Оптимізація недостатньої кількості ресурсів

Для узгодження календарних термінів виконання робіт із наявними ресурсами, з метою подальшого контролю та прийняття відповідних рішень здійснюють також календарне планування витрат, тобто розподіл витрат по ранніх та пізніх термінах виконання.

Плануючи витрати, необхідно мати дані про щорічну потребу у фінансуванні, а для початку — її поквартальний і помісячний поділ. Тому процес формування бюджету проекту є розподілом кошторисної вартості в часі за календарним планом. Бюджет проекту необхідно складати так, щоб усі його компоненти (зокрема, розрахунки) можна було легко аналізувати й перевіряти. Загальний бюджет відбиває витрати коштів на проект за роками протягом усього періоду його реалізації. При цьому бюджет з поквартальним і помісячним поділом визначають із великим ступенем точності, а бюджети наступних років можуть змінюватися зі зміною цін. На загальному бюджеті базуються плани окремих виконавців.

Складовими календаря бюджету проекту є:

Ø календар витрат (включаючи дати платежів);

Ø умови платежів, принаймні для основних категорій витрат;

Ø критичні моменти реалізації проекту (наприклад, необхідність одночасних платежів у певний період) і засоби зниження пов’язаних із цим ризиків.

Календар реалізації бюджету має три рівні. На першому рівні послідовно підсумовують кошторисну вартість усіх робіт календарного плану і будують інтегральну криву освоєння коштів протягом усього періоду реалізації проекту. При цьому розглядають альтернативні варіанти планування витрат: за ранніх і пізніх термінів початку робіт і усереднений (найімовірніший) варіант розподілу витрат у часі.

На другому рівні визначають джерела надходження коштів для реалізації проекту і конкретизують терміни фінансування окремих етапів реалізації проекту.

На третьому рівні розраховують реальну вартість реалізації проекту для його замовника (власника) з урахуванням вартості у часі.

При визначені планових дат, при складанні календарного бюджету, необхідно враховувати також ресурсні обмеження.

Взагалі, існує три види залежності потреби в ресурсах від тривалості робіт:

Ø постійний ‑ протягом всього циклу виконання робіт, величина запланованих ресурсів не змінюється;

Ø ступінчастий ‑ протягом роботи завантаження ресурсу змінюється скачкоподібно;

Ø трикутниковий, тобто зростає від початку роботи до максимального значення, а потім спадає до кінця роботи.

Якщо ресурс лімітований або його неможливо збільшити, то потрібно продовжити тривалість роботи, поки цей ресурс не стане доступним. Інший випадок, якщо неможливо подовжити тривалість виконання проекту, то потреба в ресурсах задовольняється шляхом їх додаткового придбання. Якщо потреби в ресурсах відомі та встановлені дати початку та закінчення, то можливо побудувати таблицю рівнів ресурсів або ресурсну гістограму, тобто визначити функцію зміни потреб для кожного виду ресурсів. Гістограма потреби в ресурсах подібна до стовпчикових діаграм, по горизонтальній осі вказуються календарні терміни, а по вертикалі – щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресурсів, тобто фіксується кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу.

Зіставлення необхідних та наявних ресурсів дає змогу визначити нестачу або їх надлишок, і якщо потреба в деякому виді ресурсу перевищує наявну, то можливо доцільно буде змінити час в календарному плані, щоб зменшити цю потребу. Це можливо зробити за рахунок використання резервів часу робіт, що не лежать на критичному шляху, або можна збільшити тривалість проекту в цілому.

Покращити завантаження ресурсами можна шляхом згладжування ресурсів. Суть згладжування ресурсів полягає в зсуненні календарних термінів виконання робіт у межах запасу часу. Шляхами згладжування є зміна логічних зв’язків та зміщення некритичних робіт у межах запасу часу. Змінюють лише по одному ресурсу.

Задачі розподілу ресурсів зустрічаються в різних варіантах постановки. Залежно від прийнятого критерію оптимальності та характеру обмежень виділяють:

Ø задачі мінімізації відхилень від заданих термінів або мінімізації термінів надходжень подій при дотриманні обмежень на ресурси;

Ø задачі оптимізації деяких показників якості використання ресурсів при заданих термінах виконання робіт.

Бюджет проекту — це план, який виражається в кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети.

У бюджеті відбиваються оцінені результати скоригованого календарного плану та стратегія реалізації проекту. Тобто при плануванні витрат недостатньо знати тільки загальний обсяг капітальних вкладень в проект, але й щорічну потребу в фінансуванні, а для першого року – поквартальну та помісячну розбивку. Загальний бюджет показує витрати на проект та джерела фінансування протягом всього періоду його здійснення. Він покликаний показати, як джерела фінансування покривають капітальні та поточні витрати. При складанні бюджету повинна забезпечуватись така динаміка інвестицій, яка дозволила б виконувати проект відповідно з часовими та фінансовими обмеженнями. Крім того, зниження ризику проекту та обсягу витрат за рахунок відповідної структури джерел фінансування.

Для узагальнення всіх попередніх розрахунків обсягів робіт, витрат, джерел фінансування розробляється баланс грошових надходжень і витрат.

Запитання для перевірки знань

1. Що таке ресурси проекту?

2. Що включає в себе процес планування ресурсів?

3. Які існують джерела фінансування проекту?

4. Проведення яких етапів включає процес планування ресурсів?

5. Що таке управління контрактами? Які типи контрактів Ви знаєте?

6. Яка основна мета планування витрат?

7. Що таке кошторис витрат проекту? Для чого його складають?

8. Що розуміють під згладжуванням ресурсів?

9. Що таке бюджет проекту? Який порядок його складання?

10. З якою метою складають плановий баланс грошових надходжень і витрат?

Завдання 1

Сплануйте середньооблікову чисельність робітників, якщо за умовами проекту планова трудомісткість виробничої програми – 1850 тис. нормо-год, плановий фонд робочого часу – 1760 год, плановий коефіцієнт виконання норм – 1,05.

Завдання 2

Ви — головний менеджер готелю “Дніпро”. У підприємства є можливість залучити кошти для покриття витрат проекту по відкриттю нового прміщення. Джерела надходження коштів відображені в таблиці. Необхідно визначити їх умовні суми та вказати, які витрати можливо покрити за рахунок даних джерел.

Можливі джерела фінансування	Які витрати покриваються	Суму, тис. грн.
1. Власні кошти
2. Залучені кошти, в т.ч.
2.1. Капітальні інвестиції
2.2. Прямі інвестиції
2.3. Портфельні інвестиції
2.4. Випуск і розміщення облігацій
3. Кредити комерційних банків
4. Нормальна кредиторська заборгованість
5. Державні субсидії
6. Інші

Тести

1. Який з наступних перелічених етапів не використовується при плануванні ресурсів:

а) оцінка потреби у ресурсах;

б) зіставлення потреби й наявності ресурсів;

в) визначення потреби ресурсів по проекту;

г) отримання необхідних ресурсів за підписаними договорами;

д) формування графіків постачання ресурсів.

Відповідь: а); б); в); г); д).

2. ТОВ “Ольга” підписало контракт з МНК “AVON” на отримання кредитної лінії розрахованої на 5 років, протягом яких буде відкрито мережу магазинів засобів гігієни для готелів у всіх регіонах північної частини України. Цей вид фінансування передбачає використання таких джерел фінансування як:

а) власні;

б) позикові;

в) міжнародні інвестиції;

г) асигнування з державного бюджету.

Відповідь: а); б); в); г).

3. Планування контрактів включає наступні процеси:

а) визначення того, які ресурси та послуги необхідні в проекті;

б) документування вимог до ресурсів та послуг і визначення потенційних постачальників;

в) складання контрактів, що планується укласти;

г) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г).

4. Планування собівартості проектних робіт в Україні здійснюється відповідно до:

а) Методичних рекомендацій з формування собівартості проектних робіт, затверджених Наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України;

б) ЗУ “Про планування собівартості проектних робіт”;

в) Наказом Міністерства Економіки та євро інтеграції від 12.09.01.

г) Інструкцією НБУ “Про планування витрат на проекти комерційних банків” від 16.07.98 р.

Відповідь: а); б); в); г).

5. Кошторис витрат проекту — це:

а) документ, який визначає вартість проекту та є інструментом контролю й аналізу витрат грошових коштів на проект;

б) перелік статей всіх видів надходжень та витрат у зведеній таблиці;

в) напрямки витрачання коштів, затверджених при підписанні проекту;

г) документ, який визначає перелік всіх видів ресурсів, що планується використовувати при реалізації проекту.

Відповідь: а); б); в); г).

6. Складовими календаря бюджету проекту не є:

а) календар витрат;

б) умови платежів;

в) критичні моменти реалізації проекту і засоби зниження пов’язаних із цим ризиків;

г) розрахунок прибутків по проекту.

Відповідь: а); б); в); г).

7. Залежність потреби в ресурсах від тривалості робіт, при якій протягом всього циклу виконання робіт, величина запланованих ресурсів не змінюється, називається:

а) постійною;

б) ступінчастою;

в) трикутниковою.

Відповідь: а); б); в).

8. Бюджет проекту — це:

а) план, який виражається у кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети;

б) комплекс документальних розрахунків, необхідних для визначення розміру витрат на проект;

в) це документ, що визначає вартість проекту;

г) це інструмент контролю й аналізу витрат коштів і ресурсів на проект.

Відповідь: а); б); в); г).

9. Кошторисна вартість матеріалів, конструкцій, деталей та напівфабрикатів включає:

а) лише купівельну вартість;