Тематические перечни документов и базы данных
В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 354 | Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных |
Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.
Таким образом, перечни документов в зависимости от цели создания могут быть двух видов: инициативные (составляемые архивом) и по запросам пользователей (физических или юридических лиц).
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
Методика составления перечня зависит от цели его создания и комплекса документов, включенных в него. Первым этапом создания перечня является разработка схемы его построения (хронологическая, структурная, отраслевая, функциональная, номинальная).
После того как выбрана схема построения перечня, проводится отбор документов и дел, о которых сведения представлены набором информационных характеристик:
вид документа или дела;
автор;
корреспондент;
содержание;
территория;
время.
Кроме этого в заголовке указывается подлинность или копийность документов, их автографичность, форма доступа. Например: С - секретно; СС - совершенно секретно; ОС - особо секретно.
Кроме традиционных элементов, применяемых в заголовках документов и дел, в перечне допустимо использование таких приемов, как аннотирование, пересказ и цитирование содержания документов.
После каждого заголовка документов и дел в перечне обязательно указываются поисковые данные, состав которых обусловлен типом перечня.
В межархивных перечнях в составе поисковых данных будут указаны: название архива, номер фонда, номер дела, номер листа; в межфондовом перечне - номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа; во внутрифондовых перечнях указываются номер описи, номер дела, номер листа.
Как правило, поисковые данные указываются в круглых скобках, как и в обзорах документов.
***
Например, в 1995 г. был опубликован аннотированный перечень документов, представленных в Конституционный суд Российской Федерации по "Делу КПСС" (приложение 5.9).
В справочнике описано около шести тысяч документов из фонда-коллекции N 89 Центра хранения современной документации (ЦХСД). Документы в коллекцию поступили из ЦХСД (бывшего архива Общего отдела ЦК КПСС), Архива Президента РФ (бывшего Архива Политбюро ЦК КПСС), Центрального архива Федеральной службы безопасности РФ (бывшего Центрального архива КГБ СССР), Архива внешней политики РФ (бывшего Архива внешней политики СССР), Архива Государственной думы РФ (бывшего Архива Верховного Совета СССР), Российского центра хранения и изучения документов новейшей истории (бывшего Центрального партийного архива ИМЛ при ЦК КПСС), Государственного архива РФ (бывшего Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и управления СССР).
В ГАРФе были подготовлены перечни по следующим темам:
экономическое и культурное развитие регионов России;
развитие отдельных отраслей промышленности и сельского хозяйства;
история промышленных предприятий;
история республик и городов России;
история народов России;
музейное строительство и охрана памятников культуры;
международные связи;
взаимоотношения церкви и государства;
персоналии;
Великая Отечественная война (1941-1945);
культура, здравоохранение, туризм;
международные отношения;
отношения Советского Союза с отдельными странами;
персоналии;
юбилейные даты;
В РГАЭ в СНСА тематические перечни представлены следующими наименованиями:
история тяжелого, энергетического и транспортного машиностроения, автомобилестроения, судостроения, гражданской авиации, ветеринарии, потребительской кооперации;
строительство Вахшской оросительной системы;
история Карагандинского угольного бассейна;
история первых колхозов;
организация и проведение восстановительных работ на предприятиях, подвергшихся разрушению в период Великой Отечественной войны (1941-1945);
история исследования и освоения Севера в послевоенный период и др.
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 17, 20, 60-61.
Базы данных. Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.
***
Например, в ГАРФе разработаны и функционируют автоматизированные базы данных:
перечень фондов ГАРФ - 3065 записей;
история еврейского народа в России - 1,5 тыс. записей;
история национально-государственного строительства в СССР - 4,5 тыс. записей;
история Советского государства (25 октября 1917 - июль 1918) - 2,5 тыс. записей;
международные связи России и СССР - 0,5 тыс. записей;
особые папки в фонде МВД СССР - 4 тыс. записей;
спецлагеря НКВД СССР - 1,5 тыс. записей;
фонды ГАРФ по истории РСФСР - 609 записей (путеводитель);
история государственных учреждений РСФСР (содержит сведения по истории учреждений культуры независимо от места хранения документов - Комитета по делам культпросветучреждений при Совмине РСФСР (1938-1953), Министерства по делам кинематографии) - 1,6 тыс. записей;
церковь и государство (1917-1930) - 1,2 тыс. записей;
история еврейского народа в России (1917-1948) - 4,5 тыс. записей;
В РГАЭ имеются следующие автоматизированные базы данных:
сведения по истории учреждений - 2460 записей;
сведения о картотеках по личному составу - 1520 записей;
краткий справочник фондов РГАЭ и система указателей к нему - 9500 записей.
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат . - М., 1994. С. 17, 20-21, 61.
Основные вопросы истории, современного состояния, перспектив развития, методики составления рассматриваются в рамках учебной дисциплины, посвященной информационным технологиям в архивном деле.
Приложения
Приложение 5.1
Типология справочных средств государственных и муниципальных архивов
Приложение 5.2
Типы и виды справочных средств в государственном и муниципальных архивах
Приложение 5.3
Системы каталогов и делопроизводственных картотек государственных архивов
Государственный архив Российской Федерации:
систематический;
именной (деятели РСДРП, литературы и искусства, национальных культур);
предметно-тематический, по документам личных фондов государственных и политических деятелей России.
В архиве имеются также делопроизводственные ведомственные картотеки:
Ф. 58. Московское губернское жандармское управление: именная.
Ф. 63. Отделение по охранению общественной безопасности и порядка в Москве (охранное отделение): именная.
Ф. 102. Департамент полиции Министерства внутренних дел:
предметная;
именная.
Оп. 265. Опись перлюстрированных писем: именная.
В Российском государственном архиве военно-морского флота в системе каталогов кроме систематического, предметно-тематического и именного имеется специфический каталог корабельного состава флота.
В Российском государственном архиве экономики также наряду с традиционными видами имеется каталог по истории учреждений.
Наибольшим видовым разнообразием отмечается система каталогов в Российском государственном архиве кинофотодокументов, что обусловлено спецификой хранящихся у них документов:
систематический:
досоветский период;
советский период;
именной (лиц, изображенных в кинокадрах):
досоветский период;
советский период;
фильмовый (алфавитный, на все фильмы и спецвыпуски, хранящиеся в архиве);
журнальный (алфавитный, периодических кинопроизведений);
режиссерский (алфавитный);
операторский (алфавитный);
студийный (алфавитный, киностудий, продукция которых хранится в архиве);
хронологический (по годам выпуска кинопродукции) [6, с. 11, 12, 52, 83].
Приложение 5.4
Структурное построение СЕК и ЕКДИ
| Главная таблица | |
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] |
| Состоит из 5 отделов, являющихся классификационной основой схемы Отдел А. Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение советской власти Отдел Б/3. Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности Отдел И/К. Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение Отдел Л/Т. Народное хозяйство Отдел У/Я. Культура. Наука. Здравоохранение | Включает 32 отдела, являющихся классификационной базой системы Первый отдел - 01.00.00.00. Государственное устройство Второй отдел - 02.00.00.00. Государственная власть и государственное управление Третий отдел - 03.00.00.00. Контроль Четвертый отдел - 04.00.00.00. Правосудие. Надзор за законностью. Безопасность и охрана правопорядка Пятый отдел - 05.00.00.00. Международные отношения Шестой отдел - 06.00.00.00. Вооруженные силы. Войны и военные конфликты Седьмой отдел - 07.00.00.00. Общественно-политическая жизнь Восьмой отдел - 08.00.00.00. Средства массовой информации Девятый отдел - 09.00.00.00. Природные условия. Природные ресурсы. Охрана окружающей среды Десятый отдел - 10.00.00.00. Финансы. Финансирование Одиннадцатый отдел - 11.00.00.00. Экономическая деятельность. Планирование Двенадцатый отдел - 12.00.00.00. Статистика Тринадцатый отдел - 13.00.00.00. Труд и занятость населения. Социальное обеспечение Четырнадцатый отдел - 14.00.00.00. Промышленность Пятнадцатый отдел - 15.00.00.00. Строительство Шестнадцатый отдел - 16.00.00.00. Транспорт Семнадцатый отдел - 17.00.00.00. Связь Восемнадцатый отдел - 18.00.00.00. Сельское хозяйство Девятнадцатый отдел - 19.00.00.00. Лесное хозяйство Двадцатый отдел - 20.00.00.00. Водное хозяйство Двадцать первый отдел - 21.00.00.00. Торговля, общественное питание. Снабжение, сбыт, заготовки Двадцать второй отдел - 22.00.00.00. Кооперация Двадцать третий отдел - 23.00.00.00. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание населения Двадцать четвертый отдел - 24.00.00.00. Образование. Воспитание Двадцать пятый отдел - 25.00.00.00. Наука Двадцать шестой отдел - 26.00.00.00. Искусство Двадцать седьмой отдел - 27.00.00.00. Литература, печать. Издательская деятельность Двадцать восьмой отдел - 28.00.00.00. Культурно-просветительская работа Двадцать девятый отдел - 29,00.00.00. Здравоохранение. Санитария и гигиена Тридцатый отдел - 30.00.00.00. Физическая культура. Спорт. Туризм Тридцать первый отдел - 31.00.00.00. Быт населения. Праздники, празднования Тридцать второй отдел - 32.00.00.00. Религия. Церковь. Атеизм |
| Основная таблица | |
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] |
| В основной таблице пять отделов дополнены подотделами (39), в основном по отраслевому признаку. Подотделы имеют внутренние деления на разделы и подразделы Понятия основной таблицы СЕК наполняют отделы Главной таблицы следующими понятиями, характеризующими: "общие закономерности и специфические особенности социалистической революции в нашей стране; установления, защиту и упрочение диктатуры пролетариата; сведения, отражающие деятельность органов государственной власти нашей страны, а также закономерности изменения и развития социалистического государства в процессе строительства социализма и коммунизма; сведения, характеризующие деятельность различных общественно-политических организаций СССР, а также сведения о различных проявлениях общественной жизни страны; сведения об экономической деятельности социалистического общества, закономерностях развития различных отраслей социалистической экономики; сведения о закономерностях и путях культурной революции в нашей стране, о развитии всех отраслей культуры, науки, здравоохранения советского общества" | Основная таблица дополнена подотделами (1843), которые структурированы по отраслевому признаку. Подотделы детализируются в разделах, которые в свою очередь детализируются в подразделах. "В каждый отдел ЕКДИ включено понятие общие вопросы, которое детализируется на нижестоящем уровне понятиями: Законодательство, Состояние и развитие вопроса, Организация работы в данном направлении, Органы управления, Персоналии. Государственные и муниципальные архивы РФ могут осуществить дальнейшую детализацию схемы классификатора на последующих нижестоящих уровнях, конкретизируя с учетом специфики состава и содержания своих архивных документов понятия четвертого уровня. При этом архивы не имеют права вносить изменения и дополнения в понятия 1-4 уровней, а также в понятия 5-го уровня, представленных в данном Классификаторе" [16, с. 22] Основная таблица наполнена множеством новых понятий из сферы финансов, экономики, государственного управления, социального обеспечения, общественно-политической жизни, международных отношений и ряда других. Например: "приватизация, мобильность и миграция рабочей силы, государственное банкротство, дефолт, частное обучение, нетрадиционные методы лечения, Интернет, частные архивы" |
| В основной таблице составители оставляли свободные индексы, которые государственные архивы СССР, хранящие документы советского периода, могли дополнять в соответствии со своим профилем; нередко архивам, по сути приходилось разрабатывать очень значительные по объему классификационные схемы, так как сведения в СЕК (М., 1978) не отражали в достаточной мере все многообразие имеющейся в документах информации (особенно связанных с народным хозяйством, вооруженными силами и рядом других) | |
| Таблицы определителей | |
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] |
| Подразделяются на два типа: таблицы общих определителей (содержат понятия для информации всех подразделений Схемы); таблицы специальных определителей (используются только в тех подразделениях Схемы, для которой они составлены) К общим определителям относятся таблицы: аспекта, групп населения, языка, места. "Основное назначение понятий этих таблиц - закрепить место, связь и взаимообусловленность однородных понятий по всем подразделам схемы, раскрыть более конкретно и детально содержание документной информации" (СЕК. - М., 1978. С. 244). Например, таблица аспекта для характеристики таких вопросов, как: руководство и организация управления, рабочего процесса, обеспечения и снабжения, творческого процесса и ряда других В таблице групп населения перечислены группы населения в зависимости от занимаемого положения, характера связи с предприятием, оплаты труда, возраста, национальности, половой принадлежности, физического и психического состояния, рода деятельности, социального положения. В таблице общих определителей языка в алфавитном порядке перечислены языки, на которых могут быть написаны документы. Определители места дают информацию о физико-географических областях и законах, административно-территориальном делении СССР (до 1974 г.) и других географических понятиях | Подразделяются на два типа: таблицы общих определителей; таблицы специальных определителей. К общим определителям относятся таблицы: аспекта, групп населения, языка, места. Индексы общих определителей относятся только к разделам классификатора, а индексы специальных определителей относятся только к тем делениям классификатора, для которого они составлены. "Таблицы определителей помогают определить однородную информацию, а также исключать возможность повторов в тексте Схемы классификатора" Например, таблица аспекта для характеристики таких вопросов, как: руководство и организация управления, рабочего процесса, обеспечения и снабжения, творческого процесса и ряда других. Таблица содержит деления: Органы управления, Объекты управления, Формы управления, Процесс управления |
Приложение 5.5
Построение индексов в СЕК и ЕКДИ
| Система индексации СЕК | Система индексирования ЕКДИ |
| В СЕК использовались обозначения составных элементов индекса (буквенно-цифровая): буквы ставятся только в начале индекса, перед его цифровой частью; после каждой пары знаков индекса предусмотрен интервал; индексы вспомогательных таблиц (общих и специальных определений) ставятся после индексов основной таблицы; индексы общих и специальных определителей к индексу основной таблицы присоединяются в определенной последовательности; для каждой группы индексов общих определителей (для каждой таблицы) предусмотрен отличающий ее знак: (таблица аспекта (0,13), групп населения - 7.2, языка =1, места "6,286"). Прописные буквы русского алфавита служат для обозначения отделов и подотделов при серийном индексе отдела; арабские цифры используются для обозначения подотделов, разделов и других подразделений СЕК: двоеточие применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определений; точка применяется как разделительный знак в индексах таблиц общих и специальных определителей аспекта, а точка, стоящая впереди индекса, означает индекс специального определителя аспекта; косая черта применяется при обозначении отделов схемы, а также при обозначении других комплексных понятий, которые при дальнейшей детализаций образуют однородные частные понятия; круглые скобки применяются в качестве отличительного признака индексов таблиц общих и специальных определителей; дефис используется как отличительный признак определителя групп населения при присоединении его к индексу основной таблицы; знак равенства служит для обозначения определителя языка при присоединении его к индексу основной таблицы; кавычки употребляются для обозначения определителя места, когда он присоединяется к индексу основной таблицы | В ЕКДИ применена цифровая система индексирования. На всех уровнях деления понятий классификатора предусмотрен сотенный принцип деления, что позволяет зафиксировать и выразить соподчиненность различных понятий. Она позволяет: использовать большое количество знаков для закрепления классификационных понятий, обеспечивает возможность проводить изменения в подразделениях с сохранением логической связи предметных понятий; арабские цифры используются для обозначения всех подразделений схемы классификатора и в таблицах определителей; двоеточие - знак отношения - применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определителей; точка используется в качестве разделительного знака в индексах схемы классификатора, таблиц определителей аспекта, групп населения, места и специальных определителей к отделу 06.00.00.00; круглые скобки служат отличительным признаком индексов таблицы общих определителей аспекта при присоединении их к индексам подразделений классификатора; кавычки применяются в таблице общих определителей места при присоединении определителей места к индексам подразделений классификатора; дефис является отличительным знаком определителей групп населения в таблице общих определителей групп населения, когда они присоединяются к индексу схемы классификатора; знак равенства является составным элементом индексов таблицы общих определителей языка и употребляется при присоединении их к индексам схемы классификатора; знак присоединения применяется, когда к индексу схемы классификатора присоединяется несколько общих определителей языка или места. При этом они свободно перечисляются |
Термин "индексация" означает то же, что система индексов, т.е. система построения индексов, принятая при классификации документов и документной информации. В таком значении он применялся в СЕК (М., 1978 г.).
Термин "индексирование" подразумевает процесс выбора и/или составления индекса (индексов) на основе системы индексов и его (их) проставления на документах, делах или каталожных карточках в каталогах. Первая часть определения использована в ЕКДИ (М., 2007).
Приложение 5.6
Современные путеводители, краткие тематические справочники федеральных архивов РФ