Інформаційно-аналітична робота в діяльності підприємства

Інформаційно-аналітична робота (ІАР) – діяльність, пов’язана зі збором і обробкою відкритої інформації, формуванням відповідних інформаційних документів та наданням їх керівництву підприємства.

Кінцевим етапом ІАР є інформування керівництва підприємства. Структуру ІАР подано на рис. 6.1.

Основним в організації ІАР є визначення сфер інформаційної уваги, об’єктів і джерел інформації, так як це дозволяє більш конкретизувати і спрямувати дану роботу, концентрувати зусилля суб’єктів підприємництва на найбільш важливих її напрямках. Справа в тому, що інформаційне середовище підприємницької діяльності є досить глобальним, неоднорідним, обсяги інформації в ньому є такими, що не дають можливості без ефективної організаційної роботи здійснювати інформаційне забезпечення суб’єктів підприємництва. За таких умов зазначені суб’єкти змушені сегментувати сфери інформаційного середовища, в яких у наступному будуть виконувати необхідну їм інформаційну діяльність.

Таким чином, сфера інформаційної уваги суб’єкта підприємництва являє собою сегмент інформаційного середовища, в якому він забезпечує стратегічні, тактичні та оперативні інформаційні інтереси і завдання.

Звичайно, що інформація у сферах інформаційної уваги суб’єктів підприємництва, як і взагалі в інформаційному їх середовищі існує не взагалі, а зосереджена в певних місцях, які прийнято називати об’єктами інформації.

Об’єктами інформації для кожного суб’єкта підприємництва можна вважати інших суб’єктів, установи засобів масової інформації, установи, організації клієнтів, контрагентів, партнерів, громадсь­кі та політичні організації, органи влади та їх установи, науково-дослідні установи, правоохоронні органи і судові установи, детективні та охоронні агентства і організації, рекламні агентства, з’їзди, конференції, виставки, презентації тошо.

Таким чином, організовуючи ІАР суб’єкти підприємництва мають визначатись не тільки із сферами інформаційної уваги, а і з об’єктами інформації, та її джерелами, які з об’єктів та джерел мають представляти для них найбільший інтерес. Водночас, важливим залишається завдання отримання інформації. Як правило, служби безпеки суб’єктів підприємництва для отримання інформації з відкритих джерел формують так звані інформаційні канали, по яких інформація і потрапляє до суб’єктів. Під інформаційним каналом зазвичай розуміють сукупність джерел інформації, засобів та методів їх подання до споживачів інформаційних продуктів.

Інформаційно-аналітична робота

Організація роботи

Отримання інформації

Обробка інформації

• визначення мети і завдань інформаційно-аналітичної роботи; • визначення сфер інформаційної уваги, об’єктів інформації; • формування сил і засобів для виконання завдань інформаційно-аналітичної роботи; • планування роботи, визначення і постановка завдань виконав­цям; • забезпечення інформаційно- аналітичної роботи; • контроль інформаційно-аналі­тичної роботи

• організація інформаційних каналів; • вибір і придбання джерел ін­формації; • організація роботи з джере­лами інформації і отримання необхідних відомостей; • забезпечення роботи з дже­релами інформації

• накопичення, оцінка і аналіз інформації; • класифікація інформації, її зіс­тавлення і формування гіпотез; • інтерпретація інформації і роз­робка інформаційних докумен­тів; • формування інформаційних баз даних, картотек і досьє; • розподіл інформації

Рис. 6.1. Структура інформаційно-аналітичної роботи підприємства

Використовуючи наявні інформаційні канали суб’єкти підприємництва зосереджують увагу переважно на двох формах збору інформації: інформаційному аудиті і інформаційному моніторингу.

Інформаційний аудит – це інформаційне обстеження сфери інформаційної уваги чи певних об’єктів з метою отримання, вивчення і оцінки необхідної суб’єкту підприємництва інформації. Основними технологіями інформаційного аудиту є: пошук та вивчення інформації про конкретну подію, факт, особу безпосередньо на самому об’єкті; пошук та вивчення інформації про конкретний об’єкт через його зв’язки (ділові, комерційні, ор­ганізаційні та ін.); пошук та вивчення інформації про конкретний об’єкт шляхом спеціального обстеження його інформаційного середовища. Зміст операцій по кожній з технологій подано в Додатку 6.

Інформаційний моніторинг – це контроль надходження інформації в інформаційне середовище суб’єкта підприємництва з метою виявлення важливої та цінної інформації і її використання для забезпечення його діяльності.

Технологіями, які використовуються в ході інформаційного моніторингу є: контроль інформації, яка надходить в інформаційне середовище суб’єкта підприємництва за визначеними ознаками та індикаторами; контроль інформації, яка надходить в інформаційне середовище суб’єкта по визначених джерелах; суцільний контроль інформації, яка з’являється в інформаційному середовищі суб’єкта.

Основними методами збору інформації в діяльності суб’єктів підприємництва є:

– систематизація інформації, яка надходить до суб’єктів підприємництва від їх клієнтів, споживачів, контрагентів, інших суб’єктів. Ретельне вивчення інформації, отриманої від зазначених джерел про їх стан та діяльність, зв’язки, історію, є досить важливим моментом у зборі інформації та формуванні інформаційного ресурсу;

– надання інформаційних запитів до відповідних установ і організацій та отримання відповіді на них;

– робота з рекламними та пропагандистськими матеріалами, різного роду оголошеннями;

– періодичне опитування, що проводиться суб’єктами підприємництва у їх сегменті ринку;

– постійна робота з друкованими засобами інформації.

Інформація, яка зібрана суб’єктом підприємництва в процесі формування інформаційного ресурсу являє собою відомості, що потребують подальшої обробки.

Структура процесу аналітичної обробки інформації подана на рис. 6.2.

Сформовані висновки та пропозиції надаються керівництву та іншим особам у вигляді інформаційних документів. На даний час за досвідом підприємницької діяльності серед інформаційних документів існують:

– інформаційні повідомлення – надання інформації, особливо важливого значення у вигляді усного чи письмового викладення;

– інформаційні доповіді – комплексне і всебічне викладення проблеми з використанням всієї наявної по ній інформації;

– інформаційні довідки – опис окремих характеристик конкретних подій або об’єктів;

– інформаційні огляди – опис основних інформаційних повідомлень за визначений період у формі резюме з класифікацією по рубриках;

– інформаційні зведення – опис загальної картини існуючих подій;

– інформаційні прогнози – короткий огляд подій, фактів, викладення висновків за їх наслідками і можливому розвитку ситуації з відповідним обґрунтуванням.

Узагальнення інформації

Накопичення інформації

Синтез інформації

Побудова гіпотез

Формування висновків

Аналіз інформації

Систематизація інформації

Рис. 6.2. Структура та алгоритм процесу аналітичної обробки інформації

Аналітичні та інші матеріали, документи, що складають інформаційний ресурс зберігаються у справах поточного та архівного зберігання.

Зазвичай суб’єкти підприємництва створюють електронні бази даних, куди надається інформація про різні сфери їх діяльності та інтересів, клієнтів, партнерів, кредиторів, контрагентів, а також персонал. Звичайно, що і електронні бази даних, і досьє та картотеки, а також поточні та архівні справи відповідним чином захищаються від несанкціонованого доступу до них.