Необходимо оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них

Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия.

Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит (содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы.)

По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола».

Презентация.

Презентация — это эффективный способ представления общественности компании, продукта, услуги, новых достижений, результатов, выход на новый рынок и т.д. Отличительной чертой презентации является ее, так называемый, «материальный» характер. На презентациях, как правило, презентуется нечто осязаемое, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.

Презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного структурного подразделения(бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);

• презентация группы новых сотрудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи(по созданию продукта, освоению рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной и других сферах);

• презентация фирменного стиля(нового логотипа, названия);

• презентация достигнутых результатов предприятия(промежуточных или конечных), его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главной целью любой презентации является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

Схема проведения презентации:

• приглашение и встреча;

• пресс-конференционная часть;

• презентационная часть;

• неформальное общение;

• сопровождение (дополнение) общения;

• прощание и «одаривание».

Конференции.

Конференция — организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распространения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами.

Конференции могут включать презентации, круглые столы, приемы.

На общем заседании слушаются и обсуждаются доклады общего интереса, которые делают наиболее авторитетные участники и гости.

Для охвата более узких интересов отдельных групп организуются секции, где слушают и обсуждают выступления участники, объединенные общими интересами.

Все обязанности по подготовке и проведению конференции ложатся на ОРГКОМИТЕТ.

Процесс организации конференции состоит из трех блоков:

· работа с участниками(рассылка анонсирующих приглашений потенциальным докладчикам, отбор заявок с участниками и темами их докладов, окончательное формирование программы с точностью до минуты, обеспечение участников информационными материалами),

· работа со СМИ(рассылка анонсирующих пресс-релизов, подготовка пресс-китов, организация пресс-центра, подготовка персонала для работы с представителями СМИ),

· административная часть(поиск помещения, его техническая подготовка, организация буфета, достаточного количества мест, установка указателей, табличек, выбор ведущего и т.д.).

Успешность проведения конференции зависит от:

Выбора актуальной темы.

Приглашения в качестве докладчиков лиц, занимающих ведущее положение в своей области.

3. Аудитории — правильного подбора участников конференции, точ­ной адресации темы и содержания докладов.

Правильного выбора места для проведения конференции