Вимоги до інформаційної складової документа
Тема. Організація тексту службових документів
Текст (21) ― змістовне наповнення документованої форми вагомих управлінських рішень з метою забезпечення їх схоронності, передання у просторі і часі тощо.
Як зазначено ДСТУ 4163-2003, текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Постановою Ради Міністрів У PCP від 12 лютого 1991 p., визначає: «Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.
Документи, які надсилають зарубіжними адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування»( ДСТУ 4163-2003).
Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для фіксації в них змінної інформації відповідно до конкретних обставин та ситуацій.
Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому подано характеристики одного об'єкта за певними ознаками. Вона, як правило, представляє структуру тексту за його смисловими аспектами.
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, яка є характеристикою декількох об'єктів за певними ознаками. Таблиця має два рівні - вертикальний (графи) та горизонтальний (рядки). А втім, таблична форма рідко використовується без поєднання з іншими формами, наприклад трафаретною. Форма, що поєднує декілька форм, називається симбіотичною.
Уніфікація текстів управлінських документів
Уніфікація текстів управлінських документів полягає у встановленні єдиної форми мовного вияву, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних упралінських ситуацій чи дій.
Основними етапами уніфікації текстів є:
- уніфікація структури тексту - вибір послідовності розміщення змістовних компонентів тексту залежно від призначення документа;
- уніфікація мовних засобів організації тексту документа;
- розробка уніфікованих текстів.
Використовувана в реальній системі документування, уніфікована форма документа є практичним матеріальним підсумком побудови ієрархії уніфікованих систем документації.
Форма документа з'являється як результат упорядкування тієї або іншої діяльності, організації тексту, що повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, уніфікацію його тексту, необхідних віз, відбитків печаток, підписів та ін.
Діловий стиль послуговується формами, мовними і текстовими стандартами, стереотипами (від грецьк. - твердий відбиток, зразок), штампами, кліше, які полегшують, уніфікують ділову мову, сприяють використанню технічних засобів.
Уніфікація мовних засобів
Вживання в офіційно-діловому стилі усталених зворотів мови є виявом уніфікації мовних засобів організації тексту.
Мовні кліше ― результат уніфікації лінгвістичних засобів.
Практики і теоретики документознавства, документної лінгвістики поки що до єдиної думки у розгляді цих мовних конструкцій не дійшли. «Мовні кліше», «стандартні вислови», «мовний штамп», «стереотип», «трафаретний зворот мови», «усталений фразеологічний зворот», «стандартне формулювання», «канцеляризм» - ось далеко неповний перелік уживаних назв на означення мовних конструкцій ділового спілкування.
Кліше (від франц. - робити відбиток, стереотипувати) ― засіб, стандартний зворот, регулярно повторюваний у певних умовах і контекстах; мовний стереотип із позитивною функцією.
Наприклад: форми привітання, вступна та заключна форми ввічливості, інші словесні рамки документів, що містять характерні ознаки певної ситуації.
В основу поняття «штамп» покладено функціональну ознаку: за умови частого і постійного використання штампом може стати будь-яка структурна і змістовна одиниця мови – слово, словосполучення, речення, висловлювання, лозунг, приказка.
На противагу кліше, штампи (від кім. - відбиток, друк) характеризуються «стертістю» лексичного значення, що внаслідок багаторазового повторювання втратили свою семантику, наприклад: пакет пропозицій, пакет документів, блок пісень. Історичними штампами можна вважати прийменникові конструкції, що поступово втратили лексичне значення, зберігши лише значеннєві відтінки, наприклад: згідно з, відповідно до, з огляду на вищевикладене;стереотипи-штампи: з ухвалою, за наказом; стереотипи-кліше: порушити питання, подати пропозицію. Щоб опанувати стильві тонкощі службових документів, що базуються на часто повторюваних управлінських діях, треба відчути їх експресивно- стильву відповідність контекстові, паприклад:
- я прийшов, приїхав на мітинг (а не прибув);
- брати участь (а не приймати);
- спланувати заходи (а не розробити міроприємства) тощо.
Вимоги до інформаційної складової документа
Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ (ДСТУ 4163-2003).
З точки зору лінгвістики інформація сприймається як номінація, зміст, смисл.
У ділових документах знаходить вербальний (словесний) вияв змістовно-фактуальна інформація. Оперуючи фактами, повідомленнями про події, процеси, що відбуваються, відбувалися, будуть відбуватися довкола, подаються характеристики різного роду пропозицій, зіставлення фактів, можливі вирішення питань, їх бачення тощо.
Найзагальніша вимога, яка ставиться до стильової організації викладу матеріалу у службовому документі, полягає в плануванні загальної системи викладу, дотриманні чітких законів логіки під час переходу від однієї частини тексту до іншої, в окремих формулюваннях. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа ― його основної складової частини ― є тим стрижнем, на який «нанизуються» в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз'яснити й доповнити цю мету.
Аргументованість викладу фактичного матеріалу, використаного у службовому документі, підтвердження думки лише перевіреними фактами, точними даними надають юридичної чинності документу.
Важливим в організації тексту є актуальність повідомлюваних фактів – ступінь їх вагомості саме у цей момент, у цій конкретній ситуації.
Послідовність викладу від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень становить основу побудови тексту службового документа. Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такого формулювання питання, а наприкінці викладається мета документа, то такий порядок викладу називається прямим. Якщо ж спочатку викладається мета документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки, то такий порядок викладу є зворотним.