карачаево-Черкесской Республике»

Форма № 395/у-93 Утверждена приказом Госкомсанэпиднадзора России от 16 ноября 1993 г. № 120

Начат …………………………..

Окончен………………………..

№№ пп	Наименование документа	Дата и номер утверждения	Разработчик	Дата поступления в учреждение	Ответственный за внедрение в учреждении	Дата, роспись	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 16

Ф 16 ДП 02.01.01.2015

Журнал регистрации внедренных ГОСТов и прочих НМД

№ п/п	Номер документа	Наименование документа	Ответственный за внедрение в учреждении	№ и дата приказа о внедрении	Дата акта внедрения

Приложение 17

Ф 17 ДП 02.01.01.2015

Журнал выдачи ГОСТов и прочих НМД

№ п/п	Номер документа	Наименование документа	Номер копии/ рабочего экземпляра	Дата выдачи	ФИО держателя	Подпись держателя	Подпись ответственного специалиста	Дата изъятия	Подпись ответственного специалиста

Приложение 19

Ф 19 ДП 02.01.01.2015

Лист проверки

Дата	Заключение о необходимости внесения изменений	Подпись	Фамилия И.О.

Приложение 20

Ф 20 ДП 02.01.01.2015

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Номер изменения	Номер листа	Дата внесения изменения	Дата введения изменения	Всего листов в документе	Подпись лица, внесшего изменение
измененного	нового	изъятого
				16.05.2016г	17.05.2016г	(О.В. Смитюхова)

Приложение 21

Ф 21ДП 02.01.01.2015

Лист ознакомления

Должность	ФИО	Подпись	Дата
Зав. микробиологической лабораторией	В.И. Арапова		12.01.2015
Зав. лаб. ИФА и ПЦР диагностики	Л.Н. Болатаева		12.01.2015
Зав. санитарно-гигиенической лабораторией	Е.Г. Холодова		12.01.2015
Зам. зав. санитарно-гигиенической лабораторией	Т.М. Куликова		12.01.2015
Врач –паразитолог паразитологической лаборатории	Ф.К. Цекапибзева		12.01.2015
Техник-дозиметрист радиологической лаборатории	А.А. Урусов		12.01.2015
Химик-эксперт санитарно-гигиенической лаборатории	Н.В. Пущина		12.01.2015
Биолог	Е.В. Полянская		12.01.2015
Фельдшер-лаборант микробиологической лаборатории	А.Б. Чомаева		12.01.2015
Инженер по стандартизации	О.В. Смитюхова		12.01.2015
Начальник отдела кадров	Е.С. Кумратова		12.01.2015
Менеджер по качеству	И.Ю.Овчинникова		12.01.2015

ЛИСТ РАССЫЛКИ

№ п/п	Наименование подразделения	Должность	Количество экземпляров
	Микробиологическая лаборатория	Зав. микробиологической лабораторией
	Лаборатория ИФА и ПЦР диагностики	Зав. лаб. ИФА и ПЦР диагностики
	Санитарно-гигиеническая лаборатория	Зав. санитарно-гигиенической лабораторией
	Паразитологическая лаборатория	Врач –паразитолог паразитологической лаборатории
	Радиологическая лаборатория	Техник-дозиметрист радиологической лаборатории
	Санитарно-гигиеническая лаборатория филиал в г.Черкесск	Химик-эксперт
	Бак. отделение в филиале Зеленчукского района	Биолог
	Бак.группа в карачаевском отделении	Фельдшер-лаборант микробиологической лаборатории
	Инженер по стандартизации	Инженер по стандартизации
	Начальник отдела кадров	Начальник отдела кадров
	Менеджер по качеству	Менеджер по качеству