Основные формы использования архивных документов

Архивоведение

Использование документов архива - комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспек­тивной документной информации.

В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:

- укрепление российской государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования документов могут быть:

- управленческие;

- политические;

- экономические;

- научные;

- культурно-просветительские;

- социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов - это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы. Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов;

- информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Исполнение запросов - наиболее важная форма использования документов архива.

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме, документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

- персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

- социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан: о трудовом стаже, о размере заработной платы, об образовании, учебе, о рождении и т.д.).

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

- Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра);

- Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом;

- Архивная выписка - это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготов­ленный и заверенный архивом;

- Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу;

- Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис­ковых данных;

- Тематическая подборка документов - комплект копий доку­ментов или цитат из документов на данную тему;

- Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.