Схема 1. История складывания системы государственного учета архивных документов в XVI - нач. XX в.
Схема 2. История складывания системы государственного учета архивных документов в 1927-1946 гг.
Схема 3. История складывания системы государственного учета архивных документов в 1947-1984 гг.
Схема 4. История складывания системы государственного учета архивных документов в 1986-1997 гг.
Приложение 4.2
Схема 5. Движение документов централизованного учета для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек
Схема 6. Движение документов централизованного учета для отраслевого фонда
Схема 7. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений
Схема 8. Движение документов централлизованного учета для Российской академии наук
4.4. Контрольные вопросы
1. Что такое учет архивных документов?
2. Какие принципы учета разработаны в отечественном архивоведении?
3. Что является единицей учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов?
4. Какие комплексы документов подлежат государственному учету?
5. Какие учетные документы относятся к группе "внутренних"?
6. Какие документы централизованного государственного учета ведутся в архивах и архивных учреждениях?
7. Какие учетные документы являются основными (обязательными)?
8. Какие учетные документы относятся к вспомогательным?
9. Какие требования предъявляются к учетным базам данных?
10. В чем заключается специфика учета уникальных и особо ценных документов?
Список источников и литературы
Источники
1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ.
2. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. - М., 1997.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. 7 с.
4. Библиографический указатель нормативных, научно-исследовательских и методических разработок ВНИИДАД за 1986-2005 гг. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 200 с.
5. Кабатов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие. - Уфа, 2008. - С. 247-280.
6. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. - 150 с.
7. Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003. С. 72-92.
8. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010. С. 51, ст. 246.
9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007. - 186 с.
Литература
Учебники и учебные пособия
10. Архивистика. Путеводитель по архивным технологиям. Компьютерная обучающая система / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Г.А. Осичкина. - М., 2000. (тема N 5).
11. Архивоведение: учебник. - 5-е изд., дополненное. - М., 2007. Авторский коллектив: Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.
12. Теория и методика архивоведения. Учебно-методический комплекс. - М., 2009. (авторы Алексеева Е.В., Бурова Е.М.).
Обязательная литература
13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: учет документов в архиве организации // Секретарское дело. 2001. N 1. С. 90-100.
14. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи // Секретарское дело. 1999. N 2. С. 34-38.
15. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: справочный аппарат к описи // Секретарское дело. 1999. N 3. С. 16-20.
16. Бурова Е.М. Кому нужно дело фонда? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. N 12. С. 36-40.
17. Гредасова Н.И., Ренуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1. - М., 1992. - 188 с.
18. Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Новое время - проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. 1995. N 1.
19. Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов // Делопроизводство. 2006. N 2.
20. Химина Н.И. Проблема государственного учета документов АФ РФ // Архивоведение и источниковедение Отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М., 1996. С. 82-85.
21. Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда // Отечественные архивы. 1994. N 2.
Дополнительная литература
22. Архивное дело в странах СНГ в 1991-1998 гг. Аналитический обзор. - М., 2002. С. 33-39.
23. Корнаухова О.Е. Учет документов Государственного архивного фонда СССР. - М., 1964.
24. Князев Г.А. Учет документальных материалов. Из опыта архива Академии наук СССР. - М. - Л., 1966.
25. Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. Кн. 1. - М., 1902. С. 56. Кн. 2. -СПб., 1902. С. 4.
Справочные издания
26. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1. - М., 1982. - 445 с. Вып. 2. - М., 1988. - 317 с.
Адреса ресурсов Интернета
www.rusarchives.nl
www.gau.iTiosreg.ru
www.garf.narod.ru
www.arran.ru
Глоссарий
| Дело фонда Единица учета архивных документов Единица хранения архивных документов (см. тему 3) Карточка фонда Лист-заверитель дела Лист фонда Опись архивная внутренняя | Паспорт архива Список фондов Учет архивных документов Учетные документы архива Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и др. архивных документов |
| Термин | Дело фонда | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря | Дело, заводимое в архиве из документов, отражающих историю фондообразователя, историю и состояние документов архивного фонда | ||||||||
| международной архивной | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| терминологии (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Accession file | Ensemble des informations reunies sur un fonds / Dossiers du fonds* | Bestandsakte | ||||||
| Термин | Единица учета архивных документов | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 118 | Единица измерения количества документов в архиве | ||||||||
| Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1. - М., 1982. П. 106 | Принятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, фасцикула, архивный фонд, проект, часть кинофильма, фильм, микрофильм, фонодокумент, погонный метр и т.п.) (нем.) Registriereinheit | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й | Единица измерения количества документов (лист, дело, связка, архивный фонд, фильм, микрофильм и т.д.) в архиве | ||||||||
| редакции словаря | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| международной архивной терминологии (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Record group | Subdivision d un fonds | Bestand | ||||||
| Термин | Карточка фонда | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 120 | Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения и предназначенный для учета в государственном органе управления архивным делом | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Card giving details on a record group or fonds / Record group / fonds card / Fonds registration and control card* | Informations un fonds / Informations sur un fonds fiche / Registre d un fonds* | Bestandekartei / Bestandkarte | ||||||
| Термин | Лист-заверитель дела | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й | Лист, подшиваемый в конце дела и содержащий заверительную надпись дела | ||||||||
| редакции словаря | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| международной архивной терминологии (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | A document with a note indicating the number of pages and physical condition of an item / File authenticator | Feuille speciale or est indiquer le nombre de pages et l etat materiel de conservation / Feuille speciale portant le nombre de pages et letat materiel de conservation* | Nachweis uber Seitenzahl und Erhaltungszustand in einer Akte | ||||||
| Термин | Лист фонда | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 122 | Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, указание места его хранения (архивное учреждение) и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Registration form for a record group or fonds describing its contents, covering dates, location / Finding aids etc. / Record group / Fonds registration form | Registre d un fonds | Zentrales Bestandsnach-weis / Zentraler Bestandsnach-weis | ||||||
| Термин | Опись архивная | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 132 | Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Архивный справочник, предназначенный для раскрытия содержания единиц хранения архивного фонда (коллекции) и, как правило, закрепления их систематизации, а также выполняющий функцию учета единиц хранения архивных документов | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Inventory / Archives inventory* | Type / Inventaire | Findbuch | ||||||
| Термин | Опись внутренняя | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 123 | Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря | Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов (1), названий, дат и т.п. и находящийся в данном деле | ||||||||
| международной архивной | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| терминологии (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | List of the contents of a file / Descriptive list / File description* | Liste des pieces contenues dans un dossier | Akteninhaltsverzeichnis | ||||||
| Термин | Паспорт архива | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Учетный документ, содержащий сведения о количестве, состоянии и условиях хранения архивных документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архивного учреждения, ведомственного архива | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Annual report containing information on the holdings, finding aids and personnel of an archives / Archives certificate* | Certificat des Archives | Gesamtinformation uber eine Archiveinrichtung | ||||||
| Термин | Список фондов | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 121 | Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров (также отражающий изменения фондового состава архивного учреждения) | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | List of record groups in an archives / List of record groups / Fonds in an archives / Fonds list register* | Inventaire / Repertoire | Bestandliste | ||||||
| Термин | Учет архивных документов | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 115 | Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Process of identifying the quantity and composition of documents in a fonds and registering this in a control document / Records registration / Registration and control of archival documents* | Registre darchives | Inventar eines Bestandes oder eines Archivs / Inventar eines Archivs | ||||||
| Термин | Учетные документы архива | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 119 | Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Документы установленной формы, фиксирующие прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета, предназначенные для контроля за сохранностью архивных документов и для закрепления их организации | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | General term applied to documents used for archival control / Archives inspection registers / Set of documents used for registration and control of archival documents* | Registre des entrees et de la migration des (documents d) archives | Hilfsmittel zur Bestandeverwaltung | ||||||
| Термин | Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и др. архивных документов | ||||||||
| ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. П. 116 | Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения | ||||||||
| Перечень терминов российской части 3-й редакции словаря международной архивной | Система учета архивных документов в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения | ||||||||
| терминологии | Английский | Французский* | Немецкий | ||||||
| (www.staff.uni-marburg.de/ ~mennehar/d) | Centralized governmental registration and control of archival documents / system of centralized state registration and control of archival documents / System of centralized governmental registration and control of archival documents* | Systeme de l.enregistrement des archives locales | Zentralisierte staatliche Registrierung des staatlichen Archivfonds auf verschiedenen Ebenen | ||||||