Тема 9. Коммуникативная составляющая

Системы государственно-административного

Управления

• Методология темы

• Организационные связи между звеньями и ступенями управления

• Двойное подчинение

• Координация

• Система информации

Методология темы

Коммуникативная подсистема — это совокупность связей, много­образных осознанных взаимодействий, взаимоотношений в системе государственного управления и управленческих отношений; простран­ство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления, характеризующееся с точки зрения реальных связей и взаимодействий.

В обширной проблематике данной темы сконцентрируем внима­ние на аспекте социального взаимодействия (объект изучения). При этом постараемся выявить те барьеры, препятствия, которые затруд­няют взаимопонимание и сотрудничество участников управления, прохождение информации, а также осмыслить тенденции, технологии, меры, помогающие упорядочить коммуникативную подсистему (пред­мет изучения).

Термин «коммуникация» (лат. commynicatio — делаю общим, со­общение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодейст­вия — это обмен мыслями, сведениями, идеями и т. д.; передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или инди­видуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях.

Управленческие коммуникации — это целостная совокупность ин­формационных связей, взаимодействий между субъектами управленче­ской деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общест­венной средой.

В понятии «коммуникация» нужно видеть двойной смысл. Во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия — например, акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функ­ции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. Во-вторых, коммуникация — понятие, которое фиксирует динамику, процесс взаимо­действия, контакты, отношения.

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия, это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструк­циями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т. е. придержи­ваются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль — это модель поведения, направленная на выпол­нение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному ста­тусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамиче­скую картину социального взаимодействия. В целом коммуникацию в системе управления нужно осознать как официально, юридически рег­ламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за этими субъектами определенной автономности, самостоятельности, самодеятельности, ин­дивидуальности.

Государственная организация — это социотехническая система, где системообразующим компонентом выступает человек, совокуп­ность взаимодействующих людей. Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию должностей (вертикальная специализация с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уров­нях);

г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информа­ции, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указа­ний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации,
обмен мнениями равных по рангу).

Доказано, что на эффективность работы коллектива, сплоченность служащих оказывает влияние используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей[48].

КОММУНИКАЦИИ
По месту возникновения	По направленности	По способу возникновения
Горизонтальные	Вертикальные
Внешние	По месту	По направленности	Формальные
Внутренние	внутри подразд.	восходящие	Внеформальные
	между подразд.	нисходящие	Неформальные
	По составу участн.	По составу
	между руководи-	Руководитель - подчинен-
	телями	ный
	между сотрудни-	Руководитель - коллектив
	ками	Руководители различного
		уровня

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные, т. е. в одних моделях вся коммуникация замы­кается на руководителе, в других она более или менее равномерно распределяется между всеми членами организации. Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, а также уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, сни­жают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства. Структуру коммуникаций можно изобразить следующим образом.

Централизованные сети коммуникаций

Звезда А

В С О Е Р

Децентрализованные сети коммуникаций

Неполная сеть

А

Полная сеть А

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое _с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям _й всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а ко­мандный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимо­отношений распадается, если нарушается связь между двумя участни­ками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встре­чаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники комму­никации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная ус­тойчивость и скорость передачи информации. Отношения субордина­ции и командования ярко выражены.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выражен­ные административно-командные отношения. Промежуточные ступе­ни одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуника­тивных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Специалисты-практики выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации:

1) недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций. Это особенно заметно у представителей высшего управленче­ского звена, они часто не считают нужным информировать о положении дел в организации даже управляющих среднего и низшего звена, не говоря уже о рядовых работниках;

2) отсутствие у организации обратных связей, без чего невозмож­но обеспечить бесперебойность коммуникативных потоков. При нали­чии же обратных связей отправитель и получатель информации меня­ются коммуникативными ролями и становится понятной мера адек­ватности воспринятых (принимаемых) сообщений;

3) неблагоприятный психологический климат в коллективе. Нередко к неверному восприятию информации и даже ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотруд­никами и возникающая в силу этого излишняя подозрительность;

4) личностные моменты, как-то: предвзятость отдельных работни­ков по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нару­шенное эмоциональное состояние и др.;

отсутствие единого понимания используемых понятий и тер­минов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуника­тивного взаимопонимания и взаимодействия;

6) на эффективность коммуникаций оказывает влияние число людей, работающих в подразделении или организации в целом. Если количество персонала растет в арифметической прогрессии, то число взаимодействий между служащими растет в геометрической прогрес­сии. Для одного из 10 человек количество встреч достигает 4э. При числе работающих 1000 человек число возможных взаимодействий один на один возрастает почти до 500 тысяч. И чтобы удовлетворить все коммуникативные потребности, необходима система соответст­вующей сложности. Выходом из подобного положения является упро­щение и сокращение аппарата.

Система коммуникативная реализуется одновременно через содер­жание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспе­чивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса