Формы использования архивных документов
Формы использования - это информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования в результате применения на практике информации архивных документов. Основными формами использования в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
экспонирование архивных документов на выставках;
использование архивных документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
публикация архивных документов.
По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Формы использования в государственном, муниципальном архиве, архиве организации имеют свою специфику. Естественно, что в федеральных архивах, где хранятся сотни и тысячи фондов, виды информационных услуг разнообразнее. Однако методика составления информационных документов отличается мало. Пользователю могут высылаться (выдаваться) архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры. Кроме того, в ходе информационного обслуживания могут осуществляться выдача дел во временное пользование и выдача подлинников личных документов владельцам.
Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.
Информационное обеспечение пользователей осуществляется в двух формах - по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).
Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов.
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Существуют следующие виды запросов:
тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта), в том числе биографические (о жизни конкретного лица);
генеалогические (об истории семьи, рода);
социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан).
Социально-правовые запросы подразделяются на:
запросы о трудовом стаже;
о размере заработной платы;
о службе в вооруженных силах;
об участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с законом РФ "О ветеранах", участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;
о пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;
о работе в годы Великой Отечественной войны;
о нахождении на излечении, состоянии здоровья;
о награждении, присвоении званий;
об образовании, учебе;
о репрессиях, раскулачивании, реабилитации;
о рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;
о творческой деятельности и авторских правах и др.;
запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства (эти запросы, как правило, называют "консульскими". Они являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, общества, Центр розыска и информации общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации).
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
прием запроса и работа с заявителем;
поиск запрашиваемой информации;
составление и выдача заявителям информационных документов, а также копий в ответ на запросы.
Заявителю следует пояснить, что к составлению запроса надо отнестись с большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, из рассказов родственников, из других источников. Это существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса.
Если запрос относится к категории платных, следует оповестить об этом заявителя.
Архивы не могут взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, а также запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях; научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические и генеалогические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.
Архив организации также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.
При исполнении запросов очень важно помнить о сроках исполнения.
Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или представления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива - 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.
Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива - не более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.
Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по выявлению документов.
В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти и управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.
Архив представляет ответы в виде следующих информационных документов:
архивной справки;
информационного письма;
архивной копии;
архивной выписки;
тематического перечня документов;
тематической подборки;
тематического обзора документов.
При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную справку, архивную выписку или архивную копию.
Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий) информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).
По запросу пользователя ему могут быть предоставлены также архивная копия и архивная выписка).
Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.
Архивная выписка - это копийный фрагмент архивного документа, т.е. дословное воспроизведение части документа любым способом, также подготовленное и заверенное архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам.
Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.
В соответствии с законодательством, помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане, имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.
Если в архивных документах сведений не обнаружено, потому что документы данного фондообразователя за запрашиваемый период не сохранились, заявителю выдается архивная справка об этом, заверенная надлежащим образом, для обращения в органы социальной защиты.
Наконец, при исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном и муниципальном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.
Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных (N ф., N оп., N д.).
Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в разделе, посвященному справочно-поисковым средствам архива.
Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому представление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.
В отличие от исполнения запросов организаций и граждан, такая форма использования архивных документов как инициативное информирование осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица. Для государственного или муниципального архива это органы государственной власти, управления и местного самоуправления, и различные организации - научные, общественные, негосударственные, зарубежные и др. Для архива организации потенциальными потребителями информации являются руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.
Работа по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы.
Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики ("Ведомости", "Информационные бюллетени..."), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В архиве организации используются планы и прогнозы работы данного учреждения.
***
В практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.
Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым информационным запросам потенциального потребителя.
В результате работы по инициативному информированию в государственном, муниципальном или архиве организации, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.
Но главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный потребитель станет реальным. В архиве организации лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации.
Региональные, муниципальные архивы работают с кругом постоянных потребителей информации.
Таким образом, можно сделать вывод, что в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, с целью реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, договоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.
Одна из основных форм использования архивных документов - предоставление архивных документов пользователям (исследователям). В государственном и муниципальном архиве для этой цели создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также справочно-поисковыми средствами. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В архиве организации обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.
Документы Архивного фонда Российской Федерации предоставляются российским и зарубежным пользователям в читальных залах государственных и муниципальных архивов для проведения научных исследований, генеалогических изысканий, поиска правоустанавливающих документов для оформления земельных участков и строений и т.д. Так, в 2004-2005 гг. в читальных залах федеральных архивов работало около 23 тыс. пользователей, которые сделали 119 908 посещений. В читальные залы по их запросам было выдано более полумиллиона дел, изготовлено 1 млн 300 тыс. копий документов на различных носителях.
Предоставление документов и справочно-поисковых средств в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государственном или муниципальном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса).
Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан для пользователей.
Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Федеральной архивной службой в 1998 г.
При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшивается:
все письма-направления и заявления данного пользователя;
анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
заказы на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.
В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной.
Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.
Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовала требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.
Выдача дел оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел и актами о выдаче дел во временное пользование, а также фиксируется в книге выдаче документов.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, которая при возвращении дела изымается и хранится до минования надобности, но не менее 1 г. [36, с. 35-37].
Публикация документов - одно из важнейших направлений научной работы архива.
Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.
Существуют различные типы, виды и формы публикации документов:
| Тип публикаций | Вид публикаций | Форма публикаций |
| Научные - публикации, предназначенные для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности | Пофондовые - из документов одного архивного фонда Тематические - из документов различных фондов но по одной теме. Публикации документов одного вида (акты, протоколы) Публикация документов одного лица | Корпус - свод источников по определенной теме Том - структурная часть продолжающегося или многотомного издания Выпуск - часть периодического издания или серии Часть, раздел - часть текста одной книги CD-ROM Комплект микрофиш, микрофильм |
| Научно-популярные - издания, рассчитанные на широкий круг любителей истории. Поскольку они предназначены не для профессионалов, к этим изданиям составляется справочный аппарат, делающий текст источника доступным | - | - |
| Учебные - предназначенные для освоения учебных программ | Хрестоматии, тематические подборки | - |
Публикация готовится в несколько этапов:
выявление и отбор документов;
выбор и передача текста документа;
археографическое оформление документа и составление научно-справочного аппарата к публикации;
формирование макета публикации.
Методика работы по публикации документов основана на "Правилах публикации исторических документов в СССР" (М., 1990).
Российская историческая наука накопила богатый опыт публикации различных видов источников. Типы, формы, методы публикации архивных документов в их историческом развитии изучает научная дисциплина археография.
Последний этап подготовки публикации - работа с издательством. В подзаголовочных сведениях издания в обязательном порядке указывается название архива, на основании документов которого осуществлена публикация.
Выставки документов, использование документов в электронных СМИ, публикация осуществляется на основе договора о сотрудничестве (коммерческом использовании документов архива).
Архивные учреждения в содружестве с научными институтами РАН, зарубежными партнерами осуществляют публикационную работу, которая значительно активизировалась с начала 90-х гг. в связи с масштабным рассекречиванием архивных документов. Только в 2001-2005 гг. в Российской Федерации опубликовано свыше 400 документальных сборников. В их числе такие фундаментальные издания, как серийная публикация "Политические партии России" (35 томов), "История сталинского ГУЛАГА" в 7 томах, серия сборников по истории Коминтерна, "Трагедия советской деревни", "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР", "Культура и власть. От Сталина до Горбачева" и др. [39, с. 13].
Формы использования документов в культурно-просветительских целях очень многообразны:
организация выставок документов;
использование документов архива в средствах массовой информации;
организация вечеров-встреч с общественностью;
организация экскурсий в архивы;
организация презентаций, дней открытых дверей;
организация лекций, докладов;
организация устных журналов;
проведение читательских конференций;
проведение уроков для студентов и школьников.
Под выставкой документов понимают художественно оформленную подборку документов, предназначенную для их публичной демонстрации. Архивные документы требуют тщательно продуманной экспозиции для того, чтобы мир рукописей раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося родной историей. Архив также может предоставлять свои документы на выставки, организуемые музеями или другими учреждениями.
Выставки бывают постоянно действующие, временные, стационарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, всероссийские, международные. В идеале каждый государственный или муниципальный архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал.
Популяризации архивных документов способствует выставочная деятельность архивов. С 2000 г. создан и функционирует Выставочный зал федеральных государственных архивов. Ежегодно в его стенах, в основном за счет средств, выделяемых в рамках ФЦН "Культура России", проводится 5-6 историко-документальных выставок, приуроченных к памятным датам российской и мировой истории, с широким использованием экспонатов крупнейших музеев Москвы и Санкт-Петербурга. В отличие от других выставочных площадок архивные выставки всегда в какой-то степени сенсационны - своей тематикой, нетрадиционным подходом к подаче материала, предоставлением в экспозиции ранее недоступных пользователям архивных документов. (Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации С. 13 [39].)
Архивы организаций, как правило, готовят выставки временные, посвященные юбилею учреждения, ведомства, историческому событию и др.
Подготовка даже небольшой краткосрочной (до 10 дней) выставки документов - ответственное, трудоемкое, сложное мероприятие.
Использование документов архива в СМИ. Прессу не даром называют "четвертой властью". Ведь средства массовой информации дают исключительную возможность донести сведения о несметных документальных богатствах архива до многомиллионной аудитории зрителей (читателей, слушателей), оказать влияние на отношение общества к памятникам культуры. Именно консультация архивиста, хорошо знающего состав фондов, архива важна для отбора источников для включения их в концептуальный контекст режиссера, сценариста, журналиста.
Формы представления документальных материалов в средствах массовой информации разнообразны.
Использование документов государственного и муниципального архива в средствах массовой информации:
| Формы использования архивных документов | Виды информационных документов, формы реализации информации |
| Использование архивных документов в периодической печати | Статьи - тематические, научные научно-популярные, рекламно-информационные Подборки документов - тематические Очерки Газетные полосы - тематические Корреспонденции, информация - о событиях архивной жизни |
| Использование архивных документов в радиопередачах | Цикл тематических передач Тематические беседы Хроники Информации Интервью Репортажи Пресс-конференции Рекламные сообщения |
| Использование архивных документов на телевидении | Тематические программы Интервью Репортажи Пресс-конференции Рекламные сообщения Фильмы - художественные, документальные, художественно-публицистические, научно-популярные, учебные |
В архиве организации использование документов в СМИ (теле-, радиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, приурочены к юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праздничного мероприятия привлекается и государственный или муниципальный архив, хранящий фонд учреждения.