Понятие об экспертизе ценности документов

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то перед Вами встает проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело "не родилось", ведь на обложке Вы должны, пользуясь перечнями документов с указанием сроков хранения, проставить конкретный срок, т.е. составить прогноз ценности "нарождающегося" дела. Далее оно будет "расти", "толстеть", "мудреть", постоянно пополняясь бумагами. И Вы единственный, кто может полистно оценить значимость и ценность каждого документа. Учтите, что в конце прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив организации или архивохранилище, Вам придется еще раз уточнить все сроки хранения.

Если Вы работник архива организации, то на Вас лежит ответственная задача по формированию архивного фонда учреждения, а возможно, и личных фондов выдающихся лиц, работающих у Вас, и пожелавших увековечить себя в документах. Вы должны выделить дела постоянного срока хранения и подготовить их для передачи в государственный или муниципальный архив, или в негосударственное хранилище.

Другая Ваша задача состоит в отборе на уничтожение документов временного хранения, срок "жизни" которых истек.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то практически пожинаете плоды той работы, которую провели по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и архиве организации.

Вы ответственны за решение экспертных органов организаций.

Основы методики экспертизы начали формироваться в первой четверти XIX в. и окончательно сформировалась уже в ХХ в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В этом случае экспертиза ценности документов проводится только на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов, всего Архивного фонда Российской Федерации. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных и муниципальных архивах:

Фрагмент документа	Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"
Ст. 3, п. 16	Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации

"Основной постулат теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов - приоритет более ценного перед менее ценным. Принцип неотъемлемости ценности документов для общества (или для собственника), общего историко-культурного наследия народов России, мирового историко-культурного достояния признается современным архивоведением" [57, с. 175].

Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Как показывает сравнительный анализ по разным историческим периодам и разным группам документов, ценной документацией признавались 10-12% в дореволюционной России, 5-10% в современный период, в том числе 1-5% документов негосударственных организаций определяются как ценная документация и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

***

Об этих цифрах можно судить по Министерству юстиции, документы которого приводились в порядок специальной комиссией во главе с сенатором Репинским. Эта комиссия за три года работы в архиве с 1884 по 1887 разобрала 103 836 дел и книг. Из них оставила на хранение 9939 дел, а 92 439 дел и 1458 книг были проданы как не содержащие никакой ценности.

В других странах "процентные ножницы" еще больше. Так, например, в Германии принимают на постоянное хранение в архивы 20-30% от общего числа образующихся в учреждениях документов, в то время как в Великобритании - 1%, в США - от 1 до 4%.

Материалы VII Международного конгресса архивистов. - М., 1975. Ч. 1. С. 40.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из организаций в государственные или муниципальные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют "постоянкой".

Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами:

Исторические примеры излишнего усердия в уничтожении документов и, наоборот, заполнения архивов материалами, ценность которых вызывает сомнение
Случаи гибели ценных материалов	Случаи необоснованного хранения материалов, не представляющих ценности
"Часть архивных работников не решается нарушить установившиеся традиции и каждый документ пытается рассматривать как совершенно неприкосновенный..." Симкин М. Выделение материалов, не подлежащих хранению // Архивное дело. 1940. N 56. С. 15	"Нельзя назвать ни одной группы книг, дел, документов и частных бумаг, которая была бы во всех обстоятельствах и при всех случаях бесполезна для деловых справок или научных исследований" Богоявленский С. Работа Поверочной и разборочных комиссий // Архивное дело. 1926. N 5. С. 69
Массовое уничтожение документов местных учреждений было связано с эпохой буржуазных реформ 1860-70-х гг., когда материалы ликвидированных судебных, военных и других учреждений варварски уничтожались, чтобы освободить место в канцеляриях вновь созданных учреждений. Так, в 1897-99 гг. Оренбургская архивная комиссия назначила к уничтожению 13 863 дела и устроила в гостином дворе свою лавочку для розничной продажи государственных архивных материалов [73, с. 12]	-
В архиве Виленского окружного суда 904 книги и 5100 дел признаны подлежащими уничтожению [73, с. 127]	-
В Нижнем Новгороде из числа оставшихся от бывших уездных судов дел продано с лишком 30 возов архивных бумаг [73, с. 127]	-
"Варшава. В архиве здешнего губернского правления находятся старинные книги и акты, в том числе много там документов бывшего воеводства Варшавского... Общий вес этих документов доходил до 400 пудов. Все эти акты, не имеющие значения для губернского правления, назначены в продажу с аукциону... По справкам Московского археологического общества покупщиком оказался один из московских торговцев древностями" [73, с. 127]	-
В последнее заседание Московского археологического общества было доложено письмо графа Шереметьева, сообщавшее о продаже в частные руки нескольких возов дел архива Звенигородского полицейского управления, случайно встреченных на улице и перекупленных графом от первого покупщика - посадского человека [73, с. 127]	-
Большой урон Государственный архивный фонд понес в период так называемой "макулатурной кампании" 1927-29 гг., когда архивы едва не были принесены в жертву бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис. Центрархив РСФСР издал ряд директив, разрешающих разборочным комиссиям учреждений самостоятельно принимать решение об уничтожении отдельных категорий документов. Архивные органы не успевали контролировать деятельность разборочных комиссий. В результате в первые месяцы 1929 г. только 75 центральных учреждений Москвы передали на утилизацию 285 тонн бумажного сырья [76, с. 60]	На заседании научного совета ГАУ НКВД в ноябре 1944 г. отмечалось, что госархивы захламлены второстепенными, не имеющими ни научного, ни практического значения материалами. "Тут банно-прачечные объединения, парикмахерские и др." Встал вопрос о том, чтобы не принимать документы низовых учреждений на хранение. Отсутствие критериев отбора материалов на хранение и критериев определения источников комплектования привело к тому, что в сводном плане комплектования на 1946-50 гг. был предусмотрен прием 30 млн ед. хранения в госархивы, а хранилищ имелось лишь на 3 млн ед. хранения. Это заставило в 1946 г. продлить срок хранения документов в ведомствах с 10 до 25 лет [76, с. 88-90]
Массовое уничтожение документов в первые месяцы войны было связано с их эвакуацией. Специальная инструкция о порядке разгрузки ведомственных архивов, утвержденная НКВД СССР, предоставила эвакуировавшимся учреждениям право самостоятельного уничтожения документов из опасения, что они попадут в руки врага. На 1 марта 1942 г. только центральные учреждения уничтожили около 4,5 млн ед. хр. [76, с. 88-90]	К 1957 г. государственные архивы были переполнены фондами низовых учреждений обслуживающего звена - коммунально-бытовых, снабженческих, торгово-заготовительных при явной неполноте материалов ведущих учреждений, организаций, предприятий. Эта "стихийность" комплектования привела к "перестройке комплектования" в конце 1950 - начале 60-х гг., когда целые категории фондов были исключены из списков источников комплектования государственных архивов
"Часть документальных материалов не попала на государственное хранение в результате порочной практики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов в послевоенное время. Именно тогда почти во всех архивах страны началось массовое выделение документальных материалов в "макулатуру". Если в 1954 г. было выделено уже 8,7 млн дел, то в 1950 г. - 68,1 млн дел, в 1957 г. - 87, 1 млн дел, а в 1959 г. - 87,8 млн дел" [67, с. 84]	-
Современный комментарий: Таким образом, даже из краткого обзора истории архивного дела можно сделать заключение, что случаи уничтожения ценных документов происходят значительно чаще, чем избыточное хранение макулатуры

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются "времянкой".

Еще в XIX в. сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как "до минования надобности". Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. предусматривали, что "опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади".

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) долговременного хранения (как правило, это документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

2) временного хранения.

Срок хранения:

Сроки	Примеры
75 лет ЭПК	Личные дела работников
75 лет	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин
45 лет ЭПК	Документы (положения, протоколы, решения, заключения) об аттестации рабочих мест по условиям труда
25 лет	Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках
20 лет ЭПК	Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводные) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объекта
20 лет	Исполнительная рабочая проектная документация, скорректированная строительными организациями
15 лет ЭПК	Переписка с иностранными организациями о тарифах
15 лет	Документы (заявки, уведомления, табели) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи
10 лет ЭПК	Документы (проекты, предложения, ставки) о подготовке контрактов, договоров, согласований
10 лет	Акты списания книг и периодических изданий
5 лет ЭПК	Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организаций
5 лет	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга
3 года	Отчеты об использовании бланков строгой отчетности
2 года	Книги учета стройматериалов механизмов и запасных частей к ним
1 год	Заявки на перевозку грузов
До замены новыми	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций
До востребования	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До минования надобности	Образцы подписей материально ответственных лиц
До ликвидации организации	Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества в других организациях
До списания транспортных средств	Паспорта транспортных средств (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010 [20]; Перечень типовых архивные документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. [19])

Отметка ЭПК проставляется около сроков хранения три года и выше и означает, что срок хранения этих документов необходимо согласовать с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива или экспертной комиссией организации, если она не передает свои документы в архив, и, возможно, часть таких документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив или постоянно храниться в организации.

***

"Уникальные домовые книги могут стать музейными раритетами. Так произошло с книгой известного "Дома правительства". Она чудом сохранилась у Михаила Коршунова, чья предвоенная юность прошла в этом доме. Коршунов стал прообразом Химиуса, героя "Дома на набережной" Ю. Трифонова.

Здесь в разные годы жили Подвойский, Литвиновы, Хрущев, дочь Сталина Светлана Аллилуева, Тухачевский.

Домовая книга 1939 г. - удивительный документ того времени. Фиолетовые записи "Выбыл", "Выписан ошибочно" (это значит поторопились, жилец еще не арестован), и, наконец, фиолетовая печать "Проверен, 1942 год". Фамилии жильцов, известных, а также тех, кто предпочитал в то время "оставаться в тени". Например, начальник следственной части НКВД Кабулов или будущий нарком внутренних дел Меркулов... Палачи и жертвы жили под одной крышей".

Московские новости. 18 декабря 1988. N 51.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как "идеальная опись":

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988
П. 76	Идеальная опись архивного фонда - архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения
П. 214	Реконструкция архивного фонда 1) восстановление основного содержания частично или полностью утраченного архивного фонда в его первоначальном или близком к первоначальному виде с помощью идеальной описи; 2) воссоединение в одном архиве разрозненных частей архивного фонда и составление его реальной описи

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативноемких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах. Такой подход наиболее ярко прослеживается при отборе на постоянное хранение планово-отчетной документации, когда, например, при наличии квартальных и полугодовых отчетов первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным при наличии полугодовых и годовых отчетов, соответственно первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным. Но этот подход, хотя и ведет к "освобождению архивной полки", является достаточно схематичным, ибо статистические данные не всегда совпадают в документах, составленных за разные отчетные периоды.

Есть и другая проблема: такой "архивный" подход не всегда устраивает исследователей, которые справедливо отмечают, что общее порой скрывает частное, а именно индивидуальность частного иногда бывает важнее обобщенного общего.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще "не родилось".

В архиве или архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный, муниципальный архив, или негосударственное хранилище.

Кроме этого, отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет ЭПК (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются комиссией, которая называется экспертной комиссией (ЭК) организации (система экспертных органов будет рассмотрена ниже).

В государственном или муниципальном архиве, во-первых, обязательно проверяют решение экспертных органов организации, во-вторых, проводят экспертизу ценности документов в следующих случаях: по истечении сроков временного хранения документов, поступивших от ликвидированных организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии (россыпи); в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Разбор россыпи - это крайне редкий вид работы, но все-таки приходиться заниматься разбором "свалившейся" вследствие политических, социальных катаклизмов или перестроек, а также ликвидации организаций без правопреемников неупорядоченных документов.

***

В ходе известных событий октября 1993 г. под угрозу была поставлена сохранность документов высшего органа законодательной власти государства - Верховного Совета Российской Федерации, имеющих важнейшее историческое и политические значение. Росархив в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 24 сентября 1993 г. N 1446 организовал вывоз документов из обгоревших помещений Верховного Совета Российской Федерации. В результате в ГАРФ поступило 48 тонн документов текущего делопроизводства аппарата Верховного Совета Российской Федерации в россыпи, а также порядка 45 тыс. архивных дел. В настоящее время весь этот комплекс приведен в порядок, описан и доступен пользователям.

Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования
Архивного фонда Российской Федерации: Доклад Козлова В.П. в Общественной
палате Российской Федерации. 2 марта 2006. С. 11.

Раньше в большей степени, теперь в меньшей проводится целевая комплексная экспертиза ценности документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном или муниципальном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений (Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - 20 с. [6]). В настоящее время в государственных и муниципальных архивах целевая комплексная экспертиза проводится крайне редко из-за ее экономической неэффективности.