Організація прес-конференцій та презинтацій фірми

Іноді фірмі необхідна реклама її діяльності. З цією метою окрім звичних засобів використовують і такий вид самореклами, як прес-конференція.

Прес-конференція – це масовий захід з метою ознайомлення громадськості з діяльністю певних організацій, діячів науки, культури, сервісу та інше при активній підтримці преси, радіо та телебачення.

Прес-конференцію можна проводити для того, щоб одержати у пресі, по радіо та на телебаченні позитивні відгуки на демонстрацію продукції фірми на виставці, а також з якихось інших нагод, важливих для фірми і її контрагентів, наприклад введення товару в обіг ринку.

Якщо постала необхідність організації прес-конференції, то провести її слід не тільки після детальної підготовки, що матиме на увазі організацію самого дійства і його документальне забезпечення.

Керівник або відповідальна особа за його розпорядженням повинна підготувати доповідь (виступ керівника або відповідного спеціаліста).

Доповідь – найпоширеніший вид публічного виступу, і його композиційна побудова повинна відповідати загальним нормам сучасної ділової мови. При цьому слід пам’ятати, що для прес-конференції готується не політична чи звітна доповідь, а саме ділова.

Ділова доповідь – це документ, який містить виклад певних питань з висновками та пропозиціями.

При цьому особа, яка повідомлятиме інформацію, повинна не тільки вільно володіти основаною інформацією, а й відповідати на не завжди ординарні запитання журналістів, тобто володіти достатнім лексичним арсеналом, мовними прийомами і прийомами ділового спілкування.

Оскільки такий виступ (повідомлення) належить до діяльності «паблік рілейшнз», слід врахувати всі вимоги та, по можливості, передбачити імовірні запитання аудиторії, які можуть виникнути в ході прес-конференції. Додатковою вимогою є добрі ораторські здібності.

По-перше, текст доповіді виступаючому слід прочитати кілька разів уголос, особливо в тому випадку, коли автором документа був інший працівник фірми, та щоб знати конкретно зазначений час на усне повідомлення.

Композиційна схема побудови доповіді – класична:

o вступ (зачин) із обов’язковою формою привітання і звертання;

o основна частина (виклад суті справи, яка може стосуватися вузького питання або мети широкий спектр повідомлення);

o закінчення (кінцівка) з висловленням подяки за вислухану інформацію.

Доповідь друкується щонайменше у двох примірниках. Перший примірник – робочий, який може узгоджуватися з організаторами прес-конференції, другий – страховий варіант.

Організаційні складові елементи схеми проведення прес-конференції

1. Визначення місця і часу.

2. Виготовлення запрошень для гостей.

3. Внесення доповнень і виправлень у заздалегідь підготовлену доповідь.

4. Підготовка комплекті інформаційних матеріалів (для запрошених).

В комплект входять:

o програма прес-конференції;

o рекламна література (престижний проспект, проспекти та каталоги на виставлену продукцію (послуги);

o прес-реліз;

o канцелярські сувеніри (фірмові нотатники, самописки, папки, листівки, календарі та ін.).

Всі текстові матеріали повинні бути підготовлені мовою тієї держави чи тією мовою, яка прийнята як мова міжнаціонального спілкування.

5. Складання програми прес-конференції.

Програма прес-конференції складається заздалегідь, керується, шліфується і набирає відповідного вигляду. Остаточний варіант приймається як робочий і розписується по годинах та хвилинах, наприклад:

10.30 – 11.00. Приїзд гостей.

11.00 – 11.10 Вступне слово керівника.

11.10 – 11.15 Розминка

11.15 – 12.20 Відповіді на запитання журналістів

12.20 – 13.00 Огляд стендів з рекламною продукцією (товаром) і бесіди з спеціалістами.

13.00 Коктейль у залі прийомів.

Програма прес-конференції може передбачати також демонстрацію кіно- чи телефільму (відео- ролика) тривалістю не більше як 20 хвилин.

Створення кіно- чи відеофільму найкраще доручити спеціалістам, а не аматорам.

6. Складання кошторису витрат.

До комплексу витрат входять друкування інформативних матеріалів, оренда приміщення, технічних засобів, оплата сервісного обслуговування, документування прес-конференції (фотографування, стенографування) та ін.

7. Підготовка прес-релізу.

Прес-реліз – коротке письмове повідомлення про діяльність фірми, історію її створення, успіхи та досягнення, яке журналісти після редагування використовують як готовий матеріал для своїх газет.

Обсяг прес-релізу не повинен перевищувати трьох сторін машинописного тексту.

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ

В діяльності сучасних установ та фірм досить великої популярності набуває такий вид масового заходу, як презентація.