Министерство иностранных дел

№ 000

Министерство иностранных дел (полное конституционное назва­ние страны) свидетельствует свое уважение посольству Российской Федерации и, ссылаясь на ноту посольства (№ ноты и число), имеет честь сообщить о согласии провести двусторонние переговоры о за­ключении нового Соглашения о ... в Москве, либо в (название города страны пребывания) в самое ближайшее время, к примеру (называют­ся даты).

Министерство иностранных дел пользуется этим случаем, чтобы выразить посольству Российской Федерации чувства своего самого высокого уважения.

Посольству (название города,

Российской дата,

Федерации печать Министерства)

Посол Российской Федерации, желая подчеркнуть важность за­ключения двустороннего Соглашения, направляет министру ино­странных дел страны пребывания личное письмо:

Посол Российской Федерации

(город, дата)

Уважаемый Господин Министр,

Искренне благодарю Вас за положительный ответ на предложение Правительства Российской Федерации о заключении нового Соглаше­ния о ... Насколько мне известно, уже в ближайшее время планируется проведение ответного визита Министра иностранных дел Россий­ской Федерации в ... (название страны). В этой связи не стоит ли по­думать о возможности того, чтобы приурочить подписание нового Со­глашения к визиту Министра в Вашу страну.

Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем самом высоком уважении.

(личная подпись посла)

Адрес в личном письме пишется только на конверте. В данном случае: Его превосходительству господину (имя, фамилия) Мини­стру иностранных дел (полное название страны министра и назва­ние столицы).

Личное письмо по своему оформлению от личной ноты почти не отличается. Личное письмо также печатается (или пишется) на официальном бланке, в левом верхнем углу которого вытеснены или напечатаны слова «Посол Российской Федерации» (на бланке личной ноты слова «Посольство Российской Федерации»). Фами­лия и должность подписывающего личное письмо не печатаются. Заключительный комплимент может быть упрощен и сведен к фразе: «С глубоким уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. Обращение может быть и нестандартным: «Дорогой Посол», «Дорогой друг» или «Мой дорогой».

Если же нотная переписка по вопросу о заключении соглаше­ния завершается направлением очередной вербальной ноты, а не личного письма, то в ноте такого рода обязательно должны быть ссылки на предшествующую переписку: «Посольство Российской Федерации свидетельствует свое уважение Министерству ино­странных дел (название страны) и, ссылаясь на ноту Посольства (№ ноты и дата ее отправления) и в ответ на ноту Министерства (№ ноты и дата), имеет честь сообщить, что российская сторона готова провести переговоры о заключении нового Соглашения о ... в названные сроки. Делегацию Российской Федерации возглавит (фамилия и должность)».

Памятная записка. Ее цель подчеркнуть важность сделанного заявления или обращения с просьбой, предупредить возможность неправильного толкования или неправильного понимания изло­женного устно. Памятная записка, как правило, не посылается ад­ресату, а вручается лично в ходе беседы.

В отличие от вербальной или личной ноты памятная записка не скрепляется печатью и не имеет порядкового номера. Ее офор­мление ограничивается указанием даты и места отсылки. По внешнему виду памятная нота представляет собой обычный (не гербовый) лист бумаги, на котором изложен соответствующий текст.

Текст памятной записки составляется в безличной форме: «до­водится до сведения», «обращается внимание», «сообщается», «возбуждается просьба» и т.д. Она не содержит ни обращения, ни заключительного комплимента, однако в большинстве случаев тексту предшествует надпись: «Памятная записка».

Меморандум. Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных перего­воров. Меморандум оформляется как памятная записка, вручается лично или пересылается с нотой. В последнем случае меморандум печатается не на простой, а на нотной бумаге.

Международный договор. Отдельной отраслью работы с дипло­матической документацией является подготовка текстов междуна­родных договоров. Оформление договорных текстов во многом за­висит от характера содержания договора и от его видовой класси­фикации.

Договоры могут быть политическими, экономическими, науч­но-техническими, по культурным или правовым вопросам и т.д. Бывают двусторонними или многосторонними. В соответствии с федеральным законом «О международных договорах Российской Федерации» международные договоры, заключаемые Россией, подразделяются на межгосударственные, межправительственные и межведомственные. При их составлении используется специальная терминология и договорные понятия: «участник», «третье государ­ство», «стороны в договоре» и т.д.

Международные договоры могут иметь самые различные на­именования: соглашения, конвенции, трактаты, пакты, протоколы, акты, заявления, статуты, хартии, коммюнике и т.д. Однако назва­ние договора либо его отсутствие принципиального юридического значения не имеют. По структуре, независимо от их наименования и классификации, договор состоит из следующих элементов: на­звания, преамбулы, основной и заключительной частей, подписей сторон. Основная часть договора делится на статьи и разделы, ко­торые в ряде случаев могут иметь собственные наименования. Подписи представителей государств под двусторонним документом располагаются друг против друга или одна под другой.

Заключительная часть договора содержит условия его вступле­ния в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор.

Тексты договоров печатаются на особой договорной бумаге, прошнуровываются специальной тесьмой национальных цветов соответствующего государства и скрепляются сургучной печатью с гербовым оттиском.

Международные договоры могут иметь приложение в виде про­токолов, правил, обменных писем и др. Согласно международной практике в экземпляре договора, предназначенном для данного го­сударства — участника договора, название этого государства, под­писи его уполномоченных, а также текст договора на языке этого государства ставится на первом месте.

На экземпляре другого государства все эти атрибуты ставятся соответственно на второе место. Такого рода практика называется альтернатом (чередованием). В этом случае заключительная часть договора приобретает следующую форму:

«Совершено в Москве, 15 апреля 2000 г. в двух экземплярах, каждый на русском и (указывается язык другого участника догово­ра), причем оба текста имеют одинаковую силу». В заключитель­ной части содержится также указание о сроке действия договора. К примеру: «Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания». Или «Договор заключен на неопределенный срок и остается в силе до тех пор, пока не будет денонсирован одной из Договаривающихся сторон». В этом случае договор прекращает свое действие через шесть (к примеру) месяцев после заявления о денонсации. Возможна и другая формула: «Настоящий договор вступает в силу на тридцатый день после обмена ратификацион­ными грамотами и будет оставаться в силе до тех пор, пока одна из Высоких Договаривающихся Сторон не денонсирует его, пред­варительно уведомив об этом за один год».

Кроме собственно дипломатических документов к делопрои­зводству внешнеполитического характера относятся внутренние документы, которые готовят внешнеполитические ведомства (в России Министерство иностранных дел РФ) и дипломатические представительства. Наиболее ответственными из них являются до­кументы, связанные с подготовкой и проведением официальных внешнеполитических акций на уровне политического руководства страны. В этих случаях готовится специальный «пакет» докумен­тов, который делится на политическую и справочные части.

Политическая составляющая Пакета документов — это прежде всего записка с изложением политических целей соответствующей акции и с указанием основных задач, которые необходимо решить в ходе переговоров и встреч. Политическая записка, как правило, сопровождается т.н. «оргзапиской», в которой детально представ­лена протокольная часть визита с указанием точного времени про­ведения тех или иных мероприятий (официальные встречи и пере­говоры, визиты, участие в мероприятиях культурного или познава­тельного характера и т.д.), а также круга должностных лиц, при­влекаемых к соответствующим мероприятиям.

Политическая и международно-правовая позиция фиксируется в отдельном особом документе — памятке к беседам или перегово­рам. Именно в памятке цели и задачи переговоров приобретают конкретное словесно-документационное оформление. Поэтому, чем яснее и точнее будут сформулированы эти цели и задачи, а также сопутствующие им предложения, тем больше возможностей для проведения серьезного и конструктивного диалога и для успе­ха переговоров в целом. В памятке перечисляется тематика бесед или переговоров. При этом изложение материала по каждой теме делится на две части: краткое и четкое изложение состояния во­проса и столь же четкая и ясная позиция, которую следует довести до собеседника.

В пакет переговорных материалов, как правило, входит проект итогового документа: совместной декларации, заявления или под­писного документа-соглашения, договора, конвенции и т.д. Опыт показывает, что проект итогового документа, с одной стороны, содержит т.н. «запрос» — требование, в максимальной степени отве­чающее интересам стороны, вносящей проект документа, а с дру­гой — его положения должны учитывать возможность достижения взаимопонимания и на его основе взаимоприемлемого компро­мисса уже на самих переговорах.

Справочные материалы включают фактическую справку по со­ответствующей стране (иногда ее называют «справкой по схеме»), справки по отдельным конкретным темам, а также деловые харак­теристики тех лиц, с которыми предполагается проведение перего­воров. Фактическая справка носит по преимуществу страноведчес­кий характер и состоит из следующих разделов: общие сведения о соответствующей стране, ее государственное и конституционное устройство с перечислением высших должностных лиц и основных политических партий, профсоюзных и общественных объедине­ний, экономическое положение, включая торговые связи с Рос­сией.

Делопроизводство внешнеполитического характера включает также документы, которые составляются в дипломатических и консульских учреждениях, а также в представительствах при меж­дународных организациях и которые предназначаются для внут­реннего пользования.

Среди них наиболее важными являются годовые политические отчеты, квартальные политические письма, шифртелеграммы. Кроме того, к документам внутреннего дипломатического дело­производства относятся информационно-справочные материалы; политические характеристики политических, общественных деяте­лей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии: обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних от­ношениях; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам.

Свои особенности имеются и в документационном оформлении бесед и переговоров. С точки зрения документационного оформле­ния дипломатических бесед все их разновидности можно свести к двум основным видам: а) индивидуальные рабочие беседы с изло­жением сведений, представляющих конкретный информационный интерес и б) развернутые беседы. Последние касаются бесед на высшем и высоком уровне или в ходе официальных переводов, ко­торые зачастую приближаются к стенографическим записям.

Оформление индивидуальной беседы состоит из следующих элементов: авторская принадлежность, заголовок, подпись и раз­метка. Авторская принадлежность выражается в виде надписи в верхнем левом углу первой страницы текста: «Из дневника Ивано­ва И.И.» При этом должностное положение автора беседы не ука­зывается. В заголовке, напротив, обязательно должно присутство­вать упоминание о должности автора беседы и должностном или официальном положении его собеседника. В конце беседы указы­вается должность, фамилия, личная подпись.

Если в беседе или переговорах участвовало несколько человек, то этот факт также отмечается в заключительном абзаце записи. Примером такой отметки может быть следующий: «В беседе участ­вовали (или на беседе присутствовали) с российской стороны ...; с итальянской стороны ...».

Оформление развернутых бесед или переговоров, особенно на высоком уровне (глава государства, правительства, министр ино­странных дел и т.п.), имеет свою специфику. Упоминание о днев­никовом характере записи опускается, а само заглавие беседы при­обретает вид: «Запись основного содержания беседы Президента Российской Федерации В.В.Путина с Президентом Италии К.А. Чампи. Дата». При этом подпись высокого должностного лица не ставится, однако в заключительной части записи упоминается фамилия сотрудника (иногда с указанием его должности), который записал или переводил и записал беседу.

На последней странице записи беседы, чаще всего в левом нижнем углу проставляется т.н. «разметка», — перечень фамилий должностных лиц и наименований отделов соответствующих ве­домств, по адресам которых рассылаются записи бесед. Содержа­ние разметки носит внутренний характер, поэтому на экземплярах записей бесед, предназначенных для внешней рассылки (в данном случае в Управление по международному сотрудничеству Минис­терства финансов Российской Федерации) разметка снимается.

Конкретные приемы подготовки к беседам и переговорам, осо­бенности их проведения в значительной степени зависят от видов дипломатических бесед, их уровня, содержания, характера собе­седников, места проведения, а также многих других причин. Тем не менее, сложились определенные правила записи бесед, следова­ние которым значительно облегчает их использование в качестве одного из важнейших базовых документов информационного обес­печения дипломатической службы. К их числу относятся:

— указание на то, по чьей инициативе состоялась встреча. К примеру: «Сегодня был приглашен в Министерство иностранных дел (название страны пребывания) к начальнику департамента по вопросам разоружения» или «В соответствии с указанием руковод­ства Министерства встретился сегодня с Послом Италии в Москве и обсудил с ним программу предстоящего официального визита Президента Италии в Россию»;

— характеристика собеседника. Характеристика, хотя бы самая краткая, особенно важна, если речь идет о первой встрече и плани­руется развитие контактов с данным лицом в будущем. Во всяком случае, всегда полезны упоминания в записи беседы об особой ком­петенции собеседника в обсуждаемых проблемах, о его непосредст­венном участии в разработке соответствующих позиций т.д.;

— построение и объем информационного содержания беседы. Из­ложение информации, передаваемой собеседником, особенно если речь идет об официальной позиции или об официальном поруче­нии, должно быть максимально точным и полным. Очень важно, чтобы в записи были четко разграничены сама информация и возможные комментарии или разъяснения к ней со стороны собесед­ника. Нет ничего предосудительного и в том, что по ходу беседы делаются пометки и задаются уточняющие вопросы.

Столь же важно довести до собеседника в полном объеме букву и дух, содержание и смысл информации, передаваемой с нашей стороны. Если речь идет об устном заявлении, то представляется целесообразным включать его содержание непосредственно в текст записи беседы. В случае обсуждения в ходе беседы нескольких во­просов или исполнения целого ряда поручений стоит пронумеро­вать или выделить иным образом каждую отдельную тему;

— характер ответной реакции и комментарии. При проведении бесед по официальному поручению руководства или с официаль­ными представителями страны пребывания встает, как правило, вопрос об ответной реакции на переданную в ходе беседы инфор­мацию или на сделанные предложения. В зависимости от содержа­ния информации и характера предложений ответная реакция может быть как формальной, так и по существу обсуждаемых во­просов. В первом случае, если беседует глава дипломатического представительства, ответная реакция может ограничиваться обеща­нием информировать о беседе руководство страны, Министерство иностранных дел или доложить руководству посольства (предста­вительства), если беседует сотрудник посольства.

Развернутая и содержательная реакция на высказывания собе­седника желательна, а иногда просто необходима. Однако важно, чтобы при оформлении записи беседы всем высказываниям и комментариям было бы отведено разумное место с тем, чтобы полнее раскрыть содержание беседы, оттенить позицию собесед­ника.

Высокий профессионализм, компетентность и навыки в работе с дипломатическими и другими служебными документами во все времена были отличительной чертой человека, посвятившего себя дипломатической службе. Современная дипломатия, будучи в ко­нечном счете, сложной управленческой системой, диктует новые, гораздо более жесткие требования к дипломатическим документам, их структуре, характеру изложения материала, подбору информа­ционных источников, выводам и рекомендациям. Сегодня на пер­вый план выходят такие черты дипломатических документов как убедительность, своевременность и доступность. В немалой степе­ни эти цели достигаются посредством грамотной и эффективной организацией документооборота и делопроизводства в системе дипломатической службы, постоянным контролем за накоплени­ем, обработкой, хранением и эффективным использованием ин­формации.

Контрольные вопросы

1. Назовите обязательные реквизиты официального документа.

2. Из каких этапов состоит движение документов в системе дипло­матической службы Российской Федерации?

3. Дайте определение содержания дипломатической и деловой переписки международного характера.

4. Назовите категории дипломатической и деловой переписки.

5. Что понимается под основными элементами дипломатического или служебного документа?

6. Чем отличается вербальная нота от личной?

7. В чем особенности внутриведомственного делопроизводства по международным вопросам?

8. Какие документы относятся к международным соглашениям?

9. Что такое смысловое ядро документа, его аргументационная и фактологические части?

10. Перечислите основные требования, которые предъявляются к оформлению дипломатических документов.

Литература

1. О государственной тайне. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485 // Собрание законодательства РФ. 1997. № 41. ст. 46717// Собрание законодательства РФ. 1997. № 41. Ст. 4673.

2. Унифицированные системы документации. Система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6. 30-97. М., 1997.

3. Борунков А.Ф. Дипломатический протокол в России и диплома­тический этикет. М., 1993.

4. Вуд Дж., Сорре Ж. Дипломатический церемониал и протокол. М., 1974.

5. Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. М., 2001.

6. Ковалев А.Г. Азбука дипломатии. М., 1993.

7. Молочное Ф.Ф. Дипломатический протокол и дипломатическая практика. М., 1979.

8. Попов В.И. Современная дипломатия: Теория и практика. Курс лекций. Часть 1. Дипломатия — наука и искусство. М., 2000.

9. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 2000.