Деловой завтрак, обед, ужин
В некоторых случаях (и таковые не редкость) переговоры доведется проводить в неформальной атмосфере, например, в кафе. Что требует умения сочетать решение деловых вопросов с приемом пищи и даже возлияниями.
Выделяют — деловой завтрак, обед, ужин. Их связывают отдельные общие принципы, применимые для всех трех случаев, к примеру, установленные правила поведения за столом. Тем не менее каждая из этих форм делового общения имеет и свои отличительные особенности.
Деловой завтрак — максимально подходит для коротких встреч. Продолжительность его не превышает 45 минут. Если планируется деловая встреча мужчины и женщины, этот вариант подходит менее всего.
Деловой обед дает возможность навести мосты с компаньонами, ближе познакомиться с клиентами. В полдень человек энергичнее и непринужденнее, чем утром. Длительность делового обеда жестко не регламентируется, но обычно не превышает двух часов, при этом первые полчаса отводятся на светскую болтовню, как правило, предваряющую деловую беседу.
Деловой ужин — более официальное мероприятие и по уровню этикета скорее подходит к формату приема. Как правило, длительность составляет два и более часов.
Принимая решение устроить деловой завтрак, обед или ужин, вы должны хорошо взвесить задачи и понять, будет ли более естественная атмосфера застолья содействовать их решению. Иногда стоит отказаться от таких встреч и решить проблемы в простой беседе или по телефону. Встречи с застольями могут длиться от одного до трех часов, а деловым людям необходимо ценить как свое, так и чужое время.
Выбирая место встречи, выясните излюбленную точку общепита или любимую кухню собеседника, назначьте рандеву поближе к месту его работы. Уровень заведения должен отвечать положению, которое занимают приглашенные вами люди. Требовательно отнеситесь к соблюдению предварительных договоренностей о месте, времени и составе участников. Только при острой надобности можно вносить изменения в заранее утвержденный план.
Хороший тон велит дождаться, пока соберутся все гости, и лишь тогда садиться за стол. И помните, приглашенный вправе рассчитывать на ваше внимание. Если инициатором встречи были вы, оплатите счет. Если ситуация может быть превратно истолкована (люди бывают мнительны и решат, что вы преследуете только свои интересы), следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особенно важно, когда касается представителей
СМИ и чиновников всех уровней. В таких случаях завтрак за чужой счет могут счесть стремлением оказать влияние на прессу или взяткой представителю органов государственной власти.
Если приглашенный — вы, нелишним будет предложить расплатиться за себя (если только вы уверены, что не обидите этим своего партнера), но поблагодарить пригласившего по окончании делового завтрака, обеда или ужина нужно обязательно. Можно обойтись и благодарственной запиской (хотя я бы посоветовала вне зависимости от того, произнесены слова признательности в конце трапезы или нет, письменно отблагодарить инициатора застолья).
Но, главное, хорошо все продумайте, прежде чем приглашать потенциального партнера на деловой завтрак, обед или ужин! Не из соображений экономии, но учитывая ментальность наших сограждан. У нас принято «отмечать состоявшееся», поэтому, если вы имеете дело с соотечественником, лучше не спешить с «застольными переговорами» для обсуждения будущего сотрудничества. В кафе или ресторан резоннее пригласить иностранца, в странах развитого капитализма это принято. Только не забудьте о переводчике!
Переводчик
Профессиональный переводчик является центральной фигурой в установлении атмосферы сотрудничества, особенно тогда, когда переговоры проводятся с представителями другой культуры, чьи миропонимание и менталитет имеют существенные отличия от принятых у нас.
Общаясь через переводчика, придерживайтесь нескольких правил.
1. Произносите фразы четко и неторопливо, выражая свои мысли так, чтобы исключить вероятность вольной трактовки произнесенного.
2. Говорите кряду не более двух предложений. Запомнить и правильно перевести большее количество материала переводчик не в состоянии.
3. Никаких присказок, крылатых выражений и народных мудростей! В переводе на иностранный, они могут обрести двусмысленное значение и даже оскорбительный смысл.
4. Следите за реакцией партнеров, учитывайте ее и безотлагательно принимайте меры, если возникло чувство, что они понимают вас неверно. Договоритесь с переводчиком заранее, что он может обратиться к любой из сторон с просьбой растолковать мысль более простыми словами или повторить фразу.
5. Перед переговорами найдите время для работы с переводчиком, чтобы как можно детальнее ознакомить его с перечнем затрагиваемых вопросов и растолковать используемую вами терминологию. Письменные материалы должны быть переданы переводчику для ознакомления не менее чем за два дня до переговоров.
Запомните, нет и не может быть переводчиков, которые бы без предварительной подготовки в равной степени владели и технической, и медицинской, и всякой другой профессиональной терминологией.
Телефонные переговоры
Чем удобны телефонные переговоры? Ваш собеседник не видит, ни во что вы одеты, ни обстановки вашего офиса, ни выражения вашего лица, ни прочих аспектов (что, скажем, и хорошо и не очень). С другой стороны, благоразумный человек поостережется обсуждать что-то очень серьезное по телефону.
И все же...
Без телефона немыслима современная жизнь. Без разговоров по телефону не обойтись ни в бизнесе, ни в политике, ни в других сферах. И здесь следует уяснить и придерживаться кое-каких простых правил.
♦ Будьте кратки (лаконичны), четкость и доходчивость телефонного разговора даже более необходима, чем при личном общении.
♦ Методика эмоционального сопровождения разговора — паузы, продолжительность молчания, хотя и об интонациях забывать не нужно.
♦ Обращайте внимание на первую реакцию собеседника, спросите его о том, насколько он занят, не отвлекли ли вы его от других важных дел.
♦ Если там, куда вы звоните, вас не знают, кстати будет попросить секретаря вас представить, в ином случае назовите себя сами и в двух словах изложите повод звонка.
♦ Лучше не позиционировать себя хорошим знакомым того, кому вы звоните, если это не является истиной. Такое обернется вам во вред.
♦ Грубая ошибка — не перезвонить, когда вашего звонка ожидают, нужно перезванивать при первом удобном случае.
♦ Если вы не застали адресата звонка на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили, а через некоторое время позвоните еще раз или сообщите, когда и где вас можно найти.
♦ Когда разговор ожидается продолжительный, отнесите его на такой час, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника довольно времени на беседу.
♦ Никогда не ешьте во время разговора.
♦ Если во время вашей беседы зазвонил другой аппарат, постарайтесь завершить разговор и только тогда переключайтесь на следующий. Или можно, с позволения собеседника, прерваться буквально на секунду, чтобы спросить у другого абонента, куда и когда вы можете ему перезвонить.
Презентация
Еще один вид делового общения, с которым вам наверняка придется столкнуться вплотную, — презентация, то есть предъявление общественности чего-то нового в нужном вам контексте.
Презентации как таковые можно разделить на виды:
♦ презентация организации (фирмы);
♦ презентация товара;
♦ презентация проекта;
♦ политическая презентация.
Подготовительная часть презентации высокого уровня предполагает несколько этапов.
Подготовка презентации
Ко всем действиям в PR-кампании необходимо тщательно готовиться. И во всех случаях начинать с анализа аудитории, на которую рассчитано данное действие. Впрочем, расположим все по порядку.
1. Итак, как было сказано, сначала анализ аудитории.
2. Далее определитесь с целью и главной идеей презентации, ибо они помогают обусловить содержание, конфигурацию и стиль мероприятия.
3. На основании выводов из предыдущих двух пунктов составьте план презентации, в том числе рассчитайте время и определите его количество на пошаговые действия. Каждая презентация состоит из вступления, основной части и заключения, распишите события на эти три этапа, учитывая, что на вступление нужно тратить не более 10% времени; основная часть, если в заключительной не предусмотрен банкет, занимает 60—75%.
4. Определитесь с помещением для презентации, четко обозначьте расстановку сил, то есть территориальное размещение участников — зрителей, ведущих и помощников.
5. Подберите и разместите необходимые демонстрационные материалы так, чтобы посетителям было удобно их изучать. Данный пункт в комментариях не нуждается, однако нелишним будет совет — не устраивайте из презентации ярмарку! Если вы решили, что гости должны унести домой вещественные свидетельства своего пребывания на презентации, отведите специальное место для бесплатных образцов, буклетов, вымпелов, значков и прочего.
6. Подготовьте речь, имеется в виду написание плана, текста и наглядных материалов. О том, как правильно написать речь, мы уже говорили. Учитывайте, что и выступление, и сама презентация зачастую строго регламентированы по времени. Следовательно, нужно научиться его корректировать, освещая в выступлении самое главное, чтобы оставить время на вопросы.
7. На презентациях контакт с аудиторией, как правило, весьма массивен, а потому следует уделить подготовке к ответам на вопросы после вашего выступления особое внимание, иначе можете утратить контроль за ходом процесса. Поразмышляйте над вопросами, которые гипотетически вам могут задать, чтобы они не застигли вас врасплох и не потребовали длительного обдумывания.
Вот некоторые рекомендации относительно практики ответов на вопросы.
♦ Не игнорируйте вопрос. Если не знаете ответа, предложите гостю повременить, отыщите нужную справку по окончании презентации и обязательно доведите ее до адресата.
♦ Не позволяйте никому перехватить у вас инициативу. Если вы видите, что кто-то, задавая вопрос или комментируя, чересчур увлекается, вежливо прерывайте его. Оставайтесь лидером.
♦ Отвечайте на вопросы ясно, четко и кратко. Презентация, это не упражнения в красноречии.
♦ Подготовьте несколько вопросов заблаговременно и поручите их своим помощникам «из зала», пусть они зададут их, если в аудитории не сразу найдутся охотники. Обычно слушатели вскоре присоединяются к дискуссии.
♦ Заключительную часть презентации начинают со слов: «Мы рассказали вам практически все, что намеревались»; «Благодарим вас за интерес и внимание...». Далее следует либо приглашение на фуршет (что не слишком желательно), либо прощание (что предпочтительнее), либо обмен мнениями по теме и сопряженным с ней моментам.
Помните, в памяти людей остается «последний аккорд», поэтому финал презентации не должен быть смазан.